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À PROPOS DE BSF
Bibliothèques Sans Frontières (BSF) est une ONG internationale fondée en 2007 qui facilite l’accès à l’éducation, la culture et l’information, en France et dans plus de vingt pays.
À travers des dispositifs innovants comme l’Ideas Box, des bibliothèques mobiles et des solutions numériques hors ligne, BSF accompagne les jeunes, les communautés isolées et les populations en situation de précarité pour renforcer leurs compétences, leur autonomie et leur employabilité. Les actions couvrent des champs variés de l’éducation à l’insertion professionnelle, en passant par l’environnement, la santé sexuelle et reproductive et la promotion de la lecture.
L’organisation collabore étroitement avec des partenaires institutionnels, des ONG locales et des acteurs du développement pour déployer des solutions adaptées aux réalités du terrain et maximiser l’impact de ses initiatives.
Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.
LE POSTE
Placé.e sous l'autorité directe du Directeur de la logistique, de la Sécurité et des Services Généraux, le/la Responsable des achats et des expéditions travaille en lien étroit avec l’ensemble des directions, et plus particulièrement avec les directions régionales.
Il/Elle sera géographiquement positionné(e) au siège à Montreuil (93), des déplacements réguliers seront à prévoir à l’entrepôt de collecte et de traitement de livres de BSF situé à Épône dans les Yvelines (78), ainsi que sur les terrains d’intervention de BSF.
MISSIONS
Le/La responsable des achats et des expéditions est le/la garant(e) de la bonne application de la politique et des procédures achats de BSF.
En tant que référent(e) technique fonctionnel(le), il/elle accompagne les coordinateurs supports régionaux dans la mise en place des politiques et procédures logistiques BSF.
Par ailleurs, il/elle supporte la chargée d’approvisionnement au niveau du siège pour s’assurer de la conformité des produits commandés et reçus, des délais de livraison, du respect des procédures en accord avec les exigences des bailleurs de fonds.
1/ Achats
- Participation aux réunions de lancement des projets, validation des chronos d’approvisionnements en lien avec les évolutions des marchés, faisabilité des passations de marché en fonction des délais
- Planification des achats siège avec consolidation des marchés le cas échéant ; revue des plans de passation de marchés des missions terrain en lien avec les coordos support régionaux, suivi compliance
- Accompagnement et appui de la chargée d’approvisionnement sur le cycle d’achat : traitement des demandes d’engagement des dépenses reçus au siège, lancement des demandes de cotations, création des tableaux comparatifs des offres, émission des bons de commande, réception de la marchandise (contrôle quantité et qualité), validation et encodage des factures, archivage du dossier d’achats
- Organisation des appels d’offres réalisés depuis le siège et rédaction des contrats cadre, support des appels d’offres émis sur le terrain
- Gestion de la relation fournisseurs : suivi des contrats, négociation commerciale, suivi des litiges (SAV, avoirs, retours, …), visites annuelles
- Développement et consolidation de la base fournisseurs (étude de marché, référencement, …)
- Garant.e du respect des procédures d’achat et de la politique de criblage à appliquer ; révision des process dans le cadre de la décentralisation aux régions
- Création, adaptation et mise à jour des différents outils et procédures du service (SOP, templates, checklist, tableaux de suivi, …)
- Gestion de la formation continue des collaborateurs aux outils et procédures du service
2/ Expéditions
- Analyse des besoins et conseil auprès des collaborateurs afin d’identifier la solution de transport international la plus pertinente, en optimisant le rapport coûts/délais/risques
- Collaboration étroite avec notre partenaire de transport et suivi des dossiers d’expédition : suivi de la réception et du kitting du matériel, choix de l’incoterm, suivi des démarches imports/exports, garant de la conformité des docs de fret…
- Gestion des petits envois de matériel via expatriés depuis le siège (préparation du matériel, émission doc de fret, suivi arrivée terrain)
- Organisation du kitting du matériel réceptionné à l’entrepôt d’Epône
- Mise à jour de la base de données des fiches de sécurité pour l’export du matériel dangereux
3/ Finances
- Suivi du contingent d’achat en franchise de TVA, gestion du renouvellement annuel auprès de l’administration fiscale avec le support du département des finances
- Gestion physique et financière des stocks BSF : définition de la stratégie de mise en stock pour certains produits, inventaires trimestriels, affectations budgétaires aux projets
- Participation active aux audits et rapports financiers
- Accompagnement de la mise en place d’un logiciel de gestion des stocks (ERP) en coordination avec l’équipe finances
4/ Management
- En lien avec le Directeur de la logistique, de la Sécurité et des Services Généraux, management direct de la chargée d’approvisionnement
- Management fonctionnel des coordinateurs supports régionaux
- Participation au recrutement et à l’intégration de nouveaux membres de l’équipe
CONDITIONS
- Contrat : Contrat à Durée Indéterminée (CDI), à partir de juin 2026
- Lieu de travail : au siège de l’association à Montreuil, déplacements fréquents sur l’ensemble des terrains d’intervention de BSF
- Statut : Statut Cadre au Forfait Jours (208 jours). Rattachement à la Convention Collective ECLAT.
- Rémunération : de 3167 € à 3833 € brut/mois, selon expérience sur des postes équivalents
- Avantages : Près de 9 semaines de repos (CP/RTT) par an au total, tickets restaurant (50%) d’une valeur faciale de 8 € ; complémentaire santé (50%) ; prévoyance ; prise en charge du titre de transport local à 50%.
- Télétravail régulier possible (2 jours fixes/semaine + 12 jours volants/an)
