Le coin des recruteurs

Comment faire une fiche de poste ?

En 2019, une étude de l’APEC indique que 89% des entreprises, tout secteur d’activité confondu, utilisent une offre d’emploi pour déclarer un besoin et chercher des candidats. L’offre permet à la fois de présenter l’entreprise, la fiche de poste et les conditions d’exercice du métier. Dans l’océan des offres d’emploi, comment rédiger des fiches de poste à la fois cohérentes avec vos besoins et attractives pour les candidat·e·s ? Qu’est ce qui doit figurer dans la fiche de poste ? Comment la construire ? Sert-elle seulement au recrutement ?

On vous présente ici cet outil RH.

Qu’est ce que la fiche de poste ? 

Elaborer une fiche de poste, c’est souvent le premier élément du processus de recrutement, qui permet de poser noir sur blanc le profil dont vous avez besoin dans votre organisation. Elle peut découler d’une analyse du poste sur le terrain ou via un entretien avec ceux qui l’exercent. C’est l’élément phare des ressources humaines pour recruter de nouveaux talents. Intégrée dans l’offre d’emploi, elle est postée sur le site de l’organisation recruteuse ou sur des plateformes d’offres d’emploi et elle présente le contenu du poste à pourvoir aux candidat·e·s potentiels. Elle indique les missions et les exigences du poste : le rôle et les compétences attendues pour le prendre. Elle n’est d’ailleurs pas seulement utile pour recruter mais aussi pour les différentes missions opérationnelles de la gestion des ressources humaines.

5 raisons de faire une fiche de poste

Exprimer ses besoins

La fiche de poste est un outil de communication interne et externe utile pour exprimer les besoins de l’entreprise et les communiquer dans une offre d’emploi. 

Optimiser le process de recrutement

Avoir bien défini et structuré les missions et les objectifs du poste permet déjà d’attirer à vous des candidats ayant les compétences pour le poste. Vous pourrez ainsi gagner du temps en sélectionnant les CV et lettres de motivations les plus pertinents pour passer à la prochaine étape de votre procédure de recrutement.

Délimiter un poste

Fixer les limites d’un poste permet aussi de ne pas se disperser et de donner une structure à votre organisation. Sans que ça implique forcément une organisation hiérarchique stricte, ça permet de poser l’organigramme et de donner un cadre : que chacun n’empiète pas sur le travail de l’autre ou accepte une charge monumentale de travail au risque de mettre en péril sa santé. Pour les managers, ça donne aussi une structure à l’entretien annuel d’évaluation, qui sauront sur quoi s’appuyer pour discuter des différentes missions du collaborateur. Un “chef de projet” peut par exemple avoir dans son scope plusieurs aspects du projet possible. Délimiter le poste en donnant des objectifs précis qui incomberont au profil permet de clarifier dès le recrutement les contours de l’offre.

Identifier les besoins de formation

Elle permet aussi d'évaluer les compétences d'un collaborateur par rapport aux performances attendues sur son poste et donc d’identifier les éventuels besoins en formation. 

Faciliter la GPEC

Créer des fiches de poste facilite aussi la gestion du personnel en interne : elles permettent d’avoir une base sur laquelle repartir pour s’adapter aux évolutions de la stratégie de l’entreprise (adaptation des postes, des compétences via la formation, gestion des mobilités internes…)

Qu'est ce qui doit figurer dans une fiche de poste ?

Que ce soit pour un chef de projet, une personne de l’équipe commerciale, un gestionnaire de paie ou un conseiller pédagogique, dans la description du poste à impact, toujours faire figurer :

L’intitulé de la fiche de poste 

Concret, pas trop générique et attirant 

Engageant (si votre boîte n'est pas connue, précisez votre mission en 2 mots ! )

—> Par exemple : "Responsable service client en cdi - Changez la mobilité des salariés !" , “Stage assistant.e comptable au service de l’inclusion”, “Comptable - Réduis le gaspillage alimentaire avec nous !”

Parler de l’organisation

Quelle est la mission de votre organisation ? Quels sont vos grands temps forts ? Combien êtes-vous ? Décrivez tout ce qui pourrait permettre à le•la candidat·e de se projeter.

Parler du projet 

Quel projet va rejoindre la personne ? À quel projet d’équipe contribue-t-elle sur son poste ? 

Les missions

Établir une description des rôles et des différentes fonctions du poste. Plus les missions seront claires, plus il sera facile de se projeter !

Le profil de poste

  • Présenter les compétences/qualités requises pour exercer le poste : savoir-être et savoir-faire
  • Les qualifications recommandées ou nécessaires : années d’expérience, diplômes ou niveau d’études.
  • Et vos autres attentes envers votre nouvelle recrue comme la détention du Permis B par exemple.

Parler de l’équipe

Ne pas hésiter à parler de l'équipe ou des 2 -3 personnes que le-a candidat·e va rejoindre et même insérer leurs liens linkedin. Après tout, on rejoint aussi un projet pour son équipe et les personnes qui vont nous inspirer au quotidien non ?

Les conditions d’exercice

Type de contrat : CDD, CDI, Interim… 

Rythme de travail et horaires

L’environnement de travail : en présentiel, télétravail à 100%, bureaux partagés…

Rémunération

Perspectives d'évolution

Partager une vision long-terme du poste, et donc décomposée dans le temps : les missions / objectifs du poste à 3 mois, 6 mois, 12 mois.

Tout ça en donnant envie aux candidats de vous rejoindre !

Partagez des détails du poste, autre que le salaire, sur le fonctionnement de l’entreprise, qui peuvent attirer les candidats : comme les formations régulières que vous proposez, un management dédié et présent, un cadre de travail agréable, une équipe soudée, un degré d’autonomie important.

