Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ’ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP, 9 personnes) recherchent leur assistant.e administratif.ve et d’accueil.
1- MISSIONS PRINCIPALES
- Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d’accueil) ;
- Gestion du courrier : archivage des doubles, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi ;
- Archivages courriers et bordereaux, NPAI ;
- Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien…); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;
- Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts ;
- Dactylographie et mise en forme de certains documents (rapports, propositions, courriers) ;
- Remise de chèques ;
- Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d’administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d’une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA ;
- Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative ;
- Gestion des dossiers OPCO ;
- Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique ;
- Responsable de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d’entretien, office management.
OBSERV’ER
- Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks ;
- Saisie des factures dans classeur de suivi analytique ;
- Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d’expédition (5-6 fois par an).
FONDEM
- Préparation du tableau de suivi des paiements et saisie des virements 2 fois par mois ;
- Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi ;
- Appui recrutement, publication fiche de poste ;
- Gestion de boîte mail générale ;
CONDITIONS DU POSTE
Le poste proposé dispose des spécificités suivantes :
· Stage à pourvoir à partir de février 2026, en stage conventionné de quatre à six mois ;
· Stage réparti sur deux structures (deux temps partiels) sur cinq jours, dont une journée (le vendredi) en télétravail ;
· Stage basé au siège de la Fondem à Vincennes ;
· Avantages : transports Navigo à 50%, tickets restaurant à 9 € pris en charge à 55% ;
· Indemnité : 4,50€ de l’heure ;
· Date de début du contrat : dès que possible ;
Supérieur hiérarchique : Responsable Administrative et Financière de la Fondem et Directrice pour Observ’ER
