Le poste
En tant que Responsable des Opérations, vous travaillerez aux côtés de la direction et sous la responsabilité de la Co-fondatrice et Responsable des Affaires Internationales. Vous êtes garant·e du bon fonctionnement opérationnel de GPAI et intervenez sur trois grands volets complémentaires :
- Le pilotage des fonctions support qui font tourner l'organisation au quotidien : gestion administrative, financière et RH, office management, logistique des déplacements et des événements, relations prestataires.
- La structuration progressive de nos outils et workflows, en identifiant les processus à fluidifier, repenser ou automatiser, pour construire une organisation durablement efficace à mesure que le Lab se développe.
- L'appui aux réponses aux appels à projets et le développement des partenariats, en coordination avec les équipes de recherche.
Responsabilités
1. Pilotage des fonctions opérationnelles et support du GPAI Policy Lab
Vous supervisez l'ensemble des fonctions support qui font tourner l'organisation et structurez les processus internes (RH, financiers, et opérationnels). L'enjeu central est de bâtir des processus durables, clairs et efficaces, qui garantissent un fonctionnement fluide au quotidien pour toute l'équipe. Bien gérées, ces fonctions constituent un pilier essentiel de l'organisation. Elles permettent à chacun de se concentrer sereinement sur ses missions et représentent une valeur ajoutée considérable pour le Lab.
- RH de bout en bout : pilotage du recrutement en coordination avec les équipes dédiées, rédaction des contrats, onboarding/offboarding, gestion de la paie, mise à disposition et configuration du matériel informatique.
- Gestion budgétaire & financière : vous êtes l'interlocuteur·rice principal·e du comptable et du commissaire aux comptes, et pilotez à ce titre l'ensemble des exercices comptables : clôture des comptes, bilan, et autres obligations périodiques. Au quotidien, vous veillez au bon enregistrement et suivi des factures, ainsi qu'au montage et pilotage des budgets de l'organisation.
- Conformité légale et administrative : garant·e du respect de l'ensemble des obligations légales et déclaratives de l'association (déclarations fiscales, obligations sociales, démarches administratives liées à la vie associative), en lien étroit avec le comptable et le commissaire aux comptes.
- Office management & vie de bureau : vous êtes garant·e du bon fonctionnement quotidien des locaux et de la qualité de l'environnement de travail. Cela inclut la gestion des accès et badges de l'équipe, l'approvisionnement et l'aménagement des espaces, la coordination avec les services généraux du Campus Cyber, ainsi que la mise à disposition et le suivi du matériel (informatique, mobilier, fournitures).
- Suivi financier : vous pilotez la conception des budgets et leur suivi au quotidien (runway, prévisionnel, écarts), et produisez les éléments de reporting financier à destination de la direction lorsque ceux-ci sont nécessaires.
- Logistique, déplacements & événementiel : vous assurez le pilotage logistique des déplacements de l'équipe avec anticipation, et vous mettez en place les outils et processus qui rendent le montage des déplacements aussi fluide que possible pour l'équipe (transport, hébergement, visa…), et assurez la coordination opérationnelle et logistique des événements du Lab (workshops, conférences, dialogues).
- Coordination avec le Chief of Staff : vous travaillez en étroite collaboration avec le Chief of Staff pour assurer une coordination fluide sur la logistique et les aspects opérationnels associés aux missions et déplacements du CEO.
- Relations prestataires : gestion et négociation avec l'ensemble des partenaires externes (entretien, maintenance, abonnements).
2. Structuration opérationnelle
À mesure que vous prendrez en main les opérations, vous développerez une vision transversale de nos processus et identifierez, de votre propre initiative, ceux qui gagneraient à être repensés, simplifiés ou automatisés. Nous recherchons avant tout quelqu'un qui pense en systèmes : capable de voir au-delà de la tâche immédiate, de repérer les frictions récurrentes, et de concevoir des solutions qui fluidifient le travail de toute l'équipe. La maîtrise technique des outils d'automatisation n'est pas un prérequis, elle sera valorisée, mais ce qui compte davantage, c'est votre curiosité pour ces sujets et votre capacité à identifier où et pourquoi automatiser.
- Vous contribuerez à pérenniser ces processus dans le cadre des outils existants.
- Vous serez force de proposition pour repérer les tâches répétitives ou les processus à optimiser (onboarding, comptabilité, RH, notes de frais, reporting financier…) et pour concevoir des solutions adaptées.
3. Appui sur les réponses aux appels à projets & développement des partenariats
Vous pilotez (ou montez en compétence sur le pilotage de) la participation de GPAI aux appels à projets publics et à la gestion de la relation adhérents.
- Montage des dossiers de candidature et rédaction des propositions de consultance (UE, BPI, ministères, etc.) : coordination de la réponse aux AAP en coordination avec les équipes de recherche ou dédiées, construction des budgets, garant·e de la qualité rédactionnelle et du respect des cahiers des charges, mise à disposition des documents administratifs nécessaires. Vous tenez le calendrier et assurez la coordination entre les différentes équipes pour apporter le contenu au dossier.
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