Sous la responsabilité hiérarchique de la Direction de l’association, le/la gestionnaire administratif et financier aura la charge de :
- Gestion budgétaire et trésorerie
- Gestion budgétaire:
- Élaborer et mettre à jour les outils de suivi budgétaire
- Suivre l'exécution des budgets par activité et par financeur
- Identifier les écarts et alerter la direction
- Participer à la préparation des budgets prévisionnels
Gestion de trésorerie
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Mettre à jour le plan de trésorerie
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Préparer, suivre les encaissements et décaissements
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Vérifier les échéances financières
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Préparer les prévisions de trésorerie et les besoins de financement
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Suivi des financements SIAE et organisme de formation
Suivi des financements et subventions
- Assurer le suivi administratif et financier des subventions
- Préparer les demandes de versement et appels de fonds
- Produire les états financiers et administratifs demandés par les financeurs
- Assurer le suivi des aides au poste et autres financements de l'IAE
Suivi commercial atelier d’insertion et organisme de formation
- Assurer l'interface administrative avec les clients, fournisseurs et partenaires de la SIAE et de l’organisme de formation (Opco)
- Établir les devis et assurer leur suivi jusqu'à validation
- Réaliser la facturation des prestations, formations et ventes
- Assurer le suivi des commandes et des bons de livraison
- Suivre les règlements clients et signaler/relancer les retards de paiement à la direction
- Réceptionner, classer et préparer le paiement des factures des fournisseurs
- Préparer la formation au « Certificat de Qualification Professionnelle » des salariés en IAE – en lien avec la Responsable de Formation : préparation des dossiers d’accueil, suivi administratif avec l’OPCO, documents de pointage…
- Soutien à l’organisation/aux Ressources Humaines
- Assurer l’accueil téléphonique et mail de l’association
- Appui à la saisie des dossiers administratifs d’entrée et de bilan, suivi des encaissements, déclaration mensuelle et contrôle des paiements auprès de de l’Agence des Services et des Paiements (ASP), …
- Assurer le suivi administratif du personnel en lien avec la direction et les prestataires externes.
- Préparer et transmettre les éléments nécessaires à l'établissement des contrats de travail, avenants et documents administratifs
- Collecter, vérifier et transmettre les variables de paie
- Assurer le suivi des absences, congés, arrêts de travail et visites médicales
- Tenir à jour les dossiers du personnel et les tableaux de suivi RH
