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À propos du poste :
Rattaché(e) à la Directrice, le (la) secrétaire administratif (ve) de l'APCLD contribue au bon fonctionnement de l'association par la polyvalence de ses tâches et par la transversalité des dossiers à sa charge : Accueil, Vie Institutionnelle, Tâches administratives en lien avec tous les services, Communication.
En interne, le (la) secrétaire administratif (ve) est en lien avec tous les acteurs internes de l'association en région ou au siège (administrateurs, bénévoles, délégués, salariés).
En externe, le (la) secrétaire administratif (ve) est en relation avec les adhérents, bénéficiaires, donateurs, abonnés et les prestataires et fournisseurs.
Missions et tâches administratives :
Accueil physique aux heures d'ouverture des bureaux
Gestion du standard téléphonique de l'association
Traitement de la boîte mail générale de l'association
Ouverture / Enregistrement et distribution du courrier à l'arrivée
Enregistrement des courriers au départ du siège
Gestion des envois de colis via COLISSIMO et suivi des réclamations
Gestion des envois en nombre avec La Poste
Participation et organisation des activités de mise sous pli avec les bénévoles IDF
Contrôle de la facturation en lien avec le courrier (Pointage des envois)
Gestion et suivi des stocks d'enveloppe
Suivi et Mise à jour du CRM (Maj des informations : adresses postales, numéro de téléphone des bénéficiaires, bénévoles, etc.)
Création et mise à jour des procédures en lien avec le poste
Participation à la mise à jour des annuaires (Répertoires, Organigramme)
Vie associative :
Saisie et suivi des adhésions, mise à jour des fichiers.
Création des fiches CRM et Mise à jour
Enregistrement des règlements (Chèques, etc)
Saisie et suivi des dons
Préparation des éléments de CA sur les admissions de bénévoles et les suivis des adhérents
Envoi des courriers aux nouveaux adhérents
Suivi des décès (Enregistrement dans le CRM, Courrier condoléances)
Suivi administratif des bénévoles :
Rédaction des courriers d'admission
Suivi des démissions bénévoles
Tenue à jour des dossiers bénévoles (convention bénévoles, RGPD)
Traitement des demandes d'ASA
Mise à jour annuelle des attestations de permis des bénévoles
Classement et archivage
Réalisation des extractions de CRM :
Routage pour l'envoi du magazine
Appel à cotisation / Rappel à cotisation
Vœux de fin d'année
Campagne membre bienfaiteur (CMB)
Petit journal
Extraction à la demande de la direction
Service APPA :
Suivi et traitement des demandes d'aides du groupe La Poste (les aidants familiaux) :
Réception et traitement du mail
Etablissement de chèque
Saisie des chèques dans le fichier Excel
Publipostage et envoi du courrier accompagné du chèque
Aides administratives (Bilan, Création de fiche bénéficiaire)
Logistique :
Réalisation de tâches administratives à la demande de la direction, de la direction adjointe ou de la Présidence (Traitement/ envoi de courriers ou courriels, élaboration de tableaux de suivis, rédaction de Compte-rendu, de courriers, mise à jour de données, utilisation du CRM, classement, archivage.)
Les compétences requises :
Capacité à s'adapter face aux différents interlocuteurs
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Maîtriser les outils numériques
Polyvalence
Autonomie
Disponibilité
Bon relationnel
Type d'emploi et temps de travail : Temps plein, CDI, sur la base de 37,5h/semaine
Statut : Employé
