Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
La mission de l’Assistant(e) du département Collecte de fonds privés est de contribuer au bon fonctionnement du département en facilitant l'organisation des activités et la circulation de l’information tant au sein du Département qu’avec les autres Départements, le Mouvement international et les interlocuteurs externes. Il/elle assure également la gestion documentaire, l’archivage des informations ainsi qu’un soutien administratif aux activités du Département.
MISSION
Sous la responsabilité de la Direction de la collecte de fonds privés et en interface avec l’ensemble des Services du Département :
Appui au fonctionnement du Département :
- Vous organisez et coordonnez les réunions de Département et de Responsables de services : préparation des ordres du jour, organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus
- Vous êtes l’interlocuteur(e) privilégié(e) du Département Collecte auprès des Assistantes des autres Départements
Appui à la Direction de la Collecte :
- Vous assurez le suivi administratif et budgétaire de la Direction (factures, dépenses, notes de frais, tableaux de suivi budgétaire)
- Vous êtes en charge des déclarations administratives et rédigez les différents courriers pour la Direction de la Collecte
Gestion administrative et support RH :
- Vous assurez la gestion administrative et l’assistanat du Département (organisation logistique, réservation de salles, gestion des déplacements, commandes et gestion des fournitures, rédaction de courriers et démarches administratives diverses)
- Vous participez au processus de recrutement du Département (création et suivi des demandes de postes, publication des annonces, suivi avec le service Recrutement en application des procédures internes). Vous accompagnez l’intégration des nouveaux collaborateurs et veillez à la bonne appropriation des outils et modes de fonctionnement du Département
- Vous apportez un soutien à l’ensemble du Département en cas de collecte d’urgence ou de projets ponctuels
Gestion de l’information et de la communication interne :
- Vous veillez à la bonne circulation, à l’organisation et à la conservation des informations partagées au sein du Département. A ce titre, vous êtes la personne référente sur toutes les questions d’archivage physique et électronique.
- Vous contribuez à la communication interne du Département notamment par l’animation de la page Collecte sur l’intranet
- Vous participez au comité éditorial de la newsletter interne MSF France.
Organisation d’événements :
- Vous apportez un appui aux équipes dans l’organisation de réunions, séminaires et événements liés à la Collecte de fonds privés
Développement de la transversalité et la veille sectorielle :
- Vous contribuez au développement des échanges et de la collaboration avec les autres services et départements de MSF
- Vous assurez une veille sur la Collecte de fonds en France et participez au suivi des relations avec les instances professionnelles du secteur l (AFF / France Générosités)
- Vous facilitez les échanges avec le Bureau international (inscription aux groupes de travail internationaux, diffusion de l’information, appui à la coordination des contributions des équipes)
