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Sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant·e de direction assure le soutien administratif, financier et RH de l’association. Il·elle contribue au bon fonctionnement du Collectif et accompagne la structuration d’une équipe en croissance.
- Vie associative
- Préparation et suivi des CA, AGO, AGE
- Gestion de la boîte mail générale
- Appui administratif à l’équipe (courriers, documents, démarches)
- Gestion administrative et comptable
- Émission et suivi des factures, rapprochements bancaires
- Paiement des factures et virements (en lien avec la direction)
- Préparation des dossiers administratifs de subventions, conventions et suivi des versements
- Classement, organisation et transmission des pièces au cabinet comptable
- Appui à la clôture budgétaire et lien avec le Commissaire aux Comptes
- Gestion des services généraux (téléphonie, assurances, hébergement, fournitures)
- Suivi des notes de frais
- Suivi des adhésions
- Constitution et instruction des dossiers d’adhésion
- Actualisation des tableaux de bord et suivi des cotisations
- Accueil des nouveaux adhérents et participation aux campagnes d’adhésion
- Mise à jour des processus
- Suivi des dotations financières aux épiceries
- Interface administrative avec les adhérents
- Préparation, envoi et suivi des conventions
- Vérification de l’éligibilité et des pièces justificatives
- Traitement et suivi dans les délais contractuels
- Appui à la réalisation de tableaux de bord et reporting annuel
- Gestion RH en lien avec la directrice
- Publication d’annonces, préparation des contrats, accueil des nouveaux salariés
- Suivi administratif et dossiers du personnel
- Transmission des éléments de paie, suivi des congés/absences
- Gestion des arrêts maladie
- Déclarations aux organismes (médecine du travail, URSSAF, prévoyance…)
- Suivi de la formation professionnelle
- Tenue du registre du personnel
