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La Congrégation des Sœurs Hospitalières de Saint-Thomas de Villeneuve est une congrégation légalement reconnue œuvrant dans deux secteurs principaux distincts : la santé et l’éducation, principalement en France mais également à l’étranger.
La Maison Mère, située à Neuilly-sur-Seine, est le siège social de la Congrégation et une vingtaine petites communautés de sœurs sont présentes en France et à l’étranger.
La Congrégation recherche un Secrétaire H/F.
Le poste couvre 2 aspects distincts :
Le premier est le poste d’accueil de la Congrégation. A ce titre, le Secrétaire en charge de l’accueil aura les missions suivantes :
- Assurer l’accueil des visiteurs et des livreurs de la Congrégation
- Assurer le standard téléphonique de la Congrégation (filtrer et/ou transférer les appels)
- Assurer la vente des objets de piété proposés
- Prendre en charge les demandes de messes et d’intentions
Le second est un poste de Secrétariat plus classique. Le Secrétaire assistera l’équipe de l’économat de la Congrégation afin d’optimiser la gestion des activités. Il sera notamment attendu de :
- Organiser les rendez-vous, gérer des plannings
- Concevoir et rédiger des courriers, des notes, etc.
- Organiser des déplacements
- Préparer et organiser les réunions
- Traiter le courrier
Outre ces fonctions classiques, il sera confié la prise en charge du suivi complet de dossiers, notamment :
- Assurer le suivi des assurances
- Appel de cotisations
- Suivi des contrats
- Suivi des sinistres
- Assurer le suivi des reçus fiscaux
- Etablir la liste des donateurs
- Etablir et envoyer les reçus fiscaux correspondants
- Assurer le suivi des loyers
- Etablir les appels de loyer (indexation)
- Envoyer ces appels de loyer
- Suivre les encaissements en lien avec la comptabilité
- Assurer le lien avec les prestataires
- Suivi des contrats d’entretien et de maintenance
- Organisation des interventions
Conditions d’exercice de l’activité
L’activité de cet emploi s’exerce au sein d’une structure privée non lucrative en relation avec différents interlocuteurs (sites en relation avec le siège, fournisseurs, prestataires, etc.) et services internes (comptabilité, archives, cuisine, services techniques, etc.)
