Notre structure : l’association Compagnons Bâtisseurs Ile-de-France ESS, insertion par l’habitat. 48 salariés, 20 volontaires en service civique et 100 bénévoles. Elle anime 13 Ateliers de Quartier en Ile-De-France et 8 Bricobus. Ces ateliers de bricolage encouragent les habitants les plus modestes à réaliser des travaux d’amélioration de leur logement par eux-mêmes. Chaque atelier bénéficie de l’appui d’une équipe de professionnels (développement social, habitat, bâtiment, animation) salariés.
www.compagnonsbatisseurs.eu
Contexte : Dans le cadre du départ de la Secrétaire titulaire, vous serez amené.e a rapidement prendre en main les tâches courantes exécutées habituellement.
Votre fonction, en résumé : En collaboration directe avec la Direction et le Gestionnaire Administratif et Financier, vous êtes en charge de réaliser des tâches administratives précises, ainsi que d’aider à l’organisation et au fonctionnement des volets « moyens généraux » et « formations » de l’association. Placé.e sous la responsabilité de la Directrice Adjointe de l’association, le.la Secrétaire a pour missions :
Coordination des moyens généraux : 60%
- Passer les commandes de matériel (informatiques et bureautique) ranger les colis de matériel de bureau dès réception, et mettre sous clé le matériel précieux
- Suivre la flotte de véhicule en lien avec les référents véhicule (déclarations, vignettes, contrôle technique)
- Suivre la flotte de matériel informatique et téléphonie en lien avec la directrice adjointe.
- Être la personne référente en cas de problème sur PC ou téléphone et accompagner le salarié dans sa démarche de réparation.
- Suivre les fournisseurs/ abonnements fluides, assurance, téléphonie, etc. pour les différents locaux de l’association. Envoyer les factures à la comptabilité sur demande.
Appui administratif / RH : 20%
- Embauches : Mettre en ligne les offres d’emploi et préparer le travail pour la Direction afin de faciliter le traitement des candidats, gérer les documents de base permettant la déclaration de futurs salariés (mutuelle, Urssaf, TR, paie, médecine du travail…),
- Intégration : Gérer l’arrivée des nouveaux salariés (création DUE, rdv médecine du travail, inscription mutuelle, dossier du personnel)
- Être en maîtrise des outils de la médecine du travail, de la mutuelle et de la prévoyance afin d’assurer le suivi des situations des salariés
- Suivre et organiser les formations salariées, en collaboration avec la Directrice adjointe, et s’assurer du remboursement des frais par l’OPCO (dossier de remboursement, tableau de reporting, réservation de salle)
- Préparation des payes : appui de la direction dans la préparation sur l’outil dédié des variables de paie (titres de transports, arrêts maladie, tickets restaurant, etc.) et coordination avec la prestataire paye
Secrétariat accueil 20% :
- Assurer l’accueil au sein du siège de l’association 4 jours par semaine (recevoir les courriers et colis, accueillir les personnes qui s’y présentent)
- Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques/postales/mails et assurer le premier niveau de contact entre la structure et l'extérieur.
- Organiser et coordonner la transmission et rédaction de documents et d’informations à destination de l’équipe régionale,
- Trier, Classer, saisir et présenter des documents (courriers, attestations, convocation salariée, rapports courants et spécifiques, conventions) pour la structure à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte.
- Archivage papier et numérique des pièces comptables et administratives
- Participer à la vie de la structure (appui à l’organisation de réunions régionales et de l’assemblée générale annuelle)
Les conditions :
• CDI
• Entre 2 550 et 2630 € bruts mensuels selon expérience (CCN de l’animation).
• Poste à pourvoir dès que possible
• Possibilité 80%
• Votre candidature : Lettre de motivation + CV portant la référence
« SECRETAIRE_SIEGE_2026_3 »
A compétences égales, nous donnons priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de
l’obligation d’emploi
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