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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
L'Information Manager Intranet met en œuvre la politique de gestion de l’information sur son périmètre, ainsi que les systèmes d’information adaptés afin de permettre aux équipes siège et terrain de disposer de l’information nécessaire pour conduire leurs activités.
Mission
Au sein de l’équipe gestion de l’information et des connaissances à la DSI (Direction des Systèmes d'Information), vous êtes le/la responsable du maintien en condition opérationnelle de l’intranet de MSF France (espaces collaboratifs, site communication interne) à travers les solutions SharePoint. Vous assurez le suivi des bonnes pratiques et politiques documentaires, la qualité des référentiels documentaires métier ainsi que le support fonctionnel aux utilisateurs
Dans le cadre d’un projet de modernisation de la GED (Gestion Electronique des Documents), vous êtes amené(e) à contribuer au projet de migration du portail intranet vers les solutions Sharepoint avec l’équipe projet en place.
Principales responsabilités
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de la Gestion de l’information et des connaissances
Maintien en condition opérationnelle (MCO) des espaces intranet :
- Assurer l’animation éditoriale des portails d’information, leur cohérence et la mise à jour des contenus et leur valorisation
- Coordonner les équipes métiers siège (référents thématiques, assistants de département) et terrains (technicien informatique, record management officer) dans la bonne utilisation des espaces et la mise à jour des documents
- Vérification de contenu des espaces collaboratifs et des documents clés terrains
- Vérification du contenu, de la qualification et des mises à jour des documents de référence indispensable au travail opérationnel des équipes terrains (documents, métadonnées, arborescence)
- Faire adopter les bons usages, les normes et les bonnes pratiques documentaires
- Contribuer au suivi de la politique records management et de capitalisation sur les espaces collaboratifs existants et à la gestion des archives au siège
Support aux utilisateurs des applications :
- Qualifier les incidents remontés par les utilisateurs des différents sites de communication mais aussi des espaces collaboratifs
- Dispenser des briefing et formations ad hoc aux utilisateurs
- Gérer l’administration des sites du périmètre (notamment les droits d’accès utilisateurs par profil, les espaces de consultation et de travail, et la maintenance évolutive)
Contribution à la modernisation de l’outil intranet et à la migration du portail existant vers les outils Sharepoint :
- Cartographier avec les métiers des nouveaux besoins en information pour contribuer à la définition du nouveau portail intranet (gestion des connaissances, de capitalisation, de centralisation de l’information et des documents essentiels pour MSF France)
- Créer de nouveaux espaces collaboratifs, de connaissance et de communication en fonction des nouveaux besoins (maquettes, paramétrage fonctionnel)
- Faire évoluer les standards pour une meilleure utilisation des espaces en lien avec les besoins métiers (arborescence, liste métadonnées, architecture intranet)
- Exploiter les statistiques et utilisation des contenus pour décider des actions correctives nécessaires pour améliorer l’utilisation des outils
- Contribuer à industrialiser le monitoring (script, analyse automatique, IA).
Activités spécifiques :
- Assurer le maintien de la qualité des référentiels documentaires (=Toolbox)
- Assurer la cohérence des espaces de communication (arborescence, gestion des droits), et mettre en conformité les anciens espaces en cas d’évolution du standard
- Planifier un chronogramme de suivi des espaces de communication / Toolbox par métier
- Améliorer et automatiser les outils de suivi pour faciliter le monitoring et autonomiser les éditeurs de contenu (dashboard, remplissage automatique des métadonnées)
- Animer plusieurs comités Toolbox en fonction des types d’espaces pour s’assurer du bon respect des politiques de gestion de l’information et des connaissances
- Coordonner le travail et les priorités de plusieurs acteurs terrains en charge de la gestion de l’information et des connaissances (technicien informatique, record management officer, mobile implementation officer)
- Mettre en place des actions de conduite du changement (formation, webinaire, communication) pour accroitre la visibilité de l’intranet et développer l’autonomie des utilisateurs
- Participation aux comité stratégiques en collaboration avec le responsable de service.
