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Comment créer une fiche de poste en 2024 : Le guide complet

Marianne Roussel
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En 2019, une étude de l’APEC indique que 89% des entreprises, tout secteur d’activité confondu, utilisent une offre d’emploi pour déclarer un besoin et chercher des candidats. L’offre permet à la fois de présenter l’entreprise, la fiche de poste et les conditions d’exercice du métier. Dans l’océan des offres d’emploi, comment rédiger des fiches de poste à la fois cohérentes avec vos besoins et attractives pour les candidat·e·s ? Qu’est ce qui doit figurer dans la fiche de poste ? Comment la construire ? Sert-elle seulement au recrutement ?

On vous présente ici cet outil RH.

Qu’est-ce que la fiche de poste ?

Elaborer une fiche de poste, c’est souvent le premier élément du processus de recrutement, qui permet de poser noir sur blanc le profil dont vous avez besoin dans votre organisation. Elle peut découler d’une analyse du poste sur le terrain ou via un entretien avec ceux qui l’exercent. C’est l’élément phare des ressources humaines pour recruter de nouveaux talents. Intégrée dans l’offre d’emploi, elle est postée sur le site de l’organisation recruteuse ou sur des plateformes d’offres d’emploi et elle présente le contenu du poste à pourvoir aux candidat·e·s potentiels. Elle indique les missions et les exigences du poste : le rôle et les compétences attendues pour le prendre. Elle n’est d’ailleurs pas seulement utile pour recruter mais aussi pour les différentes missions opérationnelles de la gestion des ressources humaines, telles que l'évaluation des performances, la planification de la formation et le développement de carrière.

5 raisons de faire une fiche de poste

1. Exprimer ses besoins 

La fiche de poste est un outil de communication interne et externe utile pour exprimer les besoins de l’entreprise et les communiquer dans une offre d’emploi. Cela permet de clarifier les attentes envers les futurs candidats et d'aligner les objectifs de recrutement avec la stratégie globale de l'entreprise.

2. Optimiser le process de recrutement

Avoir bien défini et structuré les missions et les objectifs du poste permet déjà d’attirer à vous des candidats ayant les compétences pour le poste. Vous pourrez ainsi gagner du temps en sélectionnant les CV et lettres de motivations les plus pertinents pour passer à la prochaine étape de votre procédure de recrutement. Cela contribue également à réduire le taux de rotation du personnel en recrutant des candidats mieux adaptés au poste et à la culture de l'entreprise.

3. Délimiter un poste

Fixer les limites d’un poste permet aussi de ne pas se disperser et de donner une structure à votre organisation. En décrivant clairement les responsabilités et les tâches associées à un poste, vous pouvez éviter les chevauchements de rôles et assurer une répartition équilibrée du travail au sein de l'équipe.

4. Identifier les besoins de formation 

Elle permet aussi d'évaluer les compétences d'un collaborateur par rapport aux performances attendues sur son poste et donc d’identifier les éventuels besoins en formation. En identifiant les lacunes de compétences chez les employés actuels, vous pouvez élaborer des plans de développement individuels pour renforcer leurs capacités et favoriser leur progression professionnelle au sein de l'entreprise.

5. Faciliter la GPEC

Créer des fiches de poste facilite aussi la gestion du personnel en interne : elles permettent d’avoir une base sur laquelle repartir pour s’adapter aux évolutions de la stratégie de l’entreprise. En anticipant les besoins futurs en matière de compétences et en planifiant les affectations de personnel en conséquence, vous pouvez garantir que votre entreprise dispose des ressources humaines nécessaires pour atteindre ses objectifs à long terme.

Qu'est-ce qui doit figurer dans une fiche de poste ?

Que ce soit pour un chef de projet, une personne de l’équipe commerciale, un gestionnaire de paie ou un conseiller pédagogique, dans la description du poste à impact, toujours faire figurer :

  • L’intitulé de la fiche de poste : Concret, pas trop générique et attirant. L'intitulé doit refléter à la fois le contenu du poste et l'identité de l'entreprise pour attirer les candidats qualifiés.
  • Parler de l’organisation : Quelle est la mission de votre organisation ? Quels sont vos grands temps forts ? Combien êtes-vous ? Décrivez tout ce qui pourrait permettre à le·la candidat·e de se projeter.
  • Parler du projet : Quel projet va rejoindre la personne ? À quel projet d’équipe contribue-t-elle sur son poste ?
  • Les missions : Établir une description des rôles et des différentes fonctions du poste. Plus les missions seront claires, plus il sera facile de se projeter !
  • Le profil de poste : Présenter les compétences/qualités requises pour exercer le poste : savoir-être et savoir-faire, les qualifications recommandées ou nécessaires, et vos autres attentes envers votre nouvelle recrue comme la détention du Permis B par exemple.
  • Parler de l’équipe : Ne pas hésiter à parler de l'équipe ou des 2 - 3 personnes que le·a candidat·e va rejoindre et même insérer leurs liens linkedin.
  • Les conditions d’exercice : Type de contrat, rythme de travail et horaires, l’environnement de travail, rémunération, perspectives d'évolution.

