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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
Dans le cadre d'un remplacement, les départements Logistique et Achat-Approvisionnement de MSF recherche un.e assistant.e.
Mission:
Sous la responsabilité hiérarchique du directeur Logistique et du directeur.rice Achat-Approvisionnement, vous êtes responsable des activités administratives des différents services et projets rattachés aux départements logistique et achat-approvisionnement.
Vous êtes responsable de la gestion et du partage de l’information reçue et produite par le département, au sein de MSF ou en externe. Vous apportez votre support à la production des publications des départements dont vous élaborez la maquette, supervisez la production, la publication ainsi que les travaux d’impression et de traduction. Et, vous participez au processus budgétaire ainsi qu’à son suivi.
Activités principales :
Assurer la gestion administrative de chaque département :
- Réaliser la gestion administrative du département (planning des absences, demandes de recrutement, de contrats & avenants, suivi admin des fins de période d’essai, réservations d'hôtel et billets d'avion, notes de frais, per diem, fournitures, etc.).
- Participer au processus de recrutement (aide à la rédaction de l’annonce, suivi avec le service recrutement, intégration des nouveaux salariés, etc.).
- Gérer le suivi et la facturation des équipements satellite terrain, apporter un support au suivi des factures achat du casier départs, assurer le suivi des factures et paiements des deux départements.
- Gérer l’organisation des évènements des 2 départements (séminaires, semaines métier, etc.).
- Apporter un appui, conseil et support polyvalent aux départements.
Gestion de l’information et communication :
- Organiser et animer le système de réunions et webinaires de département, de service ou d’équipe. Assurer la prise de notes, rédiger et diffuser les comptes-rendus.
- Organiser et animer l’intranet des départements Logistique et Achats-appro (MyMSF, Sharepoint, etc.). Collecter les contributions, publier des articles, proposer des évolutions. Assurer la maintenance des informations publiées.
- Organiser, éditer et publier les différentes communications de Département (newsletter, publications, etc.).
- Organiser la collecte, la diffusion, la sauvegarde et l’organisation des informations partagées par l’ensemble des Départements Logistique et Achats-Approvisionnement, ainsi qu’avec les autres Départements et/ou en externe.
- Se charger de toutes les questions d’archivage (physique et électronique).
- Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou Départements. Être force de proposition pour améliorer nos pratiques.
Contribution au pilotage du budget de chaque département :
- Participer à l’élaboration du budget des Départements.
- Assurer le suivi budgétaire en lien avec le contrôle de gestion et les référents budgétaires.
Autres activités de l’emploi :
- Assurer l’accueil et l’orientation de tout nouvel interlocuteur interne ou externe.
- Participer à des projets divers intra ou inter Départements.
- Assurer les activités spécifiques liées à l’édition et à la diffusion des guides et publications du Département (PAO, maquette, contacts imprimeur, suivi d’édition, internet…).
- Donner des briefings sur l’organisation du Département, politiques, documents partagés.
