Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
La gestion de parc équipements à MSF couvre l’ensemble du cycle de vie des équipements, depuis la définition des besoins et leur référencement jusqu’à leur maintenance, leur utilisation, leur transfert et leur sortie de parc. MEMO est l’outil de référence permettant de traduire et mettre en œuvre ces pratiques sur les terrains MSF-Paris.
Sous la responsabilité du Responsable du pôle Support Technique et en étroite collaboration avec le Référent Processus et Outils Métier (RPOM), le/la Référent·e Gestion de Parc Équipements est le/la référent·e siège sur les politiques, processus et bonnes pratiques de gestion de parc. Il/elle accompagne les équipes terrain sur leurs mises application et assure leur traduction cohérente dans MEMO. Le poste combine expertise métier, amélioration continue, accompagnement terrain, administration fonctionnelle de MEMO, qualité des données et pilotage.
Principales responsabilités :
Politiques, processus et bonnes pratiques
- Définir, formaliser et mettre à jour les politiques, processus, procédures et bonnes pratiques liés au cycle de vie des équipements.
- Assurer une veille sur les pratiques terrain, capitaliser les retours d’expérience et proposer des améliorations adaptées aux besoins opérationnels.
- Traduire les politiques et processus en règles de gestion, référentiels et pratiques opérationnelles, en assurant leur cohérence avec les processus de maintenance et les exigences techniques.
- Accompagner les responsables et coordinateurs logistiques dans leur appropriation et leur mise en œuvre.
Accompagnement, support et formation des équipes terrain
- Être l’interlocuteur privilégié des équipes terrain sur la gestion de parc et son application dans MEMO ; analyser les difficultés et proposer des solutions.
- Accompagner les logisticiens terrain et animer les échanges avec les Points Focaux Mission, en favorisant le partage des bonnes pratiques entre missions.
- Définir et actualiser les contenus de formation ; organiser et animer formations, briefings et webinaires.
- Développer l’autonomie des équipes et contribuer à la clarification des rôles et responsabilités liés à la gestion de parc.
Traduction des processus de gestion équipements dans MEMO
- Identifier les besoins en paramétrage fonctionnel de MEMO en cohérence avec les politiques et processus définis.
- Maintenir les catalogues, référentiels, données de référence et modèles de plans de maintenance, en lien avec les référents techniques.
- Identifier les besoins d’évolution, contribuer aux spécifications fonctionnelles et tester les nouvelles versions avec l’éditeur.
- Garantir la cohérence entre les évolutions de MEMO et les processus de gestion de parc.
Suivi, qualité des données et amélioration continue
- Accompagner l’identification des priorités et analyser la qualité/cohérence des données.
- Développer des indicateurs de qualité et de performance en collaboration avec les Référents Techniques métier.
- Capitaliser les retours d’expérience et proposer des évolutions des processus, politiques et outils.
Transversalité
- Collaborer avec les départements du siège, les autres entités MSF et les référents techniques pour assurer la cohérence des pratiques.
- Participer aux projets transversaux et aux instances de gouvernance des processus et outils métier, en lien avec le RPOM.
Dossiers de fond en cours :
- Politique de gestion de parc équipements (intersection): Révision et mise à jour de la politique en étroite collaboration avec les autres OD
- BASICS gestion de parc équipements (intersection): Révision et mise à jour des Basics en étroite collaboration avec les autres OD
- Processus/Outil : Révision et mise à jour du protocole SAV et retour définitif au siège des équipements et de sa traduction dans les outils de suivi (MEMO/PowerBI)
- Analyse : Rapports d’analyse et suivi d’activité dans PowerBI (définition des besoins, indicateurs clés, maquettes de rapport)
- Organisation (contenu et format) et animation des webinaires thématiques (en étroite collaboration avec les référents techniques du POS)
- Révision et mise à jour (contenu et format) du module « Gestion de parc équipements » de la formation en présentiel « T.L.B. »
