Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
Le/La Gestionnaire de Formation est en charge de la gestion administrative des formations Terrain.
Mission
Vous êtes sous la responsabilité hiérarchique du/de la Responsable du Service Formation,
Responsabilités principales :
Administrer les formations pour les participant·es (personnel expatrié et national) et les intervenant·es (internes et externes) :
- Collecter, saisir et contrôler les éléments pour constituer les dossiers administratifs de formation : gestion des candidatures et des inscriptions, constitution des dossiers, mise à jour de la base de données RH ;
- Appliquer les procédures dans le respect de la législation internationale (liée aux exigences diplomatiques et aériennes), ainsi qu’en accord avec la politique de formation et les règles de fonctionnement internes au service, tout en veillant à l’optimisation des dépenses ;
- Organiser les arrivées/départs des participant·es (demandes de visa, billets d’avion/train), leurs hébergements (réservation des hôtels) et transmettre les informations (participant·es, interlocuteur·rices MSF Paris, missions et autres sections) ;
- S’assurer d’une bonne communication des personnes inscrites sur les terrains : convocations aux formations ;
- Faire le suivi administratif avec les Gestionnaires de Pool, les RH Cellules et les autres sections MSF du nombre de participant·es inscrits pour chaque session de formation ;
- Etre le·la référent·e avec les participant·es sur les questions administratives et pratiques ;
- Etre en support logistique aux Chargé·es de Formation pour la préparation en amont des formations : commande de repas et de pots, réservations d’hôtel.
Collaborer avec les départements, les terrains, les autres sections MSF et les centres de formation externes :
- Agir en conseil et support auprès des collaborateur·rices (au siège et sur les terrains) sur l’inscription aux formations ;
- Contribuer au développement de la transversalité entre services, en particulier avec le Bureau des départs.
Représenter officiellement l’association auprès d’instances officielles, d’organismes agréés et de prestataires de service :
- Représenter officiellement MSF auprès des Ambassades, de la Police Aux Frontières, des organismes externes (organismes de formations, universités, écoles), des prestataires de service (hôtels et agences de voyages) et des réunions avec les autres sections MSF ;
- Assurer les relations commerciales au nom de MSF (négociation des tarifs, des frais et participations aux évènements organisés par nos prestataires).
Etre responsable d’une caisse en lien avec le Service Comptable :
- Evaluer, anticiper et assurer les besoins en trésorerie propre à chaque session de formation ;
- Effectuer les remboursements, distribuer/payer des per diem, et tenir à jour l’outil comptable ;
- Réaliser des inventaires physiques ;
- Vérifier et valider les notes de frais, les factures et les refacturations avec le·la Chargé·e de Formation concerné·e ;
- Suivre les remboursements effectués et la gestion des relances,
- Participer au suivi budgétaire.
Activités éventuelles de l’emploi :
- Assurer le remplacement d’un·e autre gestionnaire en cas de courte absence ;
- Former les remplaçant·es aux procédures et aux méthodes de travail spécifiques à notre activité ;
- Participer aux briefings des CoRH/admin/personnel développeur·euse avant leur départ en mission et des nouveaux·elles membres des autres services RH sur demande de l’Assistant·e du service ;
- Réaliser un reporting de son activité auprès du·de la Responsable du Service Formation et tenir à jour les tableaux de bord de son activité ;
- Se tenir informé·e des évolutions de son domaine d’activité et mettre à jour les documents ;
- Etre force de proposition sur les différents projets et contribuer à leur mise en place.
