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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
Sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur Approvisionnement, l’opérateur.rice approvisionnement a en charge la gestion opérationnelle des commandes de l’unité d’approvisionnement « Casier départ ».
Activités principales
• Assurer le traitement et suivi des commandes terrain au Casier Départ :
- Traitement en autonomie de toute les commandes terrain adressées au Casier (logistiques, médical et librairie) ainsi que des éventuelles commandes de clients externes (librairie)
- Suivi des commandes en collaboration avec les terrains, via les outils de gestion et de communication disponibles
- Réponse aux demandes des terrains et cellules d’articles non référencés en proposant des solutions, le cas échéant avec le support du Coordinateur
- Transmission au Gestionnaire approvisionnement de toutes les informations nécessaires à la préparation physique des commandes
- Distribution automatique des catalogues et autres publications (guides) qui doivent être diffusées sur les terrains (commandes « push »)
• Gérer les réapprovisionnements de stocks et approvisionnements occasionnels
- Passer les commandes auprès des fournisseurs validés (internes et externes), pour tous les types d’articles gérés en stock
- Approvisionnements occasionnels d’articles non stockés pour répondre aux besoins des terrains
- Documentation de tous les dossiers d’achat pour validation, dans le respect de la procédure d’achat siège
- Suivi de la bonne exécution des commandes par les fournisseurs, en maintenant une communication adéquate à chaque étape, du devis à la livraison.
- Coordination avec MSF Log et le Gestionnaire approvisionnement des expéditions hebdomadaires Mérignac-Paris.
- Transmission au Gestionnaire approvisionnement de toutes les informations nécessaires à la réception physique des livraisons
- Coordination des livraisons directes du fournisseur au terrain (notamment pour les ordinateurs), et des livraisons sous douanes à Exaciel, en collaboration avec le Gestionnaire, en assurant la circulation de l’information entre tous les acteurs
- Gestion des réclamations auprès des fournisseurs, en collaboration avec le Coordinateur
• Contribuer au bon fonctionnement général de l’unité Casier Départ
- Passer les commandes de fournitures et matériels nécessaires au fonctionnement du casier
- Participation aux inventaires, et contribution à l’analyse des écarts et à la définition des actions correctives
- Entretien régulier de l’outil de gestion (EBP) – mise à jour des paramètres, des articles, des fournisseurs, …
- Contribution à la diffusion des procédures et bonnes pratiques d’approvisionnement des missions via le siège
- Etablir le reporting mensuel de son activité et le transmettre au Coordinateur
Activités éventuelles de l'emploi
- En back-up du Gestionnaire Approvisionnement : préparation des expéditions (picking, packing, documentation), accueil et briefing des expatriés
- En back-up du Coordinateur Approvisionnement : approvisionnements spécifiques, briefings coordinateurs et responsables appro
