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Présentation de l’association et contexte du recrutement
Pilotes Volontaires est une association loi 1901 dont la mission consiste à apporter un soutien d’observation aérienne aux opérations de recherche et de sauvetage en mer, permettant de localiser des embarcations en détresse.
L’association est composée d’une dizaine de membres bénévoles ou salariés, dont des pilotes, des observateur.ices et d’agent.es de liaison qui effectuent des missions de vol à partir de Lampedusa, en Italie. Le reste de l’équipe assure la collecte des données, la veille juridique, la communication, la recherche de partenariats ou encore la coordination de l’association. Lorsqu’iels ne sont pas en mission, les membres de l’équipe travaillent depuis le lieu de leur choix en France.
Depuis sa création en 2018, la gestion administrative, financière et RH de l’association a été assurée par des membres de l’association. En 2026, dans un objectif de structuration, nous sommes à la recherche d’une coordinateurice / référente RH/admin./financiere pour renforcer notre équipe.
Missions
Gestion courante des dépenses, de la comptabilité et des démarches administratives de l’association
- réception et traitement du courrier postal
- gestion administrative des dons (encaissements des chèques, enregistrements des donations…)
- réception, règlement et archivage des factures, loyers et notes de frais de l’association
- collecte et archivage des justificatifs comptables et lien avec le cabinet comptable
- gestion du compte en banque, de l’utilisation des CB ainsi que des accès et obligations liés au compte en banque
Participation au pilotage financier de l’association
- suivi des dépenses et recettes mensuelles et suivi des financements fléchés
- compilation des données pour participation à l’élaboration des budgets prévisionnels et des reporting aux financeurs (en lien avec la responsable de la recherche de financements)
- suivi de la trésorerie de l’association
Gestion courante des RH
- gestion des démarches administratives liée aux embauches (émission des contrats et avenants, DPAE et DSN, déclaration à la Médecine du Travail)
- gestion de la paie (lien avec le comptable pour émission des bulletins de paie, paiement des salaires et archivages des bulletins)
- gestion des démarches administratives liées au personnel
Mise en conformité RH (chantiers à lancer ou à suivre)
Il est attendu de la personne recrutée qu’elle devienne la référente juridique en droit social de l’association, afin de mettre en conformité et sécuriser les pratiques RH. Les chantiers identifiés jusqu’à présent sont les suivants :
- adhésion à une convention collective
- rédaction du DUERP
- création des outils de suivi des heures de travail
- création des outils de suivi des congés payés (fiches congés, et suivi des jours posés)
- rédaction d’un nouveau modèle de contrat de travail, adapté aux enjeux de mobilité de l’association
- adhésion à une mutuelle et inscription des salariés qui le souhaitent
- veille sur les politiques RH
Soutien au suivi, à l’encadrement et au respect des conditions de travail des salariés
Pilotes Volontaires est une association dont la gouvernance est partagée entre ses membres, qui travaillent en autonomie au sein de groupes de travail. Le/la coordinateur.ice admin/fin/RH est responsable de la création d’outils de suivi RH et de leur prise en main par les membres, sans se substituer à elleux dans leur application.
- création des outils de suivi du temps et des objectifs des salariés (réunion mensuelle et entretien annuel), soutien aux membres de l’association dans leur prise en main, participation aux points de suivi afin de recueillir les besoins des salariés et d’y répondre (demande de matériel, de congés…)
- recueil des besoins de formation des salariés, soutien dans l’élaboration du plan de développement des compétences ainsi qu’à sa réalisation (participation entretien annuel, démarches auprès de l’OPCO… )
- soutien ponctuel des membres sur l’ensemble des thématiques RH : relations individuelles et collectives de travail, organisation et répartition des rôles, situations sensibles.
Conditions du poste
- CDD d’un an de 86,6h par mois, soit 20h hebdomadaires réparties sur 3 ou 4 jours.
- post à pourvoir à la mi-avril 2026
- Rémunération : 1 316,32 € par mois
- Poste en télétravail possible depuis partout en France. A noter, une majorité des membres de l’association est basée à Marseille
Pour candidater
Les candidatures sont ouvertes du 06 au 26 mars 2026 et seront traitées au fil de l’eau.
Si votre candidature est retenue nous vous contacterons pour un premier entretien qui sera suivi d’un second si vous êtes retenu au premier.
Pour canditater : envoyez votre CV et vos réponses aux questions suivantes à l’adresse inscrite dans l’encadré “candidater”
- Que pensez-vous pouvoir apporter à ce poste ? (1000 caractères)
- Avez-vous de l’expérience passée en structuration administrative, financière et/ou RH d’une organisation ? Si oui, quel a été votre plus grand défi ? (1000 caractères)
- Comment percevez vous le rôle de coordinateur.ice financier, admin et RH dans une association au fonctionnement horizontal tel quel Pilotes Volontaires ? (1000 caractères)
- Qu’est-ce qui vous pousse à travailler dans une association comme la notre ?(1000 caractères)
- Avez-vous quelque chose à ajouter ? (500 caractères)
Merci beaucoup pour l’intérêt que vous portez à cette offre.
