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Orientation Durable, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l’économie sociale et solidaire et de l’intérêt général recrute un Chargé de Projet Gestion Administrative (F/H) pour son client, L’ADIUT.
Afin que votre candidature soit prise en compte merci de postuler directement via le lien de l’offre.
Ce poste est pour celle de vos connaissances qui :
- Est polyvalente et a un intérêt aussi bien pour l’opérationnel que pour la réflexion
- Est à l’aise dans l’organisation des événements
- Maîtrise très bien l’expression écrite et orale
CONTEXTE DU RECRUTEMENT
L’ADIUT (Assemblée des Directeurs d’Instituts Universitaires de Technologie – www.iut.fr ) est une association déclarée loi 1901 réunissant les directeurs d’IUT autour d’un objectif partagé de promotion du réseau des IUT et de l’enseignement supérieur technologique.
L’ADIUT représente le réseau national des IUT. Elle a pour but de défendre et de promouvoir par tous les moyens possibles les Instituts Universitaires de Technologie (IUT) et d’accompagner les directeurs d’IUT dans leurs fonctions.
L’ADIUT organise ou participe activement à l’organisation d’une quinzaine d’événements chaque année, dédiés à l’accompagnement des directeurs, aux réflexions communes ou encore à la pédagogie, comme par exemple :
- Le congrès national de la recherche en IUT
- Les journées pédagogie et professionnalisation
- Le séminaire des nouveaux directeurs
L’ADIUT met en place de 6 à 10 programmes de mobilité internationale par an d’étudiants étrangers pour tout le réseau des IUT et développe les conventions d’ingénierie pédagogique à l’international pour appuyer les pays qui le souhaitent dans la mise en place de formations universitaires technologiques supérieures sur leurs territoires.
Au sein de son service IUT en Ligne, l’ADIUT développe et fait vivre des programmes pédagogiques numériques dédiés aux étudiants et aux enseignants du réseau des IUT.
L’ADIUT est composée de 10 personnes dédiées aux services généraux, aux relations internationales, au numérique, à la communication et aux études statistiques.
Dans le cadre d’une création de poste, l’ADIUT recherche son Chargé de Projet Gestion Administrative (F/H).
MISSION
Sous la responsabilité de la directrice exécutive et en lien permanent avec les salariés de l’association tout comme avec le conseil de l’ADIUT, le Chargé de Projet (F/H) de l’association est au cœur de l’action opérationnelle, logistique et administrative.
Il/elle est responsable de la gestion efficace des activités administratives et organisationnelles quotidiennes, garantissant ainsi le bon fonctionnement de l’association.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Vie de l’association :
- Gestion de l’accueil et de l’orientation des interlocuteurs internes et externes, assurant une communication fluide au sein du réseau des IUT
- Supervision du traitement et de la circulation de l’information, incluant la gestion du courrier, des e-mails et l’archivage des documents stratégiques
- Organisation et structuration des données, garantissant un classement efficace et un accès optimisé aux informations
- Planification et mise à jour des agendas, en assurant une coordination optimale des acteurs du réseau des IUT
- Appui à la gestion RH et sécurité, en collaboration avec la directrice exécutive
Organisation des réunions, commissions, conseils, assemblées, événements :
- Pilotage de la mise en place de sites internet dédiés aux événements, en coordination avec les équipes techniques et créatives
- Organisation et optimisation des réservations (salles, transports, hébergements) pour garantir le bon déroulement des événements
- Supervision de la logistique événementielle, incluant la préparation des supports et du matériel nécessaire
- Coordination et suivi des prestataires et partenaires pour assurer une exécution fluide et conforme aux attentes
- Élaboration de comptes-rendus stratégiques et de procès-verbaux pour assurer un suivi précis des décisions
- Structuration et formalisation des processus événementiels à travers la rédaction de fiches process
Organisation générale du travail :
- Mise en place des procédures et circuits des documents conventionnels et contractuels pour l’association
- Suivi des registres de l’association (registre du personnel, registre RGPD…)
- Organisation des commandes des fournitures et matériels
- Suivi et mise à jour des membres de l’association et des différents groupes de travail
- Mise en place d’un archivage historique de l’association (projet en lien avec le conseil et la directrice exécutive)
