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CONTEXTE
La Fédération des Centres Sociaux et socioculturels des Hauts-de-Seine (FCS92) est une association qui regroupe un réseau de 34 centres socioculturels implantés sur les Hauts-de-Seine. La Fédération accompagne ses adhérent.es bénévoles et professionnel.les dans leurs projets, les représente auprès des institutions et partenaires, impulse des dynamiques collectives et propose une offre de formation reconnue au titre d’organisme de formation.
La fédération compte une équipe de 4 salariées et le réseau regroupe 34 centres sociaux adhérents fédérés autour d’un projet fédéral.
L’assistant.e fédéral.e appuie la déléguée fédérale dans la mise en œuvre du pilotage administratif et logistique de la fédération. Placée sous l’autorité directe de la déléguée fédérale, l’assistant.e fédérale intervient également en soutien à la conduite des projets fédéraux ( formations, animation de réseau, communication interne et externe).
Gestion administrative générale de la fédération
-Assurer le secrétariat courant (courriers, mails..), le classement et l’archivage des documents
**-Suivre les outils de gestion et démarches administratives liées aux ressources humaines : (**Préparation des bordereaux des salaires, suivi des tickets restaurant, préparation et vérification des bulletins de salaires, suivi des états des congés, des arrêts maladie, transmission des éléments gestionnaire de paie, mise à jour le registre du personnel et les dossiers du personnel (visite médicale, mutuelle, attestation des formations réalisées, préparation des contrats et avenants,
-Gérer les commandes et les fournitures : achats, relations et suivis avec les fournisseurs ou prestataires (devis, livraison, recherche de prestataires ou fournisseurs, actualisation des contrats ( assurance, maintenance photocopieur, contrat extincteur, téléphonie…),
-Suivre et actualiser les démarches d'adhésion reconnaissance : suivi des demandes des nouveaux adhérents, relance les centres en reconnaissance nationale pour la finalisation des dossiers jusqu’à la validation du dossier en cercle vie associative et par la fédération nationale, prépare les éléments pour la commission vie associative,
-Appuyer l’organisation des instances fédérales : Préparation de l’Assemblée générale et/ou extraordinaire, suivi des renouvellements de mandats, mise à jour les dossiers des membres de l’assemblée collégiale, tenue des registres des comptes rendus et émargements,, réalisation des mises à jour administratives ( Préfecture), convocation des membres à l’AG, assurer émargements des membres et remises des votes et pouvoirs, préparation du PV de l’AG pour signature par les référent.es du cercle vie associative, préparation des documents demandés par la direction pour les différentes instances associatives (cercles)
**-Interface administrative pour la mise en place des contrats de services civiques dans les centres sociaux (**mise en ligne de la fiche de poste, recueil des pièces auprès des volontaires, relations avec le centre social, élaboration des contrats, inscriptions aux formations PSC1 et Citoyenneté, résolutions des problèmes de paiements des indemnités et autres problématiques (absences, maladies etc..), mise en place des outils de bilan de fin de volontariat et de tutorat)
-Gérer l’inventaire et suivi des prêts en lien avec l’intranet fédéral
-Alimenter et met à jour un espace ressource pour les membres de l’Assemblée Collégiale
Suivi de l’organisme de formation
-Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures Qualiopi
-Assurer le suivi administratif des formations ( inscriptions, émargements, attestations, évaluations, contractualisation avec les formateurs, conventions de formations ..)
-Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs liés à l’organisme de formation
-Préparation du bilan pédagogique et financier avec la déléguée
-Suivi des demandes des actions collectives territoriales auprès d’uniformation
Accueil des adhérents, des partenaires et gestion logistique____________________________
- Accueil physique (participation à l’installation des salles avant l’arrivée des participant.es et à l’accueil café), actualiser les documentations et l’affichage,
- Accueil téléphonique (répondre aux demandes des centres et transmettre l’information à l’équipe en charge du dossier),
- Suivi de l’entretien des locaux (veille hebdomadaire sur propreté des locaux, Veille aux besoins matériels de la femme de ménage, prise d’initiative pour entretien général des locaux, interpelle la déléguée sur des dysfonctionnements éventuels -prise de rdv et suivi des techniciens), préparer la liste des tâches pour l’agent d’entretien et s’assurer de la bonne réalisation des tâches à chacune de ses interventions. Suivi des travaux à engager.
- Suivi de l’entretien du matériel
- Appui à l’organisation et participations aux manifestations départementales :accueil, suivi des inscriptions, rappels,
Appui au suivi financier de la fédération________________________________________________
- Préparer les éléments pour la comptabilité : classement des pièces, suivi des factures, scan des pièces au cabinet comptable**,** suivi des sorties des immobilisations
- Préparation des règlements
- Facturation et suivi (formations, cotisations, note de frais, fournisseurs …),relances factures clients ,
- Suivi des subventions notifiée et reçues,
- Participation à la préparation des dossiers de subvention ou bilans
Appui à la communication _________________________________________________
- Contribuer à l’actualisation et l’animation des outils de communication (site internet, newsletter,..)
- Appuyer la valorisation des actions de la fédération
- Mettre à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes
Participation à la dynamique collective fédéral_______________________
- Participation et contribution aux réunions d’équipe, séminaires et outils collaboratifs
