Le poste

En tant que Chief of Staff, votre mission dépasse largement la gestion d’agenda : vous êtes là pour libérer la bande passante du CEO. Véritable couteau suisse à l’esprit affûté, vous comprenez la stratégie de l’organisation, identifiez les angles morts de manière autonome et résolvez les problèmes avant qu’ils ne deviennent des blocages.

Ce qui vous anime c’est l’exécution sans faille et l’impact direct de votre rigueur sur l’efficacité de l’organisation. Vous assumez pleinement votre périmètre et vos résultats parlent d’eux-mêmes.

Responsabilités

1. Orchestration et protection du temps

Gestion stratégique de l’agenda : Arbitre les priorités pour maximiser l’impact de la mission. Sait décliner diplomatiquement les sollicitations non prioritaires.
Filtrage intelligent : Gère les emails et sollicitations externes. Ne se contente pas de transmettre : rédige des réponses, qualifie les urgences et détermine ce qui mérite réellement l’attention du CEO.
Logistique de haut niveau : Organise les déplacements avec une précision extrême, qu’il s’agisse des transports, protocoles, notes préparatoires, etc. (responsabilité amenée à être répartie de manière optimale avec le futur profil Ops dédié).
Optimisation du temps du CEO : Identifie de manière proactive les opportunités de rationaliser, automatiser et éliminer les tâches à faible valeur ajoutée du CEO, ainsi que celles qui pourraient être déléguées. Prend en charge le « projet » permanent d’économiser le temps du CEO par tous les moyens possibles.

Architecture des réunions : Conçoit des cadences de réunion efficaces, facilite les réunions de direction et s’assure que chaque réunion aboutit à des décisions claires avec des responsables identifiés.

2. Opérations et administration

Anticipation et autonomie : Identifie de manière proactive les dysfonctionnements ou les inefficacités et met en œuvre des solutions sans attendre de directive. Comble les lacunes organisationnelles de manière durable. Construit des systèmes répétables et scalables pour le fonctionnement de l’organisation.
Suivi rigoureux : Assure le suivi des réunions (relevés de décisions, plans d’action). Constitue la mémoire de l’équipe et garantit que chaque décision se traduit en action concrète.
Préparation et briefings : Effectue des recherches contextuelles sur les interlocuteurs, synthétise les enjeux et prépare les éléments de langage avant chaque réunion.
Suivi budgétaire et notes de frais : Gère les notes de frais du CEO, suit les budgets opérationnels et traite les paiements fournisseurs au fil de la croissance de l’organisation (responsabilité amenée à être répartie de manière optimale avec le futur profil Ops dédié).
Gestion de documents confidentiels : Traite les documents sensibles avec discrétion, confidentialité et la rigueur qu’imposent les exigences de sécurité et de souveraineté de l’organisation.
Appui à la gouvernance : Prépare les supports pour les réunions de gouvernance et de pilotage, coordonne la logistique associée et produit des comptes rendus précis ainsi que la documentation de suivi.
Organisation d’événements : Pilote la logistique des événements stratégiques de l’organisation (responsabilité amenée à être répartie de manière optimale avec le futur profil Ops dédié).
Coordination opérationnelle : Travaille en étroite collaboration avec le profil Ops dédié pour coordonner et répartir le travail de manière optimale, en déléguant les tâches à plus faible valeur ajoutée à mesure que l’équipe grandit.

3. Communication et alignement

Communications du CEO : Rédige les communications du CEO à destination de l’équipe et coordonne les réunions plénières. S’assure que les décisions organisationnelles sont clairement communiquées et comprises par tous.
Circulation de l’information : Facilite la circulation de l’information entre le CEO et l’équipe, en veillant à la clarté des priorités tout en préservant la relation directe du CEO avec ses collaborateurs.
Alignement décisionnel : Veille à ce que les décisions de la direction se traduisent en compréhension partagée et en actions coordonnées au sein de l’équipe.

Relations extérieures : Entretient et développe activement les relations clés avec les financeurs, partenaires institutionnels et organisations homologues pour le compte du CEO.

Gestion de crise et réputation : Constitue le premier point de contact en cas de sollicitation presse urgente, de préoccupation d’un partenaire ou d’enjeu réputationnel, et coordonne la réponse de l’organisation.
Appui à la direction : Peut être ponctuellement mobilisé pour soutenir l’ensemble de l’équipe de direction, au-delà du CEO.

4. Projets transverses et initiatives stratégiques

Capacité d’adaptation : Monte rapidement en compétence sur de nouveaux domaines administratifs ou opérationnels selon les besoins de l’organisation.
Recrutement : Co-conçoit les fiches de poste avec les responsables concernés, participe aux entretiens d’évaluation des candidats et contribue à structurer les processus de recrutement au-delà du simple appui administratif.
Initiatives clés : Porte une à deux initiatives organisationnelles majeures en parallèle, de la définition du périmètre jusqu’à la mise en œuvre complète.
Gestion des prestataires : Sélectionne, intègre, pilote et évalue les prestataires et fournisseurs externes.

5. Appui stratégique

Suivi de la performance : Aide le CEO à suivre les indicateurs de performance de l’organisation, prépare des tableaux de bord ou rapports et fait remonter les tendances qui nécessitent une attention particulière.
Cycles de planification : Anime les processus de planification trimestriels ou annuels, incluant la définition des objectifs, les revues d’avancement et les rétrospectives organisationnelles.

6. Exigence de qualité

Garantit une qualité irréprochable pour tout document émanant du bureau du CEO : orthographe, grammaire, mise en page, tonalité et précision des données. Notre travail exige un niveau extrême de rigueur et d’application afin de préserver l’image de l’organisation.

Critères de réussite à 6 mois

Voici ce qui définira votre réussite au terme du premier semestre :

Maîtrise totale du flux opérationnel : Le CEO est déchargé de la gestion de son temps et de ses priorités (agenda stratégique, tri des sollicitations, préparation des déplacements). Vous anticipez les conflits d’agenda plusieurs semaines à l’avance et protégez son temps de « Deep Work » avec discipline. Les tâches logistiques courantes sont coordonnées efficacement, que ce soit en direct ou via le profil Ops dédié.
Fluidité absolue : Vous avez pris en main l’ensemble des processus administratifs et avez construit des relations solides et de confiance avec les partenaires clés. La qualité de vos livrables (emails, notes, briefs) est irréprochable : aucune faute d’orthographe, de grammaire ou de ponctuation, aucun défaut structurel (titres manquants, mise en forme incohérente). Le CEO continue de relire les communications importantes, mais n’a jamais à corriger des problèmes de qualité fondamentaux.

Extension stratégique : Vous maîtrisez suffisamment le contexte et les thèmes d’expertise de l’organisation pour traiter les sollicitations entrantes avec le bon niveau de discernement, sans avoir besoin d’une validation pour chaque micro-décision.

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