Entrepreneurship in the territories: is it the right time?
Reconnue d'utilité publique depuis 1990, la Fondation Énergies pour le Monde (Fondem) favorise l'accès à l'électricité par énergies renouvelables en milieu rural, principalement en Afrique. Forte de son expérience, la Fondem articule aujourd'hui ses actions autour de quatre axes d'intervention : la planification énergétique, la mise en oeuvre et le suivi de projets de terrain, le conseil à des donneurs d'ordre privés et publics et la capitalisation et diffusion de retours d'expériences.
Au travers des projets qu'elle met en oeuvre la Fondem participe à l'amélioration de la vie des populations (ménages, communautaires et acteurs économiques) rurales en leur apportant non seulement un accès à l'énergie, mais en permettant également un meilleur accès à l'eau, au renforcement de la sécurité alimentaire locale et au développement d'activités génératrices de revenus.
La Fondem est organisée en 4 pôles qui interagissent :
• le pôle projets, chargé de la mise en oeuvre des projets de terrain,
• le pôle expertise qui réalise des prestations pour des donneurs d’ordres privés et publics et fournit un appui technique aux projets,
• le pôle développement, regroupant les activités de recherche de fonds, de communication et d’animation de la capitalisation,
• et le pôle administration-finance.
1- MISSIONS PRINCIPALES
Au sein d’une équipe d’une quinzaine de personnes, dont trois VSI basés au Sénégal et à Madagascar, un VSC basé à Madagascar et un contrat en portage salarial basé au Sénégal, sous la responsabilité du Directeur Général, le/la Responsable Administratif.ve et Financier.ère est un maillon essentiel de la gestion des programmes et de la structure.
1. Gestion administrative et financière des programmes
• Suivre les différents contrats avec les bailleurs de fonds ;
• Réaliser régulièrement avec les chargés de projets les suivis budgétaires ;
• Élaborer les rapports financiers des projets pour les bailleurs ;
• Préparer et superviser les différents audits, mettre en oeuvre les éventuelles recommandations ;
• Revoir les conventions avec les bailleurs, partenaires locaux et prestataires ;
• S’assurer du respect des procédures internes & bailleurs, notamment en ce qui concerne le respect des règles de passations de marché ;
• Accompagner les chargés de projets et le pôle Développement dans le montage de nouveaux projets pour les parties administratives et financières des dossiers de demande de financement ;
2. Gestion administrative et financière de la fondation
• S’assurer du respect des procédures internes (Guide achats, finances, etc.) ;
• Suivi de la comptabilité générale et analytique, en lien avec le cabinet d’expertise comptable, et le commissaire aux comptes ;
• Participer à la clôture des comptes annuels et aux indicateurs de gestion, en collaboration avec la Direction Générale et le cabinet comptable,
• Suivre le plan de trésorerie de la Fondem, superviser les sessions de paiements ;
• Participer à l’élaboration du budget prévisionnel de l’année n+1;
• Réaliser le suivi budgétaire de la structure et son atterrissage intermédiaire (été) et annuel (décembre);
• Assurer le suivi des placements des fonds de la fondation et, le cas échéant, faire des propositions ;
• Appuyer la Direction Générale dans la préparation des Bureaux et Conseils d’Administration
• Participer aux comités de direction hebdomadaire de la Fondem
• Participer aux travaux de réflexion sur la stratégie de la Fondem et à l’animation des séminaires internes.
3. Gestion des ressources humaines de l’ONG
Le/la RAF est en lien étroit avec le cabinet de paie pour suivre l’ensemble de la dimension RH de la structure d’un point de vue administratif :
• Consolider les éléments de paie mensuels pour le cabinet, vérification des bulletins ;
• Suivre les outils RH de la structure : entretiens annuels, plan de formation, dossiers personnels des salariés, suivi des rendez-vous à la médecine du travail etc.
• Anticiper les besoins de recrutements, préparer les fiches de postes adéquates et mettre en place les recrutements
• Réaliser la contractualisation et l’onboarding des nouveaux collaborateurs et accompagner leurs départs
• S’assurer du suivi des obligations de l’employeur (affichage, DUER, …) et de leur mise à jour.
4. Autres aspects administratifs du poste
• Mettre à jour les manuels de gestion interne de la Fondem
• Proposer de nouveaux outils et environnements informatiques et aider à leur mise en place
• La Fondem est propriétaire de son immeuble assurer la gestion et le bon usage des locaux
• Réaliser et suivre les déclarations diverses en lien avec les obligations de la Fondation
• Encadrer les travaux de la chargée d’administration de la Fondem
