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A propos du journal
Le Nouvel Obs est un média français, reconnu pour son indépendance, sa rigueur éditoriale et sa capacité d’innovation. Résolument engagé dans la transformation numérique, Le Nouvel Obs propose à ses lecteurs et ses lectrices des contenus de haute qualité et une expérience enrichie sur tous les canaux (web, mobile, applications, newsletters, réseaux sociaux…).
Au sein de la direction générale, vous assurez un rôle central de coordination administrative, logistique et organisationnelle. Vous accompagnez au quotidien l’ensemble des équipes afin de contribuer au bon fonctionnement de l’activité générale du journal.
Missions principales
1. Suivi des collaborations (pigistes, prestataires, intervenant·es extérieur·es)
- Assurer le lien avec les collaborateurs·trices extérieur·es tout au long de leur mission
- Collecter et vérifier les éléments administratifs nécessaires à leur collaboration (carte d’identité, carte de presse..)
- Saisir et suivre les piges, commandes et facturations
- Participer au suivi budgétaire lié aux prestations et collaborations
2. Organisation des déplacements et des reportages
- Organiser les déplacements professionnels (réservations, formalités administratives, assurances, accréditations)
- Gérer les ordres de mission, avances et notes de frais
- Assurer un suivi spécifique des déplacements à l’international ou en zones sensibles en lien avec la RH et la direction
- Gérer les demandes d'assurances pour zones à risque, et déclarations au Quai d'Orsay, demandes d'accréditations, lettres de missions etc.
3. Gestion des notes de frais
- Participer au contrôle et à la validation mensuelle les notes de frais des collaborateurs, en s’assurant qu’elles respectent la politique en vigueur
- Répondre aux demandes et questions des collaborateurs (internes et externes) pour la saisie de leurs notes de frais
- Créer les profils des nouveaux collaborateurs dans l’outil dédié
4. Suivi budgétaire et administratif
- Assurer le suivi des dépenses (piges, factures, frais de déplacements, notes de frais)
- Être en lien avec les services financiers pour le contrôle et le traitement des dépenses
- Participer au suivi et à la mise à jour des outils de pilotage (tableaux, bases de données, outils internes)
5. Gestion administrative et organisationnelle
- Gestion des fournitures et des besoins logistiques de l’ensemble du personnel
- Lien avec les services généraux
- Soutien à la Direction générale dans le suivi administratif des équipes (plannings, organisation des réunions, réservations de salle etc.)
- Traitement de certains flux spécifiques (courriers lecteurs, réception de documents, diffusion d’informations)
6. Missions transverses
- Participer à l’accueil et au suivi administratif des stagiaires ou nouveaux collaborateurs
- Contribuer à des projets ponctuels et aux événements organisés par la rédaction
- Assurer la continuité d’activité en cas d’absence d’autres assistant·es
