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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
L' Assistant.e administratif.ve a pour mission de garantir la réalisation des activités administratives et la gestion de l’information au sein du département Médical, avec les autres départements et en externe.
Responsabilités principales
Sous la responsabilité hiérarchique de l'attachée de direction, vous avez pour mission de :
- Réaliser la gestion administrative du département
- Participer à la gestion des ressources humaines du département
- Enregistrement et suivi des demandes de poste dans la plateforme SIRH (de la demande de cotation à la préparation du contrat)
- Suivi des demandes de contrats, d’avenants, relances
- Suivi et organisation des recrutements
- Participer à la diffusion des politiques RH au sein du département
- Participer à l’organisation de la campagne des entretiens annuels
- Suivi des absences des équipes dans la plateforme SIRH
- Répondre aux demandes RH non complexes des salariés
- Participer à l’accueil des nouveaux salariés : organisation des briefings et debriefings, matériels informatiques, badges d’accès....
- Support à la gestion des notes de frais, des perdiems
- Support à l’organisation des déplacements des équipe (billets d’avion ou de train, hébergement, perdiems..)
- Apporter un support administratif générale à l’équipe
Documentation et gestion de l'information :
- Veiller à l’archivage de la documentation dans les espaces dédiés sur Sharepoint
- Collaborer avec les membres du département pour assurer une gestion qualité de l’information et veiller à ce que les informations soient accessibles à ceux qui en ont besoin.
- Relecture de contenus internes, mise en page et traduction.
