Présentation de la structure
Servi en local est une association engagée dans le développement des circuits courts alimentaires, la valorisation des producteurs locaux et la mise en lien entre producteurs, restaurateurs, commerces de proximité et collectivités du territoire. À travers son activité d'achat-revente, ses actions de coordination, ses partenariats et ses événements, l'association contribue à rendre les produits locaux plus accessibles aux restaurateurs, collectivités, hôtels, associations, particuliers et acteurs engagés du territoire.
Dans le cadre d'une évolution de son organisation interne, Servi en local recrute un·e responsable logistique et coordination. Le poste a vocation à prendre en responsabilité le fonctionnement opérationnel, administratif et logistique de l'activité, en lien direct avec la directrice.
Positionnement du poste
Le poste est rattaché hiérarchiquement à la directrice de Servi en local.
La directrice assure le pilotage stratégique, la représentation institutionnelle, le développement des partenariats, les relations financeurs et les arbitrages structurants.
Le ou la responsable assure le suivi opérationnel du middle et back office : coordination de l'activité achat-revente, suivi des commandes, relation courante avec les producteurs et clients existants, organisation logistique, facturation, suivi administratif, reporting, bilans et appui aux appels à projets.
Le poste nécessite une forte autonomie, un bon sens de l’organisation, de la rigueur administrative, une appétence pour le terrain et une adhésion forte au projet associatif.
Missions principales
1. Coordonner l’activité achat-revente et la relation opérationnelle avec les producteurs et clients
Le ou la responsable assure le suivi quotidien de l'activité achat-revente, en lien avec les producteurs, les clients existants et les prestataires.
À ce titre, il ou elle aura notamment pour missions de :
- être l'interlocuteur·rice privilégié·e des clients existants : recueil, relance et confirmation des commandes ;
- coordonner les commandes avec les producteurs et suivre les disponibilités produits ;
- piloter la relation client au quotidien : suivi des livraisons, traitement des demandes et réclamations, propositions tarifaires ponctuelles ;
- garantir une relation fluide, professionnelle et réactive avec l'ensemble des partenaires (producteurs, restaurateurs, collectivités, hôtels, associations, particuliers).
Le lancement des premiers échanges avec un nouveau client ou un nouveau producteur, ainsi que les nouveaux engagements de l'association, se font en concertation avec la directrice.
2. Assurer la coordination logistique des collectes et livraisons
L’activité d’achat-revente implique une organisation logistique régulière, avec des collectes et livraisons plusieurs fois par semaine.
Le ou la responsable devra être en capacité de :
- organiser et préparer les tournées de collecte et de livraison (documents, chargement) ;
- assurer jusqu'à 50 % des livraisons selon les besoins de l'organisation, en conduisant le véhicule dédié (permis B obligatoire) ;
- garantir le respect des règles sanitaires et de la chaîne du froid lors de la manipulation et du transport des produits frais ;
- alerter la direction en cas d'incident logistique, sanitaire ou qualité, et contribuer à l'amélioration de l'organisation.
Le permis B est obligatoire.
3. Gérer le suivi administratif, la facturation et les paiements
Le ou la responsable assure la responsabilité opérationnelle du suivi administratif lié à l’activité.
Il ou elle aura notamment pour missions de :
- éditer, envoyer et suivre les factures clients via le logiciel de prise de commande / facturation ;
- effectuer les relances de paiement et suivre les impayés, en alertant la directrice en cas de retard significatif ou de situation sensible ;
- classer les pièces administratives et préparer les éléments transmis à l'expert-comptable ;
- garantir la fiabilité et le suivi documentaire des données administratives et financières (commandes, livraisons, factures, règlements).
La personne recrutée devra être à l’aise avec les outils numériques, les tableaux de suivi, les mails, le téléphone et les logiciels de gestion courants.
4. Produire le reporting mensuel et suivre les indicateurs d’activité
Le reporting est une mission clé du poste : le ou la responsable participe activement au bon pilotage de l'activité en produisant, de façon régulière et fiable, un suivi permettant à la direction de piloter l'association.
Il ou elle aura notamment pour missions de :
- consolider et suivre mensuellement les indicateurs clés de l'activité (volumes vendus, chiffre d'affaires, nombre de clients actifs, marges par secteur de clientèle) ;
- produire un reporting mensuel à destination de la directrice et du bureau ;
- identifier les évolutions significatives et alerter sur les points de vigilance ;
- contribuer à l'analyse opérationnelle de l'activité et proposer des améliorations d'organisation à partir des données suivies.
