Receptionist/Assistant - Suresnes, France

Agence locale de l'énergie et du climat de Paris Ouest La Défense (ALEC POLD)

💡 SSE organization

Long-term contract

Suresnes, France

Consulting

Occasional remote authorized

28500 - 29000€ gross (Annual)

From 1 to 3 yrs of exp.

Posted on 07-10-2026

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Description of the mission

Missions principales

Sous la responsabilité du directeur, et en collaboration avec l’équipe :

Missions Administratives & Accueil

Assurer les tâches courantes de secrétariat et d’accueil : téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas, gestion des fournitures, réservation de salles ;
Venir en soutien à l’activité de conseil aux particuliers : réponse aux demandes de 1er niveau par mail et téléphone & organisation des rendez-vous ;
Gérer la logistique pour les déplacements des salariés ;
Assurer la logistique des réunions de Bureaux, Conseils d’Administration, Assemblées générales, etc, et préparer les comptes rendus ;
Mettre en forme des documents informatiques type : courriers, rapports, comptes rendus, tableaux, lettre d’information, etc. ;
Classement des dossiers.

Missions Comptabilité

Gérer les factures, les demandes de subventions et les remboursements des frais des salariés ;
Gérer les appels à cotisation des membres ;
Gérer les pièces comptables et les transmettre à l’expert-comptable.

Missions gestion du personnel

Réaliser le planning du personnel et en faire le suivi hebdomadaire ;
Suivre les variables et préparer mensuellement les éléments pour établir les paies des salariés et assurer le lien avec le cabinet d’expertise-comptable ;
Suivre les aides à l’emploi, les arrêts de travail et versements des indemnités journalières ;
Assurer le suivi permanent du plan de formation, aider à rechercher des formations, assurer leur règlement, gérer les relations avec l'OPCO ;
Assurer une veille réglementaire sur les aspects sociaux et actualiser les documents internes régissant le fonctionnement de la structure ;
Gérer les rendez-vous de la médecine du travail ;
Préparer l’accueil des nouveaux salariés ;
Accompagner la mise en application et assurer une veille sur la Convention Collective Nationale BETIC.

Contribuer à la vie associative

Contribuer à l’amélioration des outils de gestion en place ;
Participer aux réunions de réseaux, aux échanges et aux partages entre pairs ;
Assurer le reporting de l’activité et participer aux démarches d’amélioration continue liées à l’activité ;
Suivre en lien avec le DPO les éléments de RGPD.

Conditions du poste

Poste basé dans les locaux de l’ALEC POLD, à Suresnes

Matériel informatique, et bureau mis à disposition

Outils techniques et informatiques (logiciels, ligne téléphonique…) mis à disposition

Déplacement sur les 11 communes de POLD et, ponctuellement, en France métropolitaine

Type de contrat : CDI à temps complet, 37h avec 16 RTT

Classification Convention Collective Nationale BETIC : ETAM, position 2.2

Profile

Compétences professionnelles & qualités requises

Diplôme ou formation Bac+2 minimum
Expérience d’1 an minimum dans l’assistance administrative
Sensibilité environnementale et intérêt pour les enjeux liés à l’énergie et aux changements globaux
Très bonne expression écrite et orale
Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Forte motivation
Polyvalence
Force de proposition
Initiatives pour la bonne mise en œuvre des missions, dans le respect des consignes générales
Capacité à travailler en autonomie selon les directives données et en équipe
Très bonnes qualités relationnelles, sens de l’écoute
Aisance pour le contact avec différents publics
Qualités pédagogiques
Rigueur et sens de l’organisation

Agence locale de l'énergie et du climat de Paris Ouest La Défense (ALEC POLD)

L’ALEC POLD œuvre pour la transition écologique via la sensibilisation, le conseil et l'accompagnement en matière de maîtrise de l’énergie, d’éco-rénovation et d'adaptation aux changements climatiques

💡 SSE organization

This structure is based on a principle of solidarity and social utility: its management is democratic and participative, and its profit-making potential is limited. It may be an association, cooperative, foundation, mutual or ESUS company.

Website
Nonprofit organization
< 15 persons
Consulting

Agence locale de l'énergie et du climat de Paris Ouest La Défense (ALEC POLD) did not yet communicate its impact measurement.

This structure did not communicate to us the labels or certifications that it was able to obtain.

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💡 SSE organization

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