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1 CADRE GÉNÉRAL
La villa ANAÉ de Costebelle dans le Var (83) est un centre de vacances de 87 lits. Ouverte depuis 1975, elle accueille des groupes et familles en vacances d’avril à septembre en continu, puis sur les petites vacances scolaires de Noël et février.
Le chef de service de la Villa ANAÉ de Costebelle à Hyères, sous l’autorité du Responsable de l’établissement, a pour mission l’organisation et l’exploitation du centre de vacances dans ses dimensions techniques et pédagogiques avec pour objectif la qualité des prestations d’activité, d’animation et d’accueil des publics valides et en situation de handicap, la sécurité des biens et des personnes, et cela dans un souci d’équilibre économique. Sa polyvalence l’amène à seconder le responsable d’établissement sur tous les autres sujets.
En lien avec le responsable d’établissement, il organise et met en œuvre tout ou partie des objectifs suivants :
- Accompagner chaque groupe dans la création, la réflexion et l’organisation de son projet de vacances
- Proposer des tarifs accessibles permettant les vacances au plus grand nombre
- Accueillir les vacanciers, présenter l’établissement et son fonctionnement
- Favoriser la rencontre, les échanges et l’expression individuelle
- Veiller à la sécurité de tous et à l’entretien des locaux
- Loger les personnes dans de bonnes conditions d’hygiène, y compris les adaptations matérielles nécessaires
- Identifier et proposer des services extérieurs pour les actes de santé et de vie quotidienne
- Gérer et organiser des activités adaptées hiver comme été
- Animer des temps de découverte, de jeux ou de détente accessible au plus grand nombre
- Mettre à disposition des groupes du matériel d’activité sur site
- Communiquer un inventaire des possibilités de sorties et de loisirs sur la région
- Proposer une restauration familiale tenant compte des besoins spécifiques de textures et des régimes
2 MISSIONS
Aux côtés du responsable de l’établissement, il interviendra directement auprès de l’équipe saisonnière présente sur l’établissement. Dans sa qualité de chef, il participe aux domaines suivants : gestion RH, commercialisation, accueil, activités et loisirs, sécurité des locaux, suivi/entretien des bâtiments et du terrain.
Ressources humaines
- Participer à la politique de recrutement saisonnière de l’équipe pédagogique en fonction du BP, de déterminer les profils
- Participer à la rédaction les offres d’emplois
- Participer à la sélection les candidats
- Préparer les entretiens et rencontrer les candidats
- Prendre part à la validation des embauches
- Accueillir et former l’équipe pédagogique
- Contrôler la planification et le suivi du temps de travail des saisonniers pédagogiques
- Participer à l’organisation des récupérations et des congés payés des saisonniers pédagogiques
- Transmettre les informations mensuelles au responsable d’établissement
- Accompagner et former l’équipe pédagogique de saison
- Afficher les plannings de travail hebdomadaires ou mensuels de l’équipe pédagogique
- Se tenir informé de la législation en vigueur pour les différentes activités
- Participer aux actions transversales de l’ANAÉ (séminaires, réunions hebdo, AG…)
- Participer à l’organisation et l’animation des réunions d’équipes saisonnières
- Participer aux temps d’analyse de fonctionnement du binôme de direction
Commercialisation
- Accueillir et renseigner le client au téléphone / par mail pour les activités internes et externes
- Participer à la création des devis pour la partie activités
- Rencontrer et contractualiser avec les prestataires d’activité et de transport extérieurs.
- Transmettre les informations et le suivi activités depuis l’espace clients
- Facturer ponctuellement les activités extérieures ponctuelles sans hébergement
- Participer à la communication de l’établissement au travers des différents outils existants.
- Participer à la mise en œuvre de conventions de partenariats commerciaux
Accueil
- Informer les clients en amont des séjours et le jour d’arrivée des informations relatives à l’organisation des activités et des animations proposées.
- Planifier les arrivées, les besoins spécifiques alimentaires et matériels.
- Vérifier et organiser avant et pendant la saison de l’état du matériel pédagogique et d’animation
- Mettre en œuvre les bilans de satisfaction clients et étudier les retours liés à ses domaines de responsabilité
- Mettre en œuvre, pour sa partie, les engagements environnement durable de l’ANAÉ
Activités et loisirs
- Organiser l’ensemble des activités pédagogiques et des animations d’accueil et de soirées.
- Connaitre et entretenir des relations avec les prestataires locaux pour infos clients
- Contractualiser auprès des partenaires d’activités
- Organiser l’espace de bord de mer « Pôle Handinautic »
- Rechercher de nouvelles propositions d’activités pédagogiques et de loisirs externes
Sécurité des locaux
- Transmettre les informations relatives à la tenue du registre de sécurité incendie
- Participer à l’accueil de la commission communale de sécurité
- Organiser le suivi de la maintenance règlementaire et des contrôles obligatoires auprès du responsable d’établissement
- Prendre les rdvs nécessaires pour répondre aux prescriptions légales de sécurité et mettre en œuvre les moyens pour répondre aux non-conformités
- Planifier le contrôle annuel de légionnelle
- Informer les responsables de groupes et familles des consignes de sécurité à l’arrivée.
Administration et finances
- Se tenir informé du budget prévisionnel annuel
- Participer à la définition des besoins d’investissement
- Renseigner le tableau de suivi (énergies)
- Dresser le bilan de saison des activités
Entretien parc et bâti
- Accompagner l’ensemble des sujets liés à l’entretien du site
- Mettre en œuvre un protocole de suivi de l’entretien des locaux et du parc
- Responsabilité partagée de checker l’état du bâti et des équipements avant saison
- Responsabilité partagée d’organiser les petits travaux de remise en état avant saison
- Réparer et intervenir sur les petites réparations (plomberie, électricité, peinture, maçonnerie…) au regard de ses compétences et de la législation
- Rechercher les artisans et prendre les rdvs avec les artisans si nécessaire
- Relever et suivre les consommations énergétiques et alerter (eau, électricité, fioul, gaz…)
- Contrôler les niveaux de chaufferie (pression, courbe de chauffe…)
- Participer à la projection et à la planification des évolutions possibles du site
- Participer aux programmes de réhabilitation mis en place par l’association
