A propos de BSF
Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat.
Principaux enjeux de poste
Dans le cadre du développement récent de BSF en RDC, nous recherchons un·e responsable support chargé·e d’accompagner la structuration et le déploiement des fonctions support de la mission, en appui direct au/à la Représentant·e pays.
Le poste requiert une forte capacité à sécuriser le cadre administratif et budgétaire des opérations, ainsi qu’à garantir le bon fonctionnement de la mission, avec des bases opérationnelles en logistique dans un environnement exigeant.
Positionnement dans l’organigramme :
Basé à Kinshasa, le responsable support est placé sous la responsabilité hiérarchique du Représentant Pays. Il est également en lien fonctionnel avec les départements Finances, RH, Administratif et Logistique du siège.
Il/elle accompagne 2 responsables projets terrain dans la gestion de certaines fonctions support de base.
Missions principales
Gestion administrative
Dans le cadre du développement récent de BSF en RDC, le soutien administratif au/à la Représentant·e pays constitue une composante importante du poste. À ce titre, il/elle accompagne la structuration et le déploiement de la mission, notamment en coordonnant et en mobilisant, selon les besoins, des sociétés de conseil, cabinets d’avocats et autres prestataires spécialisés capables d’appuyer une ONG dans son implantation et sa conformité au cadre légal et réglementaire local.
- Assurer la conformité juridique et administrative des activités de BSF en RDC et piloter les démarches liées à l’implantation et à l’évolution de la mission (enregistrements provinciaux, autorisations, renouvellements, obligations réglementaires), en lien avec les autorités nationales, provinciales et locales.
- Assurer le lien institutionnel avec les autorités compétentes (administratives, fiscales, du travail, sociales, etc.) et représenter BSF sur les questions administratives lorsque requis.
- Superviser et sécuriser la gestion administrative des ressources humaines (contrats et documents RH conformes au droit local, suivi des obligations sociales, veille réglementaire en matière de droit du travail et obligations employeur).
- Assurer la gestion administrative des bureaux et des opérations (baux, assurances, prestataires, conformité documentaire et archivage).
- Garantir la bonne tenue, la conformité et la sécurisation des archives administratives et légales de la mission.
- Appuyer la gestion administrative des partenariats (conventions, vérification documentaire, conformité).
Gestion financière
- Assurer la gestion comptable et budgétaire de l’ensemble des activités de BSF en RDC, conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs de fonds.
- Élaborer et suivre les budgets des projets, s’assurer de la justification des dépenses, et produire les rapports financiers mensuels et annuels.
- Mettre en place des systèmes de contrôle interne pour garantir une utilisation optimale et transparente des ressources financières.
- Gérer les relations avec les banques, les fournisseurs, et les autorités fiscales locales.
Ressources Humaines
- Superviser l’ensemble des processus de gestion des ressources humaines : recrutement, contrats, fiches de paie, congés, et suivi des performances.
- Assurer la conformité des pratiques RH avec la législation locale (droit du travail, sécurité sociale, etc.).
- Organiser des formations pour le personnel, favoriser le développement des compétences et garantir un climat de travail positif.
- Gérer les aspects disciplinaires et les conflits au sein de l'équipe locale.
Logistique
- Coordonner l'approvisionnement en matériel et en équipements nécessaires pour les activités sur le terrain.
- Assurer la gestion du parc automobile, des locaux, ainsi que des équipements de bureau.
- Veiller à la gestion et à la sécurité des stocks (livres, matériels pédagogiques, etc.).
- Gérer les contrats avec les prestataires de services logistiques (transport, maintenance, etc.).
Gestion des risques et conformité
- Identifier les risques financiers, administratifs et logistiques potentiels et mettre en place des mesures correctives.
- Garantir la conformité des activités avec les réglementations locales et les normes internes de BSF.
- Participer aux audits internes et externes, et assurer le suivi des recommandations.
Conditions de recrutement
- Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD) de droit congolais
- Durée du contrat : 6 mois
- Responsable hiérarchique : Représentant Pays
- Responsable fonctionnel : Coordinateur Régional Support
- Date de début : 01/06/2026
- Date de fin : 31/12/2026 (renouvelable selon financements disponibles)
- Rémunération : Selon Profil, salaire brut de base de 1400 USD à 1787 USD
- Avantages :
- Indemnité logement versée selon notre politique interne (jusqu’à 30% du salaire brut de base)
- Indemnités transports
- Mise à disposition d'un ordinateur et téléphone professionnel
- Assurance santé (ne sera pas en vigueur à la prise de poste)
- Lieu de travail : Kinshasa
- Mobilité : Ce poste nécessite des déplacements fréquents dans les zones d’intervention de BSF dans le pays.
