L’intégration des nouveaux collaborateurs, ce n’est pas rien ! Imaginez entrer dans un espace de travail rempli de visages inconnus, dont vous ignorez les codes, les process et les locaux. Ce n’est pas le moment de les laisser seuls dans la mare. Le process d’onboarding est très important pour accueillir dans de bonnes conditions vos nouveaux talents, faciliter leur intégration au sein du groupe et aussi pour votre marque employeur. Alors comment vous y prendre ? Quels process mettre en place ? Le programme d’intégration est-il le même pour un.e stagiaire, un.e junior ou un.e expert.e dans son domaine ? Tout sur l’onboarding ! 🚀
Qu’est ce que l’onboarding ?
Une fois un.e candidat.e recruté.e, le process de recrutement ne s’arrête pas là. Les premiers jours sont clés pour vous comme pour la nouvelle recrue. Selon une étude sur l’onboarding menée par LinkedIn, 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse et 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours. Votre onboarding, c’est le process que vous mettez en place pour accueillir un nouvel arrivant les premiers jours, voire pendant plusieurs semaines. Vous allez certes y passer du temps, mais c’est un investissement pour la suite ! C’est à ce moment que commence l’expérience collaborateur dans votre organisation.
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Les étapes d’un onboarding réussi
Suite au recrutement d’un collaborateur, voici les process opérationnels que vous pouvez mettre en place pour faciliter la période d’intégration :
#1 Préparer l’arrivée
→ Envoyez un mail de présentation au nouvel employé
→ Gérez un peu d’administratif : contrat, mutuelle, ticket resto, visite médicale etc.
→ Préparez ses outils de travail : ordinateur, téléphone, messagerie, drive, mots de passe, accès aux logiciels etc.
→ Ajoutez-y quelques formalités RH : fiche de mission et objectifs, documents à lire… avec une fiche de bienvenue qui recense tous les documents à lire au même endroit. Le must étant de transmettre un plan de formation des nouveaux employés !
→ Briefez l’équipe : communication interne pour prévenir les membres de l’équipe, les mobiliser et bien se coordonner avec les managers pour l’accueil du nouveau salarié.
# 2 Aider le.la collaborateur.ice à se familiariser
Les premiers jours, cette fameuse première impression compte beaucoup. lntégrer une nouvelle équipe et s’y sentir attendu.e, c’est quand même plus agréable ! Comment s’y prendre alors ?
Le premier jour
→ Organisez un café d’accueil avec l’équipe
→ Transmettez un livret d'accueil ou même un welcome kit !
→ Consacrez environ 2h heures sur l’histoire, la culture, la vision, la feuille de route pour l’aider à comprendre le fonctionnement de l’entreprise, les projets en cours et à venir.
→ Prévoyez une rencontre avec le.la manager
Ce même jour ou la première semaine
→ Organisez une rencontre avec les membres de l’équipe ou des échanges individuels pour permettre à la nouvelle recrue de comprendre qui fait quoi.
→ Prenez un temps pour la mise en place des outils et la lecture des documents transmis
Une fois que vous avez fait tout ça, les missions peuvent être prises en main rapidement et vous pourrez tester les capacités de votre nouveau.elle collaborateur.ice en période d’essai !
💡 Si vous avez plusieurs collaborateurs recrutés au même moment, l’idéal est l’onboarding collectif sur plusieurs jours pour accueillir les nouveaux venus et créer des effets de cohésion de groupes.
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L’onboarding managérial par type de profil
Selon les expériences de vos nouveaux embauchés, les programmes d’intégration sont à adapter. Voici différentes pratiques de management selon les profils :
Pour les juniors
→ Cadrer les premiers jours, c’est la clé !
→ Ne vous attendez pas à ce qu’ils sachent travailler tous seuls (ça ne veut pas dire qu’ils ne sont pas brillants)
→ Votre objectif : 1 heure de management / semaine
Pour les profils autonomes
→ Auditez-les les premiers jours : faites-les analyser et proposer des solutions
→ Mettez-les en lead des réunions, productions, etc.
→ Ne les abandonnez pas dès le départ !
A distance
Le confinement a été un révélateur des cultures d’entreprises avec la mise en place du télétravail, une opportunité pour décentraliser le pouvoir. Mais lorsque l’embauche de nouveaux salariés se fait à distance, comment gérer leur onboarding ?
→ Adaptez les rituels : se dire bonjour tous les matins via un outil de communication à distance, organiser X réunions en visio par semaine, prendre régulièrement le pouls pour connaître le ressenti de son.sa collaborateur.ice…
→ Faites confiance & soyez transparent
Comment mesurer le succès de l’intégration ?
Bien que l’intégration semble s’être bien passée de votre côté, qu’ont pensé vos nouveaux collaborateurs de leur expérience d’intégration ?
Pour évaluer l’intégration, faites le point régulièrement :
→ Organisez un bilan à chaque étape de l’intégration
A 1 semaine, à 1 mois, puis 3 ou 6 mois
→ Demandez un rapport d’étonnement
Via un rapport d’étonnement que le.la collaborateur.ice rédige seul.e et dont l’objectif est d’obtenir un retour sur son ressenti concernant l’entreprise, son arrivée, son intégration, l’ambiance et l’environnement de travail.
→ Profitez du point RH annuel obligatoire (ou du point des 2 mois pour un stage)
Vous pourrez aussi profitez des points RH annuels pour discuter du parcours d’intégration d’un collaborateur depuis son arrivée.
Évaluer l'intégration, vous servira aussi à préparer au mieux vos nouvelles intégrations : grâce aux feedbacks de vos salariés, vous pourrez optimiser l’intégration et mieux intégrer les nouveaux venus !
Pour aller plus loin
👉 Comment rédiger une promesse d'embauche ? Modèles et exemples
👉 Modèle plan d' intégration nouvel employé
👉 10 astuces pour recruter efficacement
Pour passer à l'action
👉 Créer un espace recruteur et publier gratuitement des annonces sur jobs_that_makesense