Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
Sous la responsabilité du Responsable du Pôle Service et Maintenance, l’Agent.e polyvalent.e des Services Généraux a pour mission d’organiser l’occupation des espaces de travail et de coordonner la mise en œuvre des aménagements, en tenant compte des contraintes techniques du site et des besoins des occupants, afin de garantir des conditions d’utilisation adaptées et fonctionnelles. Il contribue au bon fonctionnement général du bâtiment, à la sécurité des biens et des personnes et mets à disposition des occupants les moyens et services nécessaires à leurs activités professionnelles.
Activités principales de l’emploi
Organiser l’occupation et l’aménagement des espaces de travail
- Recueillir les besoins d’implantation et tenir compte des contraintes techniques et d’usage
- Proposer des scénarios d’occupations, notamment pour les espaces en saturation
- Ajuster les implantations en fonction des mouvements internes
- Gérer l’outil de partage des postes de travail et assurer le support aux utilisateurs
- Mettre à jour les plans d’aménagement existants en fonction des mouvements
- Remplacer le mobilier endommagé et améliorer le confort et fonctionnalité des espaces
- Participer aux travaux de répartition spatiale en lien avec le technicien méthode
- Gérer les espaces de stockage de mobilier et anticiper les besoins de réassort
Contribuer à l’amélioration de la qualité des prestations externalisées
- Vérifier la réalisation des prestations selon les consignes définies
- Qualifier et signaler les anomalies ou dysfonctionnements constatés
- Participer aux contrôles lors de rondes qualités
- Faciliter l’intervention des prestataires sur site
Faciliter l’intégration des occupants et des usagers
- Contribuer à la sécurité et au support logistique des groupes et événements externes,
- Assurer une permanence ponctuelle à la réception
- Questionner la satisfaction des collaborateurs et la perception utilisateurs
- Informer et relayer les bonnes pratiques d’usages et comportementales
Traiter les demandes courantes liées aux services généraux
- Réceptionner les demandes des occupants et en assurer le traitement
- Adapter le traitement des demandes selon les consignes et priorités définies
- Suivre le traitement des demandes et alerter en cas de difficultés ou de dérives
Réaliser la maintenance de niveau 1
- Vérifier le bon fonctionnement des équipements techniques et de services
- Effectuer les opérations de maintenance de niveau 1
- Escalader le niveau de maintenance en cas d’anomalies
- Evaluer la récurrence des dysfonctionnements et le besoin de renouvellement
Participer à la sécurité et sûreté des locauxGérer les badges et les clés selon les procédures établies
- Vérifier l’état visible des équipements de sécurité et la vacuité des circulations
- Prévenir les risques sanitaires et sécuritaires par des actions adaptées (affichage, isolement,…)
- Signaler, protéger et traiter les incidents et anomalies matériels ou d’exploitation
Gérer les flux logistiques, le suivi des stocks et la mise à disposition
- Préparer et expédier les colis en adaptant le transporteur
- Réceptionner, contrôler, inventorier et ranger les livraisons
- Mettre à disposition les matériels et consommables
- Maintenir les espaces de stockage en ordre
- Anticiper les besoins de réapprovisionnement
Réaliser les achats courants de consommables
- Passer les commandes selon les procédures définies et le budget alloué
- Déterminer les besoins complémentaires et demander des devis
- Vérifier la conformité des réceptions, gérer les réclamations et les retours
- Etablir des bilans de consommations réguliers et remonter les synthèses
Assurer le bon fonctionnement des espaces et des services associés
- Maintenir en ordre et préparer les salles et espaces collectifs
- Approvisionner les consommables courants et configurer les espaces à la demande
- Maintenir les conditions d’utilisation des points de collectes et tisaneries
Contribuer à l’amélioration de l’organisation des services généraux
- Favoriser la collaboration avec d’autres services / départements
- Proposer des améliorations qui contribuent à qualité de vie au travail des occupants
- Partager les informations et harmoniser les pratiques au sein de l’équipe
- Assurer la continuité des activités du service et le soutien logistique auprès de l’équipe
- Contribuer à l’identification des dysfonctionnements récurrents
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