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À PROPOS DE BSF
Bibliothèques Sans Frontières (BSF) est une ONG internationale fondée en 2007 qui facilite l’accès à l’éducation, la culture et l’information, en France et dans plus de vingt pays.
À travers des dispositifs innovants comme l’Ideas Box, des bibliothèques mobiles et des solutions numériques hors ligne, BSF accompagne les jeunes, les communautés isolées et les populations en situation de précarité pour renforcer leurs compétences, leur autonomie et leur employabilité. Les actions couvrent des champs variés de l’éducation à l’insertion professionnelle, en passant par l’environnement, la santé sexuelle et reproductive et la promotion de la lecture.
L’organisation collabore étroitement avec des partenaires institutionnels, des ONG locales et des acteurs du développement pour déployer des solutions adaptées aux réalités du terrain et maximiser l’impact de ses initiatives.
Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.
POSITION AU SEIN DE L’ORGANISATION
L’attaché.e de direction et de communication est rattaché.e à la Direction générale de BSF. Il/Elle est placé.e sous la responsabilité du Directeur général et du Directeur général délégué et est amené.e à interagir avec un très grand nombre de parties prenantes internes et externes de l’organisation.
MISSIONS PRINCIPALES
I. Soutien au Président, au Conseil d’administration et à la vie associative
- Gestion de la boite mail et suivi du courrier du Président (réception, tri, redirection, réponses et remerciements), rédaction de courriers en français et en anglais ;
- Suivi de de l’agenda du Président ;
- Support au Président dans l’ensemble de ses mandats au sein des associations du réseau BSF (LWB US, BSF Belgique, BSF Suisse, BSF Italie) ;
- Appui au Président pour le suivi personnalisé des membres du CA, des personnes importantes, des grands partenaires et grands donateurs de l’association, en lien avec les équipes dédiées au sein de BSF ;
- Gestion des signatures physiques et électroniques et suivi des délégations de signatures en interne ;
- Convocation, organisation et secrétariat des CA, des Assemblées générales ordinaires et extraordinaires et des comités thématiques, appui au Président dans l’organisation des organes de gouvernance de l’ensemble du réseau BSF ;
- Relecture, mise en forme et transmission aux organes de gouvernance des éléments produits en interne à leur attention ;
- Suivi de l’exécution des décisions prises par les organes de gouvernance de l’association grâce à la mise en place d’outils et de procédures de suivi ;
- Suivi des mandats des membres des différents organes de gouvernance du réseau BSF.
II. Assistance auprès de la Direction générale (DG et DGD)
- Assistance globale dans l’ensemble des missions ;
- Gestion des agendas (prise de rendez-vous, préparation des rendez-vous) ;
- Suivi du courrier de la Direction générale et rédaction de courriers en français et en anglais ;
- Gestion des signatures physiques et électroniques ;
- Préparation des missions sur le terrain : réservation du transport, de l’hôtel, préparation du budget de mission, demande de visa, préparation des documents de communication, prise de rendez-vous, coordination avec les équipes et partenaires locaux ;
- Rédaction des comptes rendus des instances de gouvernance opérationnelle de BSF (dont Comité exécutif, Comité de pilotage, International Management Committee) ;
- Aide au suivi de la mise en œuvre des programmations annuelles des directions ;
- Support ponctuel aux organisations de l’écosystème BSF (associations nationales du réseau BSF, Kajou, Solibri) et à la direction générale dans l’exercice de ses fonctions et mandats au sein de ces organisations ;
- Soutien à la mise en œuvre de grands chantiers internes transverses à l’organisation.
III. Soutien administratif et juridique
- Contribution à la veille quant au respect des statuts, du règlement intérieur et des différentes normes internes ;
- Archivage et classement des documents liés à la gouvernance ;
- Soutien à la rédaction des dossiers administratifs, en particulier pour les demandes de financement effectuées par les Opérations ;
- Soutien administratif et juridique à la création de nouvelles associations au sein du réseau BSF (réalisation en particulier des modalités d’enregistrement) ;
- Gestion des relations avec les conseils juridiques de l’organisation ;
- Contribution à la veille juridique sur les thématiques liées aux domaines d’action de BSF ;
- Gestion du dépôt, de l’enregistrement et du suivi des marques de l’association en lien avec les cabinets d’avocats du réseau international.
IV. Communication et coordination internes
- Organisation d'événements internes (en particulier séminaires biannuels
- Organisation des réunions hebdomadaires internes à destination du réseau BSF et rédaction du « Journal de la semaine » ;
- Dissémination au sein de l’organisation des règles et des procédures liées à la gouvernance ;
- Organisation des réunions de coordination entre la direction générale et les différentes directions, rédaction de comptes-rendus et suivi de la mise en œuvre des actions décidées ;
- Soutien aux Services généraux dans la mise en place des projets internes à l’organisation.
V. Coordination des actions de communication et d’engagement
- Support sur les grands événements stratégiques de l’association et responsabilité complète sur les plus petits événements, en lien avec les équipes Partenariats et Communication ;
- Gestion des supports de visibilité ;
- Bénévoles :
- Recrutement et diffusion de supports de communication
- Onboarding & animation de la communauté
- Coordination des missions
- Soutien à la personne en charge de la structuration du réseau des correspondants locaux.
CONDITIONS
- Lieu de travail : au siège de l’association à Montreuil (facilement accessible par les lignes 1 et 9)
- Type de contrat et conditions : Contrat à Durée Déterminée (CDD), remplacement congé maternité
- Date de contrat : de mi-avril à fin décembre 2026
- Statut : Statut Cadre au Forfait Jours (208 jours). Rattachement à la Convention Collective ECLAT, dont BSF dépend.
- Rémunération : de 2500 à 3833€ brut/mois, selon expérience sur des postes équivalents
- Avantages : Environ 9 semaines de repos (CP/RTT) par an au total, tickets restaurant (50%) d’une valeur faciale de 8 € ; complémentaire santé (50%) ; prévoyance ; prise en charge du titre de transport local à 50%.
- Télétravail régulier possible (2 jours fixes/semaine + 12 jours volants/an)
