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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins.
Le·la Responsable Supply Chain Cellule volant·e assure le remplacement ou le renfort ponctuel des 7 Responsables Supply Chain cellule en poste, en particulier sur la cellule des urgences. L’assignation à une cellule pourra se faire en totalité (remplacement) ou partiellement (délégation d’un ou plusieurs pays) et pour des durées variables, en fonction des priorités définies par le Responsable Supply Chain opérationnelle en collaboration avec les Responsables cellule. Le·la Responsable Supply Chain Cellule volant·e peut ainsi être amené·e à assurer la fonction de Responsable Supply Chain cellule sur un portfolio de pays répartis sur plusieurs cellules, et voir son portfolio modifié régulièrement en fonction des besoins opérationnels (augmentation de la charge sur une cellule, urgences) et des absences planifiées ou non.
En tant que Responsable Supply Chain Cellule, la personne sera garante du respect et du suivi des politiques et procédures Supply Chain (achat et approvisionnement) dans la définition et la mise en œuvre des programmes du périmètre de la cellule, et œuvre à l’optimisation des activités Supply Chain
Mission
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Supply Chain opérationnelle, la personne travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble des membres des cellules (Opé, Med, Log, RH, Fin) auxquelles elle est assignée pendant la durée du remplacement ou du renfort.
Principales responsabilités :
Lorsque vous êtes assigné·e à un pays/groupe de pays/ une cellule, vous assurez pour ce portfolio les activités principales d’un·e Responsable Supply Chain cellule, qui sont les suivantes :
Coordonner la mise en œuvre de la politique achat et approvisionnement sur les missions de son portfolio
- Garantir la diffusion et le respect des politiques, procédures, outils et bonnes pratiques Supply Chain, veiller à leur application effective.
- Informer la cellule des enjeux Supply Chain spécifiques des programmes et alerter ses responsables sur les risques et contraintes.
- Être responsable de la déclinaison et de la mise en œuvre des politiques et procédures adaptées par pays en s’appuyant sur les référent·es / expert·es métier.
- Mobiliser les équipes support et vérifier que le support est adapté au contexte.
- Définir les mesures à mettre en place pour assurer une moindre exposition au risque de fraudes, en collaboration avec les responsables logistique, médical·e et financier·ère de sa / ses cellule(s).
Être responsable de la stratégie achat et approvisionnement des missions de son portfolio
- Appuyer et supporter les coordinations de chaque mission de son portfolio sur la définition, la mise à jour et l’implémentation d’une stratégie pour tous les piliers de la Supply Chain (planification, achats locaux, gestion des commandes, gestion des stocks, entreposage, transport, importations).
- Analyser les problématiques Supply Chain spécifiques des pays dont iel a la charge, identifier les risques et mettre en place des mesures de mitigations.
- Assurer qu’une veille des marchés et des contraintes pays soit en place pour permettre une adaptation agile de la stratégie.
- Identifier les opportunités d’amélioration de l’efficience de la supply chain et assister la prise de décision des fonctions médicales et logistiques en en tenant compte des impacts opérationnels et budgétaire.
- Elaborer les scenarios d’achat et d’approvisionnement en lien avec la stratégie ePrep en collaboration étroite avec les responsables logistiques, médicaux et opérationnels.
Être responsable du suivi et de l’analyse de son activité
- Evaluer et analyser l’avancement des activités de la supply chain des missions de son portfolio, définir des objectifs selon les KPI utilisés et assurer la mise en place d’actions correctives si nécessaire.
- Garantir la remontée des informations nécessaires au pilotage de son activité, et assurer le reporting auprès de ses responsables fonctionnels et hiérarchiques.
- Participer à l’élaboration du budget et au suivi budgétaire ; effectuer en particulier le suivi des coûts de la chaîne d’approvisionnement et identifier les opportunités d’optimisation.
- Appuyer les responsables logistiques et médicaux de sa/ses cellule(s) et des missions dans l’élaboration, l’analyse et le suivi des commandes internationales et assurer une communication fluide et un partage d’information adéquat avec les interlocuteur·rices de MSF-Logistique et du Casier départ.
Manager fonctionnellement les équipes sur le terrain de son périmètre
- Encadrer, conseiller, être en support, motiver, et développer les compétences des coordinateur·rices en charge de la Supply Chain (CoSupply ou CoLog selon les missions) et de l’ensemble des personnels Supply Chain terrain.
- Participer à l’orientation et à l’évaluation de leur travail en collaboration avec le·la Chef·fe de Mission.
- Garantir l’adéquation de la programmation définie par le·la coordinateur·rice en charge de la Supply Chain aux objectifs opérationnels.
- Assurer les briefings et débriefings des IMS sur des postes supply et pharma, et participer aux briefings et débriefings de tous·tes les coordinateur·rices.
- Assurer la composition adéquate des équipes Supply Chain en coordination et sur les projets en conseillant les missions.
Transmission des compétences et capitalisation
- Veiller à la capitalisation des connaissances et les méthodes acquises sur le terrain, rédiger les retours d’expérience.
- Suivre et évaluer le déploiement de nouvelles pratiques ou outils dans ses missions.
- Participer à la formation des responsables supply chain et des logisiticien·nes sur le terrain ou lors de sessions internationales.
- Participer au développement des équipes supply et à l’identification des futur·es cadres.
- Participer à la sélection des coordinateur·rices supply chain des missions dont iel a la charge.
- Assurer la mise à niveau de ses propres compétences par des formations internes ou externes.
- Contribuer de façon continue à l’amélioration du référentiel métier par le département Achat & Approvisionnement en participant activement à la définition des évolutions nécessaires.
Participer à la vie du département Achat & Approvisionnement
- Participation aux réunions ou autres événements d’équipe et de département, contribution aux projets transversaux.
- Collaboration avec le service métier et outils sur l’amélioration continue du référentiel métier et des outils Supply Chain, ainsi qu’avec la Global Procurement Unit, le BI, MSF Log. Le cas échéant, assurer le backup d’un·e autre Supply Cellule.
- En tant que backup/renfort des Responsable Supply Chain cellule, le/la Responsable SC cellule volant.e peut être amené.e dans des périodes creuses à mener des dossiers transversaux / de fond, qui peuvent concerner aussi bien des projets liés aux dossiers de siège/fonctionnement et aux processus, que des projets à gérer directement avec ou sur le terrain.
