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Chargé de gestion administrative, financière et logistique (AFL) Kisangani, République Démocratique du Congo.
Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIᵉ siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat. Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quelles que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Dans le cadre du lancement de ses interventions en République Démocratique du Congo, Bibliothèques Sans Frontières, recherche un Chargé de Gestion Administrative, Financière et Logistique (AFL) H/F.
Principales missions :
- Elle/Il a la responsabilité d’assurer une gestion administrative et financière rigoureuse des projets menés en République Démocratique du Congo et des questions logistiques qui y sont rattachées, dans le respect des politiques et procédures en vigueur au sein de BSF mais également des procédures bailleurs.
Ses missions :
Gestion comptable et budgétaire :
- Garantir le respect des règles administratives et financières des bailleurs de fonds et internes
- Suivre et analyser l’affectation des RH et matériels des projets
- Préparation des documents administratifs et des budgets liés aux projets
- Assurer le suivi budgétaire mensuel en lien avec le département Finances du siège
- Superviser les demandes de mise à disposition de fonds pour les missions et du suivi des dépenses effectuées (journaux de caisse et pièces justificatives)
- Gérer les transferts de fonds et veiller à la sécurité des fonds/caisses en collaboration avec le représentant Pays
Gestion légale, administrative et RH :
- Veiller au respect des procédures administratives de BSF en République Démocratique du Congo
- Gérer et suivre les assurances pour les missions terrain, en lien avec le département RH du siège
- Suivre les recrutements en cours et appuyer le process de recrutement et contractualisation des nouveaux arrivants
- Appuyer les équipes projets dans l’organisation de leurs missions et déplacements (réservations de transports, logements, perdiems, demandes éventuelles de visa, etc.)
- S’assurer de l’archivage des conventions et du suivi des versements bailleurs
Appui logistique :
- Assurer l’interface entre les opérations et le service achat et expéditions au siège : rédaction et archives des demandes d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions
- Garantir le respect des procédures internes de BSF, en particulier des procédures d’achat, et les seuils de validation en fonction des bailleurs de fonds
- Suivre les dossiers des importations des biens et produits
- Élaborer les rapports logistiques sur une base trimestrielle
- Veiller sur la sécurité des locaux et la protection des actifs immobilisés
- Conduire l’inventaire physique au moins une fois par an
- Suivre l’obtention des exonérations pour toute acquisition de biens et services
- Suivre les transactions avec les fournisseurs et prestataires
- Rédiger les lettres de demande de cotation et appel d’offres
- S’assurer de l’envoi des offres par les fournisseurs / prestataires
- Valider le Bon de Commande
- S’assurer de la conformité de la commande et du matériel livré
- S’assurer de la réception du matériel par le service requérant et classement des bordereaux de réception/expédition
- Mettre en œuvre toutes les activités liées à l’administration de la logistique (commandes, assurances, contrats de véhicules, etc.)
- S’assurer que l’installation et l’entretien des espaces fonctionnels des bureaux soient dans des conditions d’existence adéquates
Positionnement dans l’organigramme :
- La/Le chargé AFL est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du représentant Pays. Il est en lien fonctionnel avec les départements Finances, RH et logistique du siège.
Environnement et conditions de travail :
- Poste basé au bureau BSF situé à Kisangani.
Nombreuses interactions :
- En interne : avec les équipes projet (chargé de projet), les autres départements techniques au siège en France
- En externe : les partenaires opérationnels, producteurs / créateurs de contenus, etc.
