Embaucher des collaborateurs est une étape, les intégrer au mieux en est une autre ! Comme en école, le parcours d’accueil est de mise en entreprise. Une organisation qui travaille à l’intégration d’une nouvelle recrue dans ses locaux, au sein des équipes et avec les managers, y verra un impact certain sur la qualité de sa collaboration. À l’inverse, si elle n’est pas menée sérieusement et que l’expérience candidat.e est mauvaise, elle peut conduire à une rupture de la période d'essai, ce qui a un coût pour l’entreprise. La phase d’intégration se nomme l’onboarding, et pour le mener, il vous faut un plan 💪 !
Qu’est-ce qu’un plan d’intégration ?
Comme tous les plans, il cadre la façon dont vous allez mener un projet, en l'occurrence, l’intégration des nouveaux salariés !
Dans ce plan sont réunis tous vos moyens d’intégration :
- les outils à mettre à disposition
- les dates importantes : l’arrivée du nouvel arrivant, les grandes étapes de l’onboarding, la fin de période d’essai.
- les étapes détaillées de votre parcours d’intégration en interne
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Quels sont ses avantages ?
Pour l’entreprise, avoir un bon plan d’intégration permet de :
- partir sur de bonnes bases avec le.la collaborateur.ice
- limiter le risque de perte financière lié à un départ post recrutement
- faire du lieu de travail un endroit agréable et favorable à la productivité
- gagner du temps grâce à une communication interne et des process clairs dès le début
- fidéliser les collaborateurs de l’entreprise et améliorer son image de marque employeur
Comment en construire un ?
Les programmes d’intégration sont à adapter en fonction de votre entreprise, son identité, sa taille, et du budget mis à disposition, etc.
Pour réaliser un bon plan d’intégration :
- prenez en compte le profil du collaborateur (junior/senior, cdi/cdd/freelance)
- faites participer plusieurs acteurs : collaborateur clé arrivé récemment, membres de l’équipe, managers, responsable rh ou autre représentant des ressources humaines.
- prévoyez une durée nécessaire pour intégrer au mieux la personne
- restez dans votre budget
Servez-vous de vos précédentes embauches
Comment avez-vous accueilli vos premiers collaborateurs ? Quels enseignements avez-vous tiré de leurs intégrations ? Qu’est-ce qui est à améliorer ? À reprendre ? A abandonner ? Si vous avez de nombreux collaborateurs, quels sont les feedbacks des derniers arrivants sur leur intégration ?
Utiliser un outil pour le créer
Sur un fichier excel ou un outil spécifique de gestion de tâches, vous pouvez détailler vos missions à réaliser pour préparer et assurer une intégration. Vous pouvez ainsi rappeler le rôle des personnes concernées par le process d’onboarding et les identifier directement dans l’outil.
Gagnez du temps dans vos recrutements
Nous savons que votre temps est précieux. C'est pourquoi nous développons en permanence des fonctionnalités qui vous permettent de gérer efficacement vos recrutements.
Exemple de plan d’intégration pour un nouvel employé
Envoyer un mail de présentation
Pour permettre une intégration sereine et aider le collaborateur à se familiariser à votre entreprise, vous pouvez déjà lui transmettre un mail de présentation de l’onboarding. Dans ce mail, rappelez les missions de la fiche de poste et informez le nouveau venu du déroulé des premiers jours. En complément, joignez un livret d’accueil numérique ou même un questionnaire pour vous permettre de préparer au mieux l’onboarding en interne.
👉 En savoir plus sur le mail de présentation pour le nouvel employé
Préparer les documents pour le jour de l’onboarding
→ mutuelle, ticket restaurant, ect.
→ le livret d’accueil, l’organigramme de l’entreprise et/ou boîte à outils
→ le règlement intérieur
→ les documents RH : fiche de mission et objectifs, lectures, plan de formations etc.
Réunir le matériel et les outils
→ ordinateur, téléphone, création d’une adresse mail, des mots de passe, d’un compte drive, slack etc.
Impliquer les autres membres de l’équipe
→ partager le programme d’onboarding avec les personnes impliquées dans le process
→ prévenir les référents, tuteurs, les membres de l’équipe des dates clés pour les mobiliser le jour J
Organiser la journée d’intégration
→ Café d’accueil avec l'équipe & livret d’accueil.
→ 2 heures sur l’histoire, les valeurs de l’entreprise, la culture, la vision, la feuille de route
→ Cafés avec les membres de l’équipe et le manager
→ Temps pour mettre en place les outils et la lecture des docs
Organiser le management les premiers jours
- Pour les juniors :
→ Cadrer les premiers jours, c’est la clé !
→ L'objectif pour le.les manager.s : 1 heure de management / semaine
- Pour les profils autonomes :
→ Les faire analyser et proposer des solutions
→ Les mettre en lead des réunions / productions, etc.
→ L'objectif pour le.les manager.s ne pas les abandonner dès le départ !
- A distance :
→ Adapter les rituels : + de rituels, + de communication
→ L'objectif pour le.les manager.s : faire confiance et être transparents !
Anticiper le suivi de l’onboarding
Après ces premiers jours d’intégration des nouveaux venus, ne lâchez rien ! Une fois le recrutement d’un collaborateur mené, un certain temps est nécessaire pour qu’il se sente bien dans sa nouvelle vie professionnelle. Vous pouvez faire le point avec votre nouveau collègue régulièrement pour recevoir des feedbacks sur ses ressentis et le guider vers son épanouissement :
→ bilan à 1 semaine, puis 1 mois, puis 3 ou 6 mois
→ rapport d’étonnement : c’est un retour écrit que le.la collaborateur.ice rédige seul.e et son objectif est d’obtenir un retour sur son ressenti concernant l’entreprise, son arrivée, son intégration, l’ambiance et l’environnement de travail.
→ point RH annuel obligatoire (ou 2 mois pour un stage)
Le suivi de l’onboarding vous permet aussi d’avoir des retours et d’améliorer votre plan d’intégration !
Pour aller plus loin
👉Notre article complet sur l’onboarding
👉Comment rédiger une promesse d'embauche ?
👉 Comment développer sa marque employeur ?
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