MISSIONS
À propos de Simplon.co
Simplon.co est une entreprise sociale et solidaire (ESS) en forte croissance, engagée pour un numérique inclusif et solidaire. Nous proposons des formations professionnelles gratuites et intensives aux métiers du numérique et de l’IA pour des profils diversifiés ou éloignés de l’emploi. Fort de notre déploiement, nous comptons aujourd'hui environ 30 sites répartis partout en France et en outre-mer, et de nombreux projets immobiliers d'envergure sont à venir. En étroite collaboration avec la Responsable des Services Généraux, vous participerez activement au bon fonctionnement quotidien et à l'optimisation logistique des différents locaux de Simplon.
Facility Management, Exploitation Technique & Gestion Immobilière
- Gestion des Prestataires & Services aux Occupants (Soft Services) :
- Suivre et contrôler au quotidien la qualité des prestations délivrées par les entreprises partenaires (nettoyage des locaux, tri sélectif et gestion des déchets, espaces verts…)
- Participer à l’élaboration des appels d'offres et à la sélection des prestataires nationaux (analyse du business model, grilles de critères, choix et contractualisation des prestataires…).
- Pilotage et Maintenance Multitechnique (Hard Services) :
- Effectuer des rondes techniques quotidiennes pour inspecter le bâtiment, identifier les dysfonctionnements (chauffage, ventilation, climatisation, électricité, plomberie) et garantir le confort thermique, visuel et acoustique des usagers.
- Prendre en charge les interventions techniques de premier niveau ou planifier, coordonner et superviser les interventions des techniciens et artisans spécialisés.
- Suivre l'outil de ticketing ou de gestion des demandes internes pour le traitement des anomalies techniques et veiller au respect des délais de résolution.
- Sécurité, Conformité Réglementaire & Gestion des Risques (ERP) :
- Garantir la conformité réglementaire continue des locaux classés Établissement Recevant du Public (ERP) et veiller au respect des consignes d'hygiène et de sécurité.
- Tenir à jour les documents officiels et participer au suivi de la conformité avec les différents territoires en région.
- Planifier et coordonner les vérifications obligatoires annuelles (moyens de secours, installations électriques, Système de Sécurité Incendie) et co-organiser les exercices périodiques d'évacuation et les formations.
- Aménagement des Espaces / Travaux & Suivi Immobilier :
- Participer aux projets immobiliers de déménagement et assurer le suivi de l’installation des équipes.
- Assurer le suivi opérationnel de premier niveau avec les bailleurs pour toutes les problématiques liées au bâtiment.
- Transition Écologique & Performance Environnementale du Bâtiment :
- Suivre, analyser et reporter les consommations énergétiques du site (électricité, eau, gaz…) et participer activement au déploiement d'actions d'éco-efficience (réduction à la source, maîtrise des énergies).
- Concevoir et animer des campagnes de sensibilisation ludiques à destination des collaborateurs concernant les éco-gestes au bureau.
Qualité de Vie au Travail :
- Événementiel interne : Co-piloter la conception et la logistique des temps forts de la vie d'entreprise (afterworks, animations thématiques, soirée de fin d’année…).
- Gestion des demandes internes : Superviser et optimiser l’outil de ticketing des Services Généraux, en veillant à la rapidité de traitement et à la satisfaction des collaborateurs.
- Gestion des approvisionnements : Suivre de manière autonome les stocks, réaliser les commandes de fournitures, de mobilier et consommables pour le siège, tout en menant des négociations budgétaires simples.
- Design et gestion des espaces de convivialité : Veiller à la bonne tenue, au confort et à la convivialité des espaces communs (cafétéria, zones de pause, espaces de détente).
Gestion Administrative et Budgétaire :
- Politique de déplacements : Centraliser, vérifier et valider les demandes de déplacements professionnels des collaborateurs sur l'outil interne dédié.
- Mouvements de personnels : Assurer le suivi logistique des entrées et sorties des salariés sur les divers outils internes (téléphones professionnels, Welcome Pack…).
- Communication interne et Intranet : Moderniser et actualiser régulièrement l'intranet de Simplon concernant la vie des bâtiments et les consignes logistiques.
- Flux documentaires : Gérer de façon fluide le tri, la distribution et l'affranchissement du courrier ainsi que la réception des colis.
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