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Contexte : La Communauté d’Aigrefoin compte 3 établissements : un foyer d’hébergement composé de 4 foyers d’internes, un foyer de vie composé de 3 foyers d’internes et un atelier, un ESAT (Etablissement et Service d’Aide par le Travail) composé de cinq ateliers et un foyer d’externes. Elle accueille 80 personnes avec un handicap mental dont 36 externes. La communauté se situe en bordure de forêt, dans la vallée de Chevreuse. La vie est partagée au quotidien avec des salariés, des volontaires et des bénévoles.
L’Arche d’Aigrefoin - Accompagnement des Personnes en Situation de Handicap
Missions : Vous serez rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière
Vous êtes chargé(e) :
Mission 1 : ADMINISTRATION DES VENTES
• Gestion de la facturation : création et envoi des factures en support aux responsables d’atelier.
• Tenue et suivi des Clients dans PennyLane et Hiboutik (contacts, adresse, suivi des doublons,.etc)
• Avec les Responsables d’atelier, suivi des devis.
• Suivi des avoirs, refacturations et corrections éventuelles.
• Gestion des litiges clients : manquants, retards, non-conformités, SAV
• Gestion de la base produits sur Hiboutik et lien avec le cabinet comptable pour la base produits Pennylane
Mission 2 : RELANCE ET SUIVI DES PAIEMENTS
• Relances des factures impayées (clients particuliers et entreprises), en automatisant PennyLane.
• Mise en place d’un calendrier de relance systématique.
• Suivi des encaissements dans PennyLane
• Reporting mensuel sur les retards de paiement et les actions menées
Mission 3 : SUPPORT ADMINISTRATIF AUX ATELIERS
• Suivi des bons d’échange entre atelier
• Mise à jour des stocks dans Hiboutik
Mission 4 : PROPOSITION D’AMELIORATION DES PROCESSUS
