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Assistant de gestion administrative, financière et évènementiel (H/F)

POSTED MARCH 16

FFMPS

www.ffmps.fr

Paris


 

Description

L'association loi 1901 et fédération nationale « Fédération Française des Maisons de Santé Pluri-Professionnelles » anime et développe un réseau de fédérations régionales des maisons de santé. Elle anime le réseau, représente, facilite et accompagne les fédérations régionales. Chaque fédération régionale a pour objet la promotion de l'exercice pluri-professionnel coordonné, qui se réalise dans des projets de santé portés sur le terrain par des maisons de santé pluriprofessionnelles (MSP) et des équipes de soins primaires (ESP).

Avec le succès des maisons de santé comme nouvelle forme d’accès aux soins de santé primaire, La FFMPS connaît un essor important : de 2009 à 2017, 15% des professionnels de santé primaire sont passés au mode d’exercice coordonné, améliorant l’accessibilité et la qualité des soins pour les patients ; cet essor va se poursuivre avec le doublement programmé des maisons de santé d’ici 2022.

Pour continuer ses missions de représentation, de facilitation et d’accompagnement des fédérations régionales et des maisons de santé, la FFMPS est devenu « la fédé des fédés » régionale, avec des ressources recentrées à Paris, autour d’un plan stratégique impulsés par son Conseil d’administration, déclinés en feuille de route et budget prévisionnel.

Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur de la FFMPS, l’assistant de gestion administrative, financière et évènementiel (H/F) aura pour mission d’assurer le secrétariat exécutif du Président et du Coordinateur, ainsi que la comptabilité et le suivi de trésorerie de l’association. D’assister le coordinateur dans l’organisation des instances, réunions et événements de la FFMPS. Il contribuera aux chantiers pilotés par le Coordinateur : préparation d’un Congrès national à Dijon en mars 2019 et développement de la communication interne et externe.  

Missions

1.     Assister le Coordinateur par un travail d’assistance de direction, chargé de faciliter la vie associative

 

1.1 Administration ; Gestion financière et comptable

Réponse téléphonique, gestion du courrier et publipostage

Suivi hebdomadaire de la trésorerie / comptes en banque.

Saisie mensuelle de la comptabilité de la FFMPS et de son suivi budgétaire.

Suivi de la comptabilité, du budget et des conventions avec le cabinet d’expertise comptable : bilans, établissement de la paye et suivi des charges sociales.

Organisation des déplacements du Coordinateur et de façon ponctuelle des administrateurs du Conseil d’Administration, en prenant en charge si nécessaire toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents...).

Gestion des adhésions, des cotisations et des reçus.

Préparation des réunions et des instances associatives, en particulier pour le CA, pour les journées des coordinateurs régionaux et pour des formations (réservation de salles, édition de documents, convocations, rédaction et diffusion et homologation des comptes rendus, minutes, PV et relevés de décisions).

 

1.2. Communication interne et externe

Gestion et archivage quotidien et en autonomie de la dropbox et de l’intranet.

Gestion et publication de la brève (newsletter) aux réseaux des fédérations

Presse et réseaux sociaux : gestion en autonomie du site internet FFMPS (joomla) et mise à jour hebdomadaire. Gestion des flux RSS. Suivi des statistiques de fréquentation.

 

1.3. Prise en charge, de manière autonome, de missions spécifiques

En particulier, à la demande du Coordinateur :

ü Planification et organisation du déménagement des bureaux ou aménagement des nouveaux bureaux. Gestion, suivi en autonomie et négociation des contrats de bureautique, téléphonie, location et sous-location des bureaux. Liens avec les autres associations locataires : FémasIF et Institut Renaudot.

ü Rédaction de cahiers des charges techniques et gestion d’autres contrats de prestation de services (nom de domaine et gestion du site internet et des boites mail, traiteurs, etc.).

 

2.     Planification et organisation d’un événement national

 

3.1. Suivi post-événement Journées de Nantes (mars 2018)

Suivi des facturations et des encaissements post-évènement (Journées de Nantes de mars 2018)

Etablissement des comptabilités ESOP et FFMPS liées aux Journées de Nantes 2018

ü Suivi administratif, logistique et comptable de toutes les phases d’édition d’un livret sur la prévention, suite aux Journées de Nantes de mars 2018.

 

3.2. Préparation des Journées de mars 2019

Sous la supervision du coordinateur, en lien avec les fédérations Bourgogne et Franche Comté, préparer le Congrès National de Dijon, qui réunira en mars 2019 plus de mille congressistes.

En particulier, avec l’appui de l’équipe de coordination et le comité technique d’organisation de l’événement, et en étroite relation avec un prestataire externe :

·       Suivi des candidatures en réponse à l’appel à projet de prestataire de l’événement

·       Etude et validation des devis prestataires

·       Prises de contacts et entretien des relations avec les fournisseurs

·       Force de proposition sur les lieux, charte graphique et communication externe,

·       Mise à jour et contrôle du retro planning

·       Lien technique et opérationnel avec le Directeur et la coordinatrice des fédérations Bourgogne et Franche Comté (FEMAGISB et FEMASAC)

·       Suivi du budget/trésorerie

·       Facturations

·       Gestion des imprévus

1 ou 2 déplacements à prévoir en région (à Dijon pour préparer le Congrès in situ)

3.     Missions de mise à disposition auprès de la société ESOP-COM :

 

Saisie mensuelle de la comptabilité et réponse aux questions de l’expert comptable

Gestion des paies avec l’expert comptable

ü Planification et organisation de l’Assemblée Générale d’ESOP-COM. Accueil et tenue des minutes le jour dit.

 

Profil

Expérience professionnelle d’au moins 2 ans

Expérience obligatoire dans l’organisation d’évènements, gestion budgétaire incluse

Et/ou expérience confirmée de gestion de la comptabilité et des instances dans le secteur associatif ou de l’ESS

Savoir-faire et attitudes

Maîtrise de la comptabilité analytique et de la gestion budgétaire.

Maîtrise des outils bureautique de traitement de texte, de tableur et de messagerie électronique, ainsi que Wordpress et Joomla (formation possible si nécessaire)

Grande Rigueur et sens de l’organisation

Capacité à planifier

Habitude à travailler en temps contraint

Sens de la confidentialité

Posture assise prolongée (bureautique)

L’association est ouverte à l’intégration et de maintien dans l’emploi de personnes en situation de handicap.

CDD 4 – 5 mois
A pourvoir d’ici le 26 Avril en remplacement d’un congés maternité
Ville – Paris
Salaire – Selon Profil

Merci d’envoyer CV + LM par mail à l’adresse suivante : ffmps.coordination@gmail.com


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Merci d’envoyer CV + LM par mail à l’adresse suivante : ffmps.coordination@gmail.com

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