Le poste
En tant que Chargé(e) de mission auprès du Directeur Général, vous appuyez ce dernier au quotidien : vous orchestrez son agenda et protégez son temps, préparez ses rendez-vous et assurez leur suivi, vous préparez sa communication. Vous évoluez dans un environnement exigeant, où la rigueur et la fiabilité de votre travail conditionnent directement l'efficacité de la direction.
Responsabilités
1. Orchestration de l'agenda du directeur général et protection du temps
- Gestion de l’agenda : Vous tenez à jour l’agenda du Directeur général, assurez le montage et la préparation de ses rendez-vous, en anticipant les conflits d’agenda en lien avec les priorités du Directeur général. Vous savez décliner diplomatiquement les sollicitations non prioritaires.
- Priorisation des sollicitations : Vous gérez les sollicitations externes, rédigez les réponses selon les interlocuteurs et faites remonter les urgences. Vous veillez à prioriser les sollicitations pour protéger le temps du Directeur général sur les sujets les plus importants.
- Logistique déplacements : En lien avec le Responsable des Opérations, vous organisez les déplacements à l’étranger (ou en France) avec précision, qu’il s’agisse des transports, protocoles, notes préparatoires, etc.
2. Préparation des rendez-vous
- Préparation et briefings : Vous effectuez des recherches contextuelles sur les interlocuteurs, synthétisez les enjeux et préparez les éléments clés à aborder avant chaque réunion.
- Prises de contact : Vous assurez les prises de contact de la part du Directeur Général, les sollicitations de rendez-vous et la transmission de travaux.
- Montage de réunions de travail avec des acteurs externes et événements : Vous serez amené(e)s à assurer le montage de certaines réunions de travail et en appui sur l'organisation de certains événements du Lab (communication, coordination des intervenants).
- Suivi rigoureux : Vous assurez le suivi des réunions (relevés de décisions, plans d'action). Vous constituez la mémoire de l'équipe et garantissez que chaque décision se traduit en action concrète.
- Gestion de documents confidentiels : Vous traitez les documents sensibles avec discrétion, confidentialité et la rigueur qu'imposent les exigences de sécurité et de souveraineté de l'organisation.
3. Assurer la communication du Directeur Général
- Communications du directeur général : Vous préparez les communications du directeur général (LinkedIn, etc).
- Préparation des prises de parole : Vous assurez l’adaptation / préparation des présentations (slides) en vue des prises de parole du directeur général.
Critères de réussite à 3 mois
Voici ce qui définira votre réussite au terme du premier trimestre :
- Vous priorisez efficacement par rapport aux objectifs de l'organisation et du directeur général. Vous avez suffisamment de contexte sur les thèmes d'expertise de l'organisation pour traiter les sollicitations entrantes avec le bon niveau de discernement, sans avoir besoin d'une validation pour chaque micro-décision.
- Vous gérez l'agenda du directeur général avec une grande rigueur, en préparant les rendez-vous et anticipant les déplacements. Le directeur général sait qu'il peut s'appuyer sur vous pour assurer l'anticipation des rencontres et le suivi des rendez-vous.
- Vous êtes force de proposition sur les prises de contact : vos propositions sont calibrées sur les priorités du Lab.
- Vous êtes proactif dans la demande de feedback et enthousiaste à l'idée de continuer à progresser.
- Vous assurez un suivi rigoureux des rencontres et des KPIs de succès du Lab. Vous avez pris en main les outils du Lab pour ce faire.
