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Au sein de l’équipe Achats et sous la responsabilité du Responsable AOs et Achats, le Coordinateur Process Facturation a pour mission de garantir la bonne préparation des éléments de facturation pour assurer l’envoi des BAF dans les engagements de délai pris par Valobat auprès des acteurs concernés : points de reprise, prestataires (CTM, transport, préparateurs), Gestionnaires de déchets (GDD), entreprise du bâtiment, …
Il a 3 principales missions :
– Qualité des données opérationnelles
- Optimiser la remontée des données opérationnelles (simplification des modalités de remontée des informations et de pièces justificatives)
- Garantir des données homogènes et cohérentes (exemple unité : kg/tonnes, adresses, cohérence des dates, poids moyen par opération, etc.) et identifier les corrections à apporter
- Renforcer les contrôles (humains / informatiques)
- Veiller à la mise en place des process et des corrections
– Gestion et exhaustivité de la base tarifaire
- Définir le process d’actualisation de la base tarifaire (droits d’accès et contrôles)
- Garantir la complétude de la base (toutes prestations chiffrées, prix à jour, indexations appliquées)
- Coordonner les actions nécessaires pour assurer son exhaustivité
– Fiabilisation du process facturation
- Sécuriser le processus d’émission des bons à facturer (BAF) et bons à payer (BAP) : passer d’un mode semi-automatisé à une automatisation complète, en lien avec la DSI (interopérabilité des outils, remontée des statuts, fiabilité de l’information, système de backup, process dégradé)
- Mettre en place un process simplifié de correction des erreurs (et assurer leur correction à la source)
- Garantir la mise à disposition des documents de facturation (BAF et BAP) dans l’outil MyValobat Opérateur, dans les délais impartis, en lien avec les services concernés (DOP / Achats, DAF, DSI) et l’information associées (statuts des opérations, export de données)
- Mettre en place et faire évoluer le reporting « facturation » (Excel / Power BI), permettant un suivi par périmètre et par acteur (montant des prestations, opérations en attente de facturation, factures non parvenues, délais de règlements, etc.).
