Vous l’avez, votre nouvelle recrue ! Pour l’accueillir dans de bonnes conditions, vous avez encore quelques étapes à mener en tant que recruteur.ice. Préparer des documents, des outils nécessaires sur son poste de travail, lancer une communication interne facilitant l’intégration dans l’équipe… Ce sont autant de choses à anticiper pour mieux intégrer votre nouvel arrivant les premiers jours. Avant qu’il intègre votre organisation pour sa période d’essai, vous pouvez lui envoyer un mail de présentation des modalités de sa prise de fonction. Que mettre dans ce mail ? Comment le construire ? Comment l’adapter à chaque profil ? Pour vous inspirer, voici quelques conseils et exemples pour le rédiger !
Pourquoi écrire un mail de présentation ?
Suite au recrutement d’un collaborateur, rédiger un mail de présentation quelques jours avant son arrivée, facilite l’intégration et le processus d’onboarding qui suit.
Pour être plus précis, ce mail sert à :
- faire le point sur les documents à compléter, signer, transmettre (convention de stage, contrat de travail…)
- donner au collaborateur tous les éléments pratiques pour faciliter son intégration (mail, mot de passe, ordinateur…)
- présenter en quelques mots le parcours d’accueil et d’intégration des nouveaux employés (“voici comment se déroulera ton premier jour chez nous…”) pour que la personne sache où elle va !
- créer un sentiment d’appartenance dès le début
- rassurer le.la collaborateur.ice qui voit que sa venue est anticipée, organisée
- optimiser l’intégration et le process d’onboarding côté recruteur.ice
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Mail du référent RH au nouveau collaborateur
Chez makesense, l’intégration des nouveaux collaborateurs est prise en charge par un.e référent.e RH. C’est ce.tte référent.e qui écrit le mail de présentation.
#1 Chez makesense, on l’introduit comme ça :
Objet : Bienvenue chez makesense !
Corps du mail
Hello [Prénom du nouveau]
J'espère que tu vas bien !
Quelques petites infos pour ta venue 🙂
#2 On fait un récap des infos clés :
On rappelle les missions, la date de prise de poste, le salaire…
→ Ton poste : Intitulé du poste en [Type de contrat]
→ Tes missions :
- Mission 1
- Mission 2
- Mission 3
- …
Comme tu le sais, chez makesense ton poste évolue au fil de tes envies et des besoins que tu identifies comme prioritaires. Ces premières missions évolueront avec toi.
→ Ton équipe de rattachement : Nom de l’équipe
→ Pour les nouveaux entrants en CDD/CDI…
- Prise de poste : le Date de début de contrat
- Salaire d'entrée : Montant du salaire € brut annuel (correspondant au niveau Niveau d’autonomie / Niveau de contribution*).
👉 Comment évaluer le salaire d’entrée ? En savoir plus avec notre article sur la grille de salaire
→ Pour les nouveaux arrivant en stage ou alternance
- Dates : Du Date de Début au Date de Fin
- Gratification : Montant de la gratification€ brut mensuel
👉 En savoir plus sur les grilles de salaire en alternance
#3 Un point sur les autres avantages
Pour chaque contrat, on précise aussi quels sont les avantages complémentaires au salaire
→ En CDI/CDD
- 33 jours de congés payés (avec une politique de congés pragmatique) plus 2 jours de RTT pour arriver à un total en forfait jours de 218 jours travaillés,
- Mutuelle Alan (prise en charge à 100%)
→ En stage
- 1 journée d’absence autorisée par mois de stage
→ En alternance
- 33 jours de congés payés (avec une politique de congés illimités)
- Ticket restaurants (76 euros par mois sur une carte swile),
- Remboursements des titres de transport (forfait de 40€/mois),
- Télétravail sans souci mais à convenir avec ton équipe, tu verras on est très souple.
#4 Et sur le contrat d’embauche
→ Version CDI/CDD
Ton contrat : C'est en cours. Tu le recevras rapidement, on utilise le logiciel de signature électronique eversign 😉
→ Version Stage/Alternance
Quelques éléments pour créer ta convention :
Structure d'accueil : Structure légale
SIREN : Siren
Adresse siège social : Adresse siège
Représentant légal : Représentant Légal
Contacts info représentant légal : mail // téléphone
Tuteur : Nom du tuteur
Contacts info tuteur : mail // téléphone
Lieu de travail
Signature de contrat : Tu nous envoies ta convention dès que ton établissement scolaire te la transmise ? 😉.
#5 Et des infos pratiques pour préparer le premier jour
1. URGENT : Pourrais-tu remplir stp ce questionnaire d'onboarding pour officialiser ton arrivée dans l'équipe ? merci.
2. Ton mail pro que tu peux désormais utiliser : xxx@makesense.org // mdp : motdepasse --> à changer 😉.
3. Slack : Lorsque tu arriveras, tu pourras directement te créer un compte sur slack avec ton adresse email makesense
4. Ton ordinateur : je te commande un ordinateur
5. La rentrée des classes 🙂 : RDV chez makesense, à [Heure], le [Date de l’onboarding], au [votre adresse]
6. Tes référents :
- Ton référent RH pour t'accompagner tout au long de l'aventure : c'est moi 🙂
- Ton référent opérationnel, pour te faire monter en compétences et t'accompagner sur tes missions au quotidien : c'est Nom du référent opérationel!
7. Onboarding : Je serai là pour t'accompagner toute la journée et répondre à toutes tes questions! Nous avons aussi un onboarding automatisé (du petit nom d'Axel). Lorsque tu te connecteras sur Slack, ce petit bot va venir te parler et te partager progressivement les informations dont tu as besoin pour comprendre makesense.
Je pense que c'est tout bon ! Si tu as la moindre question, n'hésite pas.
On a hâte,
Ton référent RH.
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Et après le mail ?
Quelques jours après l’envoi de ce mail, vient en général le moment pour votre recrue d’intégrer vos équipes. L’arrivée d’une nouvelle personne dans un environnement de travail inconnu peut-être difficile au début. C’est pourquoi, il est important d’intégrer les nouveaux arrivants avec un onboarding.
Voici quelques actions à mener dans votre parcours d’intégration :
- mettre à disposition un livret d’accueil, des lectures, un organigramme, pour aider la nouvelle recrue à comprendre le fonctionnement de l’entreprise.
- présenter votre organisation, vos valeurs, votre culture pour l’aider à se familiariser et se projeter dans sa vie professionnelle chez vous.
- prévoir des rencontres pour l’intégrer au sein de l’équipe. Vous pouvez réserver des créneaux “cafés avec xxx” dans les agendas.
- faire des points réguliers les premiers jours, semaines et mois pour avoir ses retours sur son expérience d’intégration et aussi améliorer l’intégration des futurs nouveaux.
Pour accueillir une nouvelle personne, prendre au sérieux les enjeux d’intégration, c’est aussi prendre soin de votre marque employeur. N’oubliez pas qu’un.e salarié.e déçu.e de son accueil peut parler négativement de vous à l’extérieur !
👉Pour tout savoir sur l’onboarding, vous pouvez aussi lire l’article sur le sujet
Pour aller plus loin
👉 Modèle de plan d’intégration d’un nouvel employé
👉 Comment rédiger une promesse d’embauche ?
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