Au sein de l'équipe Qualité et Opérations, le/la Coordinatrice-eur des passages de certifications est le-la garant-e de l'optimisation et de la fluidité des processus de passage des certifications professionnelles pour l'ensemble des formations Simplon dans le respect des règlements. Il/Elle assure la coordination centrale des sessions, la gestion des jurés et des livrables, et contribue activement à la professionnalisation de l'expérience de certification pour les apprenants et les jurys et à son optimisation.
Principales responsabilités et activités :
Planification et coordination des passages de certification finale :
- Établir et maintenir un calendrier national consolidé des sessions de certification, en coordination avec les équipes régionales et les Chef.fe de Projet ;
- Assurer la cohérence des calendriers entre les différentes régions et référentiels ;
- Organiser les sessions en distanciel, en hybride et en présentiel ;
- Etre le relais des responsables de session ;
- Coordonner la préparation et la planification des sessions de rattrapage ;
- Gérer l’ensemble du volet administratif des passages de titres (définir l’ordre de passage des apprenants, rédiger et transmettre les convocations aux apprenants et aux jurés via les outils existants, communiquer les résultats aux apprenants et enregistrer les résultats des certifications dans Yparéo) ;
- Veiller au respect des process de passage mentionnés dans le Règlement Général de Certification.
Gestion, mobilisation et coordination des jurés de passage d'évaluation :
- Développer et maintenir un vivier centralisé de jurés par référentiel de formation en lien avec le pôle certificateur ;
- Identifier les candidat-es jurés à l 'habilitation ;
- Mettre en place un processus d'onboarding pour les Formateurs-trices souhaitant devenir jurés, en identifiant les référentiels pertinents ;
- Solliciter les jurés habilités pour les sessions et gérer les éventuels désistements, en assurant leur remplacement ;
- Mettre en place une politique de fidélisation des jurés.
Gestion des livrables et des plateaux techniques :
- Mettre en place un processus standardisé pour la récupération des livrables des apprenants auprès des Responsables Pédagogiques/Formateurs-rices et leur centralisation ;
- Préparer les dossiers de certification et les procès verbaux pour les jurys et transmettre l'ensemble des éléments nécessaires aux jurés (dossiers apprenants, fichiers réponses, référentiels) ;
- Coordonner la préparation logistique des plateaux techniques (PC, fichiers réponses, etc.) en lien avec les responsables de session en particulier pour les sessions en présentiel si besoin ;
- En lien avec le responsable de session, s'assurer des bonnes conditions techniques des apprenants (connexion, matériel) pour les sessions à distance.
Accompagnement des équipes et veille :
- Contribuer à la création et à l'évolution de la documentation du processus d'organisation des passages d'évaluation finale (tutoriels, templates de dossiers, outils d'auto-évaluation) ;
- Réaliser des retours d’expérience de passages et proposer des axes d'amélioration en lien avec le comité de contrôle Qualité et Conformité ;
- Piloter les agréments des IU pour chaque titre professionnel (préparer les templates, suivre les demandes, centraliser les demandes) ;
- Participer à la réflexion sur les solutions innovantes pour les RNCP (plateaux mobiles, machines virtuelles) en lien avec le SI ;
- Se tenir informé.e des évolutions des modalités évaluatives sur les différentes certifications déployées ;
- Sensibiliser et accompagner les équipes internes de Simplon (Formateurs.trices, responsables de session, etc.) sur les process de planification et d’optimisation de certification et leurs évolutions ;
- Apporter un soutien et un accompagnement aux équipes pour l'organisation pratique des passages de certifications.
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