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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins.
Le·la référent·e Outils et Procédures Gestion Terrain (F/H) centralise les besoins outils métiers de son périmètre. Iel assure la cohérence des processus métiers embarqués en conformité avec les contraintes organisationnelles et la stratégie métier. Iel gère la mise en place des outils, côté métier, en assurant une conduite du changement et un support utilisateur·rice adaptés.
Mission
Le service Gestion Terrain est composé de 5 personnes : Responsable de service, Référent Contrôle interne, Référent Pool et formation, Responsable du pilotage du budget opérationnel et Référent Outils et procédures.
Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de service, le Référent Outils et procédures Gestion terrain centralise les besoins de son périmètre. Il participe à l’élaboration, l’amélioration et la diffusion des outils métiers et des procédures financières opérationnelles.
Les principaux outils du service Gestion Terrain sont les suivants :
- WEFIN : outil de gestion budgétaire et de suivi de trésorerie. Outil en ligne utilisable en Offline qui permet à l’ensemble des utilisateurs terrain, coordination et siège de piloter son budget.
- TM1/ PAW : outil Business Intelligence (BI) qui permet de compiler l’ensemble des données budgétaires, RH et comptables afin de faire des analyses et du reporting.
- Outils Excel :
- Outil d’évaluation et de contrôle interne (FACE)
- Outil de cadrage entre WEFIN et la comptabilité
- Outil de contrôle des pièces comptables
Activités principales
Elaborer et améliorer les outils de finances opérationnelles :
- Recenser les anomalies et faire le suivi avec la DSI (Direction Informatique) et les partenaires externes ;
- Assurer le maintien en condition d’utilisation des outils existants ;
- Effectuer le paramétrage fonctionnel des applications métiers, vérifier le bon fonctionnement des interfaces connectées des applications ;
- Recueillir les besoins en développements/ support sur les différents outils et présenter les budgets attenants ;
- Recenser les besoins des utilisateurs, formuler et faire développer les besoins prioritaires, assurer la recette des développements et la mise en production ;
- Développer de nouveaux outils selon les besoins remontés ;
- Suivre le budget associé au développement des outils et valider les factures des prestataires.
Assurer la formation et le support utilisateur sur les outils de gestion budgétaire :
- Assurer la formation et le support de premier niveau avec les utilisateurs ;
- Gérer les droits utilisateurs ;
- Appuyer les cellules dans la formation des utilisateurs terrains ;
- Préparer des modules d’apprentissage et élaborer des plans de formation ;
- Rédiger les manuels utilisateurs, mettre à jour les FAQs et supports en ligne le cas échéant.
Organiser et maintenir la gestion documentaire des procédures et politiques finances :
- Coordonner au sein du service gestion terrain l’amélioration de la gestion documentaire ;
- Créer, diffuser et maintenir les procédures afférentes aux différents outils et aux politiques ;
- Recenser, structurer, accompagner la rédaction, la diffusion et la maintenance des procédures métiers finances du service et des missions.
Participer à des projets transverses :
- Être force de proposition sur les projets menés par le service Gestion terrain sur les autres domaines (contrôle interne, filière finance, contrôle de gestion…) ;
- Participer aux réunions intersections relatives à son périmètre ;
- Être le point focal finances terrain en matière de gestion documentaire.
Activités éventuelles de l’emploi :
- Etre responsable projet dans le cadre de certaines implémentations de projet SI de petite envergure ;
- Peut-être amené·e à manager un·e ou deux collaborateur·rices ;
- Organiser et maintenir la gestion documentaire des outil de gestion (procédures, politiques, outils, etc.) relatifs à l’activité, au Service et/ou Département.
