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Qui sommes-nous ?
L’Association Savoir Être et Vivre Ensemble (SEVE) créée en 2016 par Frédéric Lenoir et Martine Roussel-Adam a pour objectif, à travers la mise en place d’ateliers à visée philosophique, d’aider les enfants et les adolescents à grandir en discernement et en humanité afin de devenir des adultes plus éclairés, solidaires et respectueux de leur environnement et des autres.
L’association a une équipe de 18 salariés et s’appuie sur 14 antennes territoriales composée d’un réseau de bénévoles répartis sur l’ensemble du territoire.
Vos missions
En soutien des deux assistantes administratives du département de déploiement des ateliers, vous serez amené à travailler sous la supervision des Délégués et Coordinateurs territoriaux et en étroite collaboration avec les équipes locales.
Vous développerez vos compétences en secrétariat et en organisation en passant par toutes les étapes de suivi d’un projet. Dans une association en fort développement, vous vous familiariserez avec nos différents outils de gestion et enrichirez vos connaissances grâce aux activités suivantes :
Principales missions :
Ø Accueil et information / suivi des opportunités
· Gérer les demandes de partenariats : saisir les contacts dans la base de données, adresser la documentation par mail, Rediriger les contacts vers les interlocuteurs dédiés si besoin (délégué territorial, direction, équipe bénévole locale…)
· Organiser les rdvs téléphoniques de présentation avec les institutions et les partenaires intéressés par l’activité de SEVE (RDV tél ou physique)
· S’assurer du suivi et de la bonne prise en charge des contacts, effectuer les relances et mettre à jour les tableaux de bord
Ø Gestion et suivi des dossiers
· Formaliser les propositions / devis, sous contrôle des deux assistantes
· Suivre les propositions envoyées, relancer les partenaires si besoin et réceptionner les devis signés, les enregistrer et mettre à jour les tableaux de bord
· Suivre les dossiers de demandes de subvention : mettre à jour les tableaux de bord, préparer les documents administratifs, réceptionner et classer les conventions, notifications
Ø Soutien à la mise en œuvre des projets
· Soutien administratif et logistique sur la mise en œuvre des projets et le lien aux animateurs : diffusion des projets sur la plateforme collaborative SEVE, recueil des candidatures
· Vérifier et préparer les documents administratifs pour les animateurs (conventions…).
· suivi administratif des interventions (plannings, absences, report, saisie des bilans) et mise à jour des tableaux de bord.
· Réceptionner et vérifier les factures des animateurs.
· Extraire les bilans de fin de cycles des animateurs sur la Plateforme collaborative
· Réceptionner les questionnaires enseignants en vue du bilan final
· Être en veille sur les facturations partenaires et les règlements d’acomptes et de soldes.