Tout ça en donnant envie aux candidats de vous rejoindre !

Les 6 règles d’or pour créer une fiche de poste 

Règle #1 - Se poser les bonnes questions 

Comme pour toutes personnes cherchant à comprendre son besoin, le responsable des ressources humaines doit d’abord passer par l’étape introspection/questions en amont pour identifier le profil du candidat idéal.

Règle #2 - Co-construire en interne

Pour avoir les informations les plus justes possibles, la fiche de poste peut être un outil co-construit en travail d’équipe entre un.e manager, un.e responsable des ressources humaines, et des salariés, surtout si le poste de travail existe déjà. Ne pas hésiter à la faire lire à des personnes extérieures pour être sure qu’elle est compréhensible par des personnes externes à votre organisation.

Règle #3 - Peaufiner l'écriture et le design

Une fiche de poste travaillée montre que le poste est important pour vous ! Structurez les titres et paragraphes, mettez des photos des locaux et des équipes, sélectionnez quelques couleurs, utilisez une belle police plutôt qu’un classique Arial, mettez des émojis, etc.

Règle #4 - Prioriser les compétences nécessaires 

Pensez à prioriser les compétences dont vous avez VRAIMENT besoin. Séparez les compétences incontournables et les bonus qui peuvent faire la différence, pour éviter de mettre un.e potentiel.le super candidat.e de côté !

Règle #5 - Être transparent pour gagner du temps

Parlez dans la fiche de poste des choses qui fâchent (Ex : salaire un peu bas de 28K fixe et le siège situé à Bonneuil-sur-Marne). La transparence desservira la quantité, mais conservera ceux qui sont prêts à faire 1h de trajet pour vous rejoindre. Vous connaissez déjà le salaire, mettez-le.

Règle #6 - Donner de la liberté

Surtout sur des postes d’importance ou quand vous cherchez un profil senior. Par exemple, si vous recrutez un profil senior en marketing pour refondre les canaux d’acquisition, ne lui imposez pas de maîtriser Hubspot dans la fiche de mission. Laissez-lui le loisir de choisir son propre CRM.

4 conseils pour rédiger une fiche de poste sur Jobs that makesense

Jobs that makesense est la première plateforme de recrutement dédiée aux structures qui ont un impact positif sur la planète et la société. Plusieurs centaines de milliers de candidats viennent chaque mois chercher un emploi qui a du sens. Vous pouvez gratuitement créer votre page recruteur et publier une première annonce pour commencer à recruter des candidats engagés autour de votre raison d'être !

Titre de l'annonce 

Soyez clair et précis. Utilisez un vocabulaire connu (notamment connu des étudiant·e·s si vous cherchez un stagiaire : est-ce qu'un étudiant sait ce qu'est un "sales op" ou un “CSM” ?). N’hésitez pas à utiliser @ et #, ou même des émojis pour rendre la fiche de poste plus attractive.

Descriptif de l'offre

"A propos de nous" : Re-présentez la mission de votre organisation, vos ambitions, des chiffres clés pour donner envie. Soyez concret pour que le·la candidat·e se projette. 

"A propos du projet XX / Contexte de la mission" : Zoomez de + en + sur le projet que va rejoindre la personne. Donnez les infos sur le projet et l'équipe.

Profil recherché

Compétences incontournables, Nice to have. Pensez à prioriser les compétences dont vous avez VRAIMENT besoin. Séparez les compétences incontournables et les nice to have : un bon moyen pour ne pas mettre un.e super candidat.e de côté, tout en indiquant les bonus qui peuvent faire la différence.

Processus de recrutement 

Donnez un maximum de visibilité au candidat. 

Candidater avant le XX/XX/XXXX. 

Entretien professionnel du XX/XX au XX/XX. 

Début de mission le XX/XX.

Avec ces étapes et conseils, vous pourrez créer des fiches de poste efficaces qui attireront les meilleurs talents vers votre entreprise.

Pour aller plus loin

👉 Recruter des candidats engagés avec Jobs that makesense

👉 Le guide du recruteur engagé : retrouvez tous nos articles et fiches pratiques