Comment créer une fiche de poste ?

Se poser les bonnes questions

Comme pour toutes personnes cherchant à comprendre son besoin, le responsable des ressources humaines doit d’abord passer par l’étape introspection/questions en amont pour identifier le profil du candidat idéal.

Commencer par s’interroger sur : Pourquoi recruter ? Quel est l’objectif du poste ? Combien de temps sera nécessaire pour l’atteindre ? Quelles sont les missions attendues ?

Pour dresser les profils de postes : Quelle est la formation attendue et l’expérience attendue ?

Quelles compétences techniques et comportementales avoir ?

Pour fixer les conditions d’exercices : Quelle est la fourchette de rémunération possible ? Où le candidat exercera-t-il son travail ? Quel est le type de contrat proposé ?

Et pour donner envie aux profils que vous voulez attirer de vous rejoindre : 

Par exemple, si vous cherchez à recruter des jeunes diplômés : que vont-ils apprendre chez vous ? Comment vont-ils être formés ? managés ? vont-ils évoluer ? Quelle est l'équipe dans laquelle ils arrivent ? Quel cadre de travail allez-vous leur offrir ? Quelles valeurs ?

Si votre organisation fait appel à un cabinet-de-recrutement, avoir répondu à ces questions sera d’ailleurs utile pour lui permettre d’identifier le meilleur profil.

Co-construire en interne

Pour avoir les informations les plus justes possibles, la fiche de poste peut être un outil co-construit en travail d’équipe entre un.e manager, un.e responsable des ressources humaines, et des salariés, surtout si le poste de travail existe déjà. Ne pas hésiter à la faire lire à des personnes extérieures pour être sure qu’elle est compréhensible par des personnes externes à votre organisation.

Peaufiner l'écriture et le design

Une fiche de poste travaillée montre que le poste est important pour vous ! Structurez les titres et paragraphes, mettez des photos des locaux et des équipes, sélectionnez quelques couleurs, utilise une belle police plutôt qu’un classique Arial, mettez des émojis, etc

⚠️ à la liste de compétences intimidante !

Pensez à prioriser les compétences dont vous avez VRAIMENT besoin. Séparez les compétences incontournables et les bonus qui peuvent faire la différence, pour éviter de mettre un.e potentiel.le super candidat.e de côté !

Différencier ses attentes en stage/CDI

Demander de l'expérience dans un stage, c'est compliqué ! N'énumérez pas une dizaine de compétences que seule une personne expérimentée pourrait avoir. Cherchez plutôt une personne qui sera prête à apprendre.

Être transparent pour gagner du temps

Parlez dans la fiche de poste des choses qui fâchent (Ex : salaire un peu bas de 28K fixe et le siège situé à Bonneuil-sur-Marne). Pourquoi ? La transparence desservira la quantité, mais conservera ceux qui sont prêts à faire 1h de trajet pour vous rejoindre. Vous connaissez déjà le salaire, mettez le.

Donner de la liberté

Surtout sur des postes d’importances ou quand vous cherchez un profil senior. Par exemple, si vous recrutez un profil senior en marketing pour refondre les canaux d’acquisition, ne lui imposez pas de maîtriser Hubspot dans la fiche de mission. Laissez-lui le loisir de choisir son propre CRM. 

 

Rédiger une fiche de poste sur jobs

Titre de l'annonce

Soyez clair et précis.

Utilisez un vocabulaire connu (notamment connu des étudiant·e·s si vous cherchez un stagiaire : est-ce qu'un étudiant sait ce qu'est un "sales op" ou un “CSM” ?)

N’hésitez pas à utiliser @ et #, ou même des émojis pour rendre la fiche de poste plus attractive.

 

Descriptif de l'offre

"A propos de nous :"

Re-présentez la mission de votre organisation, vos ambitions, des chiffres clés pour donner envie. Soyez concret pour que le·la candidat·e se projette.

"A propos du projet XX / Contexte de la mission :" Zoomez de + en + sur le projet que va rejoindre la personne. Donnez les infos sur le projet et l'équipe.

Vous pouvez rajouter une photo du projet ici.

"TES MISSIONS :"

- Listez les missions concrètes de la personne avec ses 3 objectifs principaux.

- Listez ce que la personne va apprendre.

- Partager une vision long-terme du poste, et donc décomposée dans le temps : les missions / objectifs du poste à 3 mois, 6 mois, 12 mois, + d'un an.

Les 3 mois d’opérationnel pur de Facebook Ads ne sont peut-être pas les plus funs, mais la perspective d’être CMO à horizon +12 mois avec une team potentielle l’est beaucoup plus.

"TON ÉQUIPE :"

Rien de mieux que de savoir à l'avance avec quelles personnes inspirantes on va travailler. Décrivez votre équipe et plus précisément les 2 personnes avec qui la personne va le plus travailler.

Vous pouvez rajouter leur lien linkedin par exemple.

Vous pouvez rajouter une photo de l'équipe ici ;)

 

Profil recherché

Compétences incontournables : xxx

Nice to have : xxx

Pensez à prioriser les compétences dont vous avez VRAIMENT besoin. Séparez les compétences incontournables et les nice to have : un bon moyen pour ne pas mettre un.e super candidat.e de côté, tout en indiquant les bonus qui peuvent faire la différence.

Processus de recrutement :

Pour donner de la visibilité au candidat.

Candidater avant le XX/XX/XXXX.

Entretien professionnel du XX/XX au XX/XX.

Début de mission le XX/XX.

Pour aller plus loin

👉 10 astuces pour recruter efficacement ?

👉 Comment donner un sens à votre marque employeur ?