CDI – Temps partiel 3 jours/semaine (60%)
Contexte & Environnement
Nous sommes une entreprise SaaS en croissance, intervenant auprès d'acteurs publics et privés. Dans le cadre de notre développement, nous cherchons à internaliser et structurer notre fonction administrative et financière, jusqu'ici assurée partiellement par des freelances.
L'Assistant(e) Administratif(ve) & Financier(e) jouera un rôle central dans la fiabilité de nos processus comptables, financiers et administratifs. Il/elle travaillera en lien direct avec le CEO, le DAF externe, le cabinet comptable et les équipes opérationnelles.
Missions principales
1. Gestion des factures d'achats & relation cabinet comptable
▸ Récupérer hebdomadairement les factures d'achats via les outils dédiés (Pennylane, IPT) et directement sur les sites fournisseurs concernés
▸ Assurer la transmission régulière des documents au cabinet comptable, gérer les relances en cas de pièces manquantes ou incomplètes
▸ Être l'interlocuteur(rice) principal(e) du cabinet comptable pour tout échange courant
▸ Transmettre les éléments comptables complémentaires (comptes courants, etc.)
2. Facturation clients & recouvrement
▸ Émettre les factures ponctuelles suite à livraisons de prestations et commandes clients
▸ Assurer la bonne saisie et l'envoi des factures périodiques récurrentes
▸ Piloter le recouvrement : relances email, automatisation, appels téléphoniques
▸ Assurer le suivi des contentieux éventuels en lien avec le CEO
3. Gestion des paiements fournisseurs & plateformes
▸ Gérer les paiements des factures fournisseurs dans les délais impartis
▸ Assurer le dépôt et le suivi des factures auprès des intermédiaires et plateformes dédiées :
– SCC, UGAP, Canut, Chorus Pro, facturation directe
4. Reporting financier & support à la direction
▸ Assister les DAF externes et le CEO dans la production de la documentation de reporting financier (mensuel, trimestriel)
▸ Contribuer aux rendus investisseurs : collecte des données, mise en forme des documents
5. Administration générale
▸ Gérer les tâches administratives courantes : assurance maladie, RC Pro, mutuelle, courriers
▸ Assurer le suivi et les relances liées aux contrats d'assurance et obligations réglementaires
▸ Gérer à terme les payes et clôtures mensuelles, demandes de salaires (évolution du poste)
6. Gestion des renouvellements de commandes
▸ Anticiper les échéances de renouvellement (contrats annuels ou trimestriels)
▸ Récupérer les bons de commande auprès des grands comptes publics et privés
▸ Relancer les clients concernés en cas de retard ou d'absence de confirmation
▸ Être en lien avec les équipes Ops pour valider les évolutions de modalités de facturation ou de prestations
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