À propos de GPAI
Le GPAI Policy Lab est une organisation de recherche française, spécialisée sur les enjeux de sécurité et de coordination internationale posés par les modèles d’IA à usage général frontière.
Basée au Campus Cyber, son ambition est de produire une expertise technique et stratégique de haut niveau, alignée sur l’état de l’art scientifique, afin d’appuyer les acteurs français de premier plan (publics et privés) dans leur mission d’appréhension, d’anticipation, et d’élaboration de solutions concrètes face aux enjeux soulevés par le développement d’IA frontière.
Le poste
En tant que chargé de mission - opérations, vous travaillerez aux côtés de la direction et sous la responsabilité du responsable des opérations. Vous êtes garant du bon fonctionnement opérationnel de GPAI et intervenez sur trois grands volets complémentaires :
- Le pilotage des fonctions support qui font tourner l’organisation au quotidien : gestion administrative, financière et RH, office management, logistique des déplacements et des évènements, relations prestataires.
- La structuration progressive de nos outils et workflows, en identifiant les processus à fluidifier, repenser ou automatiser, pour construire une organisation durablement efficace à mesure que le Lab se développe.
- L’appui aux réponses aux appels à projets et le développement des partenariats, en coordination avec les équipes de recherche.
Responsabilités
Ces missions couvrent un périmètre large. Ce que nous recherchons avant tout, c’est une exécution fiable et intelligente. Vous devrez être capable de repérer ce qui doit être ajusté ou remonté, sans perdre le fil du quotidien.
1. Ressources Humaines
Vous assurez la mise en œuvre et le suivi des principaux processus RH, du recrutement au départ des collaborateurs. Vous veillez à ce que chaque étape soit préparée, documentée et exécutée dans les délais, en lien avec le responsable des opérations et les conseils externes.
- Recrutement : publication des offres, suivi des candidatures, coordination des entretiens et communication avec les candidats.
- Onboarding : préparation des documents, création du dossier dans Payfit, coordination des accès, du matériel et du parcours d’intégration.
- Suivi administratif : contrats, avenants, conventions de stage ou de bénévolat, justificatifs de transport, dossiers individuels et échanges avec l’avocate.
- Offboarding : coordination des formalités de départ, restitution du matériel, fermeture des accès et archivage des documents.
2. Finance et comptabilité
Vous prenez en charge la comptabilité opérationnelle et préparez les informations nécessaires au suivi financier. Votre rôle est de garantir la qualité des pièces, la régularité des mises à jour et une coordination fluide avec le comptable.
- Comptabilité dans Pennylane : collecte et dépôt des factures et justificatifs, catégorisation et suivi des pièces manquantes.
- Suivi courant : paiements, remboursements, notes de frais, abonnements et préparation des éléments nécessaires aux clôtures périodiques.
- Coordination comptable : échanges avec le comptable et le commissaire aux comptes, traitement des demandes et remontée des anomalies ou décisions requises.
- Gestion des stocks : tenue de l’inventaire, suivi des niveaux de stock, anticipation des besoins et enregistrement des achats associés.
3. Déplacements et évènements
Vous organisez les déplacements de l’équipe et contribuez à la réussite logistique des évènements du Lab. Vous anticipez les besoins, centralisez les informations et coordonnez les prestataires afin que les participants disposent de tout ce qui leur est nécessaire.
- Organisation des déplacements : recueil des besoins, proposition d’options, réservation des transports et hébergements, préparation des itinéraires et, le cas échéant, suivi des visas.
- Suivi administratif et financier : centralisation des confirmations, respect des règles internes, collecte des justificatifs et mise à jour des outils de suivi.
- Logistique événementielle : réservation des espaces, coordination du matériel, de la restauration et des prestataires, gestion des informations pratiques et appui le jour de l’événement.
4. Outils numériques et processus
Vous maintenez et développez les outils numériques qui soutiennent le travail collectif, en particulier Notion et Slack. Vous transformez les besoins de l’équipe en espaces, ressources et processus simples, cohérents et faciles à utiliser.
- Maintien des outils : administration des espaces Notion et Slack, organisation des contenus et canaux, gestion des accès et suivi des licences.
- Développement des usages : création de bases de données, modèles, formulaires, vues et workflows adaptés aux besoins des équipes.
- Documentation des processus : formalisation de procédures, checklists, calendriers et ressources partagées, puis accompagnement de leur adoption.
- Amélioration continue : identification des irritants et tâches répétitives, proposition de solutions et mise en place d’automatisations simples lorsque cela est pertinent.
5. Office management
Vous veillez au bon fonctionnement quotidien des locaux et à la qualité de l’environnement de travail. Vous êtes un point de contact opérationnel pour l’équipe, les services du Campus Cyber et les prestataires liés à la vie de bureau.
- Vie de bureau : gestion des badges et accès, du courrier, des fournitures, du matériel et des demandes courantes de l’équipe.
- Prestataires et maintenance : coordination des interventions, suivi des commandes et abonnements, et résolution des incidents du quotidien.
- Organisation interne : mise à jour des informations pratiques, soutien aux temps collectifs et contribution aux communications internes et emailings opérationnels.
- Soutien transversal : appui ponctuel aux projets et collecte de pièces administratives selon les priorités fixées.
Façon de travailler
Le poste demande une forte capacité d’exécution, mais aussi le réflexe de structurer ce qui est réalisé. Vous avancez de manière autonome dans le cadre fixé, tout en maintenant une communication régulière sur les priorités, les risques et les décisions attendues.
- Exécuter avec fiabilité : tenir les engagements, vérifier les détails et fermer les boucles de suivi.
- Servir le collectif : anticiper les besoins et réduire les frictions sans alourdir les usages pour permettre à chacun d’exceller.
- Construire pour durer : ne pas seulement traiter une demande, mais intégrer l’information dans une logique d’amélioration continue.
- Savoir alerter : résoudre de façon autonome ce qui relève du cadre défini et solliciter un arbitrage dès que le risque, le coût ou la priorité le justifie.
- Protéger l’information : appliquer une discrétion et une confidentialité strictes à tous les sujets traités.
Critères de réussite à six mois
Au terme des six premiers mois, vous avez pris en main les opérations courantes. Votre contribution se traduit par des informations mieux tenues, des processus plus clairs et un quotidien plus fluide pour l’ensemble de l’équipe.
- Les opérations courantes sont exécutées de manière fluide, fiable et prévisible, avec peu de relances de la part de la direction ou de l’équipe.
- Les processus RH et comptables sont documentés et maîtrisés : les dossiers sont à jour et les échéances sont suivies.
- Les déplacements et évènements sont organisés avec anticipation, et leurs informations administratives, logistiques et financières sont centralisées.
- Les stocks, équipements et besoins du bureau sont suivis, avec des règles de commande et de réapprovisionnement claires.
- Notion et Slack soutiennent efficacement le travail collectif, et les principaux processus sont accessibles, compris et utilisés par l’équipe.
- Le responsable des opérations dispose d’une visibilité fiable sur les sujets ouverts, les échéances, les risques et les décisions attendues.
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