Description of the mission

Entreprise spécialisée dans les travaux d'isolation thermique par l'extérieur (ITE), bardage et de ravalement de façades, nous intervenons auprès d'une clientèle publique et privée sur des projets neufs et en rénovation et/ou d'amélioration énergétique des bâtiments.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Secrétaire Bâtiment Polyvalent(e) (H/F) pour renforcer notre équipe administrative.

Rattaché(e) à la Direction, vous assurez la gestion administrative de l'entreprise et participez au suivi des dossiers RH et des marchés publics.

Vous travaillez en étroite collaboration avec les conducteurs de travaux, le bureau d'études, la dessinatrice et l'économiste de la construction afin d'assurer le bon déroulement administratif des opérations.

Vos missions :

Administration générale Accueil téléphonique et physique. Gestion des courriers, e-mails et documents administratifs. Classement, archivage et suivi documentaire. Gestion des agendas et prise de rendez-vous. Gestion administrative des chantiers Suivi des dossiers de chantiers. Établissement et suivi des devis, factures et situations de travaux. Gestion des commandes et suivi des fournisseurs. Préparation des documents administratifs liés aux chantiers.

Marchés publics Veille et téléchargement des dossiers de consultation. Constitution, dépôt et suivi des dossiers d'appels d'offres. Gestion des pièces administratives des marchés. Suivi de la facturation sur Chorus Pro. Utilisation du logiciel ATEXO Assistant Marchés Publics.

Ressources Humaines Réalisation des DPAE. Rédaction et suivi des contrats de travail. Gestion et renouvellement des cartes BTP. Suivi administratif du personnel : congés, absences, visites médicales, formations. Constitution et mise à jour des dossiers salariés.

Profil recherché Expérience significative dans une entreprise du bâtiment. Bonne connaissance du secteur du BTP, idéalement dans les domaines de l'isolation, du bardage ou du ravalement de façades.

Maîtrise des logiciels BATIGEST, Chorus Pro et ATEXO Assistant Marchés Publics. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Sens de l'organisation, rigueur et autonomie. Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles. Esprit d'équipe, discrétion et polyvalence.

Salaire: Mensuel de 2500.0 Euros

Profile

Compétences:

Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Méthode de classement et d'archivage
Procédures administratives
Procédures d'appels d'offres
Suivi de dossiers techniques
Techniques de gestion administrative
Accueillir, orienter, renseigner un public
Archiver des dossiers et documents de référence
Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
Classer des documents
Collaborer avec d'autres techniciens pour optimiser les processus de travail
Coordonner les réponses aux appels d'offres
Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Elaborer des tableaux de bord
Faciliter la collaboration entre les équipes
Gérer la communication interne et externe
Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
Gérer les communications internes sur l'avancement des projets
Imprimer des documents techniques
Maintenir à jour les dossiers administratifs
Mettre à jour un dossier, une base de données
Optimiser les processus administratifs techniques
Optimiser l'utilisation des ressources techniques
Organiser des réunions et des visites de chantier
Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
Préparer les dossiers techniques pour les réunions
Réaliser la gestion administrative du personnel
Réaliser la gestion des déplacements professionnels
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Relayer de l'information
Renseigner des supports de suivi d'activité
Répondre à un appel d'offres
Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Suivre la comptabilité d'une structure
Suivre l'avancement des projets techniques
Tenir à jour des agendas personnels et partagés
Utiliser les outils numériques
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Expérience: 5 An(s)

Qualites Professionnelles:

Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

CTA ENERGIES

Spécialisée en ITE, bardage et ravalement, l'entreprise améliore la performance énergétique des bâtiments publics et privés du Grand Est, réduisant leur empreinte carbone. Elle a le Label RGE.

Website
Between 15 and 50 persons

CTA ENERGIES did not yet communicate its impact measurement.

This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.

CTA ENERGIES

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More than 100 training courses and programs

Train yourself on a wide range of key topics: CSR and sustainability in business, third places, collective intelligence, energy renovation, skills assessment and much more!

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