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L’office manager de Chaud Bouillon à une fonction d’une combinaison une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif et/ou événementiel.
L’Office manager de Chaud Bouillon doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes :
Gestion de l’assistanat du directeur de projet
La mission essentielle de l’office manager étant d’assister le dirigeant de la structure, il est en charge de toutes les opérations administratives.
Exemple de tâches non exhaustives :
-vérification du bon remplissage des agendas – Programmation – Événementiel – Salle de réunion – Agenda Réunions internes – Réunions colocataires – Réunion extérieures
-vérification de la préparation des ordres du jour des réunions ainsi que les comptes rendus et transmission des informations administratives et opérationnelles aux équipes,
-contrôler les plannings et transmission des données au service de paie, vérification quotidienne – des heures réalisées par les collaborateurs – réalisation des contrats et des déclarations préalables à l’embauche
-Faire preuve de transversalité dans la diffusion des informations avec la direction et le service support.
-Gestion et bonne tenue des coffres ainsi que des recettes quotidiennes
-Suivi de la collecte des CA quotidien des partenaires et suivi de la facturation
Transmission des informations
Il revient à l’office manager de gérer les demandes entrantes d’ordre générale au projet, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour les différents pôles (communication, événementiel, projet, etc…). Il doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel. Il élabore et présente également des rapports et des bilans.
Exemple de tâches :
-bilan d’activité mensuel – bilan d’activité annuel
-rapports des demandes entrantes récurrentes / bonnes idées
-gestion de l’équipe des médiateurs
-gestion de la boite mail contact et des messageries instantannées
Gestion du budget
L’office manager prend en charge la gestion du budget, c’est-à-dire le pilotage et le suivi. Il s’occupe de la petite comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.
Exemple de tâches :
-intégration des factures dans l’outils comptable (Zeendoc) avec validation et affectation analytique
-suivi du CA théorique du logiciel (lightspeed) vs la réception physique puis la réception en banque
-suivi des dépenses par pôle – achat marchandise, personnels, de communication, évènementiel, programmation
-préparation situation budgétaire réel au 15 puis à fin de mois avec pilotage des mois suivants
Communication interne et externe en gérant les flux d’informations
L’office manager assure la communication entre le directeur de projet et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, partenaires instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il gère également la communication externe. Il a la charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les supports…
Exemple de tâches :
-suivi de l’assistant en communication sur le planning de la semaine et prise en main des tâches executives en son absence – post – story – contrôle de l’affichage de la halle
-rédaction du lancement de semaine avec une adaptation en fonction des publics internes visés
Poste à temps plein – CDI
Taux horaire brut 14,50€ - 35h hebdo – 2 200€ brut
Prise en charge des repas, 50% sur abonnement transport en commun et mutuelle d’entreprise
Pas d’horaire en fonction des événements et des enjeux mais susceptible de travailler pafois tôt le matin, parfois tard le soir et très régulièrement les samedis.