Cette mission suppose une bonne rigueur, une capacité à structurer l’information et un intérêt pour les indicateurs de pilotage.
5. Contribuer aux bilans, appels à projets et financements
En lien avec la directrice, le ou la responsable participe activement aux opportunités de développement et de financement de l'association.
Il ou elle aura notamment pour missions de :
- assurer une veille active sur les appels à projets et échéances de financement, au service du développement de l'association ;
- collecter les données, indicateurs et pièces nécessaires à la constitution des dossiers et bilans ;
- rédiger une première version des dossiers d'appels à projets et des bilans (intermédiaires et annuels), avec un point de relecture avec la directrice avant envoi.
La stratégie de financement, les arbitrages budgétaires, la relation avec les financeurs et la validation finale des dossiers relèvent de la directrice.
6. Participer à l’organisation des événements et temps forts de l’association
Servi en local participe ou contribue à différents événements : rencontres producteurs-clients, événements territoriaux, prestations alimentaires, animations pédagogiques, événements associatifs ou institutionnels.
Le ou la responsable pourra être amené·e à :
- coordonner la logistique des événements (invitations, inscriptions, prestataires) en lien avec les producteurs, clients et bénévoles mobilisés ;
- être présent·e le jour J et assurer le suivi opérationnel après l'événement ;
- contribuer à l'organisation des temps forts de l'association, notamment ses 10 ans.
La représentation institutionnelle, les prises de parole officielles et les événements à fort enjeu d’image relèvent principalement de la directrice.
7. Contribuer ponctuellement à la communication
Le ou la responsable pourra contribuer ponctuellement à la transmission d'informations et de données utiles aux stagiaires ou personnes en charge de la communication, et valorisation des producteurs, clients ou événements.
Niveau d’autonomie et cadre de décision
Le poste suppose une forte autonomie sur le fonctionnement courant de l’activité.
Le ou la responsable dispose d'une réelle autonomie dans la gestion quotidienne de l'activité : commandes, livraisons, facturation, reporting mensuel, préparation des bilans et des premiers éléments d'appels à projets, organisation logistique des événements.
Sur les sujets les plus sensibles ou à enjeu (question financière importante, tension relationnelle, incident, nouveau partenariat, sollicitation institutionnelle ou presse...), le ou la responsable peut s'appuyer sur la directrice pour échanger et prendre les meilleures décisions.
Conditions du poste
- Poste basé au 130 rue Achard, à Bordeaux.
- Déplacements réguliers sur le territoire.
- Télétravail possible de manière ponctuelle et minoritaire, selon les nécessités de service.
- Permis B obligatoire.
- Conduite et livraisons à prévoir.
- Manutention régulière de produits frais.
- Respect des règles sanitaires et de la chaîne du froid.
Horaires pouvant impliquer des prises de poste tôt le matin (dès 6h certains jours), selon les jours de collecte, livraison ou événement.
- Disponibilités ponctuelles possibles en soirée ou week-end lors d’événements.
Contrat à Durée Indéterminée
- Possibilité de temps partiel selon le profil et l'organisation retenue.
Rémunération sur base du SMIC
Expérience souhaitée
Minimum 3 ans d’expérience dans des fonctions de coordination opérationnelle, gestion administrative, logistique, animation de réseau, gestion de projet ou poste équivalent.
Finalité du poste
La finalité du poste est d'apporter à la directrice un binôme de coordination fiable et autonome, garantissant le bon fonctionnement opérationnel, administratif et logistique de l'activité de Servi en local : suivi des commandes, des producteurs, des clients, des livraisons, de la facturation, des indicateurs et des bilans.
En véritable adjoint de coordination, le ou la responsable permet à la directrice de se concentrer davantage sur les missions de représentation, développement, partenariats, financeurs et arbitrages structurants.
![[Interview] Côme, co-founder of La Joist - training in energy renovation](https://images.prismic.io/jobsthatmakesense/5580830a-f854-46cf-8152-1af73cd3eac1_LaSoliveSelection-63_sansmarque-min.jpg?auto=compress,format&rect=0,648,5184,2160&w=1920&h=800)
![[Testimonials] Their professional retraining has made them happier](https://images.prismic.io/jobsthatmakesense/3b91b678-b786-4d40-9322-a8ee4e9ba8a7_cynthia-magana-mFPJXEQfb9M-unsplash.jpg?auto=compress,format&rect=0,1210,6000,2500&w=1920&h=800)