Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
Le.la assistant.e a pour mission la réalisation d'activités administratives et la transmission d’information au sein du département médical, avec les autres départements et en externe.
CONTEXTE
Vous travaillez au sein du département médical qui a pour missions :
- La co-construction des stratégies médico-opérationnelles
- La qualité des soins et le respect de l’éthique médicale
- L’expertise et la formation
- La co-conception de recherches opérationnelles et de nouvelles approches médicales
- La co-construction des stratégies pour un meilleur accès à des outils diagnostiques et thérapeutiques sur les terrains, incluant le plaidoyer
- Le développement des liens entre MSF et le monde médical et scientifique hors MSF
Le département est dirigé par une directrice médicale et 2 directeurs médicaux adjoints tous médecins. L’équipe de direction est complétée par une attachée de direction et un(e) assistante de département. Le département est constitué en majorité d’experts médicaux et paramédicaux basés en France mais aussi à New-York, Sydney, Nairobi.
MISSION
Vous participez à la gestion administrative du département en lien avec l’attachée de direction et l’assistante du département.
Principales responsabilités :
Sous la responsabilité hiérarchique de l'attachée de direction, vous avez pour mission de :
Participer à la gestion administrative du département
- Participer à la gestion des ressources humaines du département :
- Enregistrement et suivi des demandes de poste dans la plateforme SIRH (de la demande de cotation à la préparation du contrat)
- Suivi des demandes de contrats, d’avenants, relances
- Suivi et organisation des recrutements
- Participer à la diffusion des politiques RH au sein du département
- Participer à l’organisation de la campagne des entretiens annuels
- Suivi des absences des équipes dans la plateforme SIRH
- Répondre aux demandes RH non complexes des salariés
- Participer à l’accueil des nouveaux salariés : organisation des briefings et debriefings, matériels informatiques, badges d’accès....
- Gestion des notes de frais et des perdiems
- Organiser les déplacements des équipes non pris en charge par le Bureau des Départs (billets d’avion ou de train, hébergement, perdiems..)
- Apporter un support administratif général à l’équipe
Animer et développer la gestion de l’information médicale
- Coordonner et structurer les informations médicales sur l’outil de gestion documentaire, s’assurer de leur mise à jour et de leur cohérence, proposer des contenus, assurer une veille sur certains sujets
- Participer à l’organisation et à la capitalisation des temps forts et d’évènements medico-opérationnels (semaine des coordinateurs, séminaire du département médical, ateliers médico-opérationnels, surgical days)
- Supporter la planification et l’organisation de certaines réunions thématiques (élaboration des ordres du jour avec les personnes concernées, prise de notes et comptes-rendus, suivi des conclusions/recommandations des réunions)
