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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
Sous la supervision de l’Attaché.e à la Direction des Opérations, vous assurez la coordination administrative et la circulation de l’information de la Direction et du Département des Opérations
1. Sous la supervision de l’Attaché.e de direction : Gestion administrative et support RH du Département
- Assurer la gestion administrative du Département : plannings d’absences, organisation des visites terrain, réservations d'hôtels et billets d'avion, commandes de fournitures, process de facturation/réception, etc.
- Participer au suivi RH : appui aux managers pour le recrutement : rédaction d’offres d’emploi, interactions avec le service recrutement, organisation des entretiens, gestion contractuelle
- Contribuer aux côtés de la Responsable d’information et de l’Attaché.e de Direction à l’accueil et à l’induction des nouveaux arrivants dans le Département (parcours d’accueil, briefings, outils, etc.)
- Soutenir l’organisation des Briefings et Débriefings du personnel international
- Anticiper et gérer les cas RH particuliers avec les GRH en veillant au respect de la politique et des procédures RH
- Identifier les cas RH complexes pour la direction
- Participer à la planification des entretiens annuels des équipes de la Direction des Opérations
- Traduire et relire des documents (français, anglais) selon le besoin
- Entretenir le lien entre la Direction et les membres du Département des Opérations
- Se coordonner avec les Assistantes et Attachées des autres Départements sur la gestion administrative et autres appuis possibles / partager des informations inter-départements
2. En collaboration avec la Responsable de l’information opérationnelle : Appui à la communication interne
- Apporter un appui dans la prise de notes des réunions du département (réunion des Opés, PIPO ( Plateforme Interdisciplinaire de Pilotage et d'Orientation ), etc.) et l’archivage
- Organiser et animer les Points Infos Opés hebdomadaires en lien avec les Responsables de cellule et assurer leur retranscription et leur diffusion
- Suivre et mettre à jour la plateforme de communication pour le Département des Opérations (Sharepoint)
- Participer à l’organisation des Temps Forts opérationnels : semaine des coordinateurs, séminaires, ateliers opérationnels, commissions budgétaires, etc.
- Participer à des travaux de capitalisation, à la synthèse et la rédaction de notes si nécessaire pour aider à la prise de décision médico-opérationnelle
