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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
La Mission France recherche un.e : Responsable logistique, finance et ressources humaines à Dunkerque.
Contexte
La Mission France de MSF porte assistance aux personnes migrantes en situation de grande vulnérabilité sociale, médicale et/ou psychique sur le territoire français et mène des actions de plaidoyer pour faciliter leur accès au droit commun.
Depuis décembre 2017, la Mission France apporte une assistance aux personnes migrantes. Elle assure la prise en charge médicale, psychologique, juridique et sociale des personnes exclues des soins de santé et plaide en faveur de l'accès aux soins des personnes étrangères vulnérables, notamment les mineurs non accompagnés (MNA).
La Mission France compte actuellement trois projets :
- En Ile-de-France. Le projet est ouvert depuis décembre 2017. Orienté dès les origines sur la prise en charge médicale, psychologique, sociale et juridique des mineurs non accompagnés en recours (accueil de jour et hébergement), il a connu une évolution importante en se spécialisant sur le public des jeunes filles en recours de reconnaissance de minorité. S’y ajoute une activité de clinique mobile animée par une équipe de bénévoles.
- A Calais et sur le Littoral Nord. Ouvert à l’été 2023. Accueil de jour pour mineurs non accompagnés offrant répit et activités ; cliniques mobiles à destination du public général (adultes, familles, mineurs), incluant des activités de santé mentale. Des activités saisonnières viennent compléter les activités avec, du printemps à l’automne, une activité de maraudes littorales à destination des personnes exilées rescapées de naufrage et e n hiver une activité de mise à l’abri des personnes les plus vulnérables.
- A Marseille. Prise en charge médicale, psychologique, sociale et juridique des jeunes garçons en recours de reconnaissance de minorité (accueil de jour inter-associatif et hébergement), soutien logistique et financier aux squats.
- A Dunkerque. L’ouverture de ce projet vise à répondre aux besoins croissants des femmes, jeunes filles et familles exilées vivant dans des conditions extrêmement précaires sur le Littoral Dunkerquois. En partenariat étroit avec le Refugee Women’s Centre, il se concentre sur la prise en charge médicale en santé des femmes (gynécologie, suivi de grossesse, santé sexuelle et reproductive), un dispositif d’abri d’urgence pour les femmes seules, le renforcement de la détection et de la prise en charge des violences sexuelles, ainsi qu’un volet de documentation et plaidoyer sur les violences et l’absence de services essentiels sur le territoire.
Le volet communication et plaidoyer est central sur cette mission qui évolue dans un pays ayant les moyens d’accueillir dignement mais qui néglige volontairement les populations migrantes.
Mission
Planifier, coordonner et contrôler l’ensemble des activités relatives à la logistique technique, à la chaîne d’approvisionnement, aux ressources humaines et aux finances du projet, conformément aux protocoles, normes et politiques MSF et de manière à optimiser la réponse de la mission aux besoins des populations ciblées et d’assurer le meilleur fonctionnement du projet
Responsabilités principales
En étroite collaboration avec la coordinatrice du projet et du responsable logistique unité migration, la coordinatrice finance et coordinatrice des ressources humaines :
- Etablir, planifier et superviser la logistique technique et les activités approvisionnement, de ressources humaines et de finances dans le projet. Identifier et répondre aux besoins du projet.
- Contrôler la mise en place des activités suivantes, en conformité avec les procédures et lignes directrices MSF.
Logistique :
- Superviser une structure support et l’exécution dans les délais de toutes les opérations préventives ou curatives d’entretien de manière à gérer efficacement l’ensemble des équipements MSF de manière à garantir leur bon état de fonctionnement et d’utilisation. Superviser et former les équipes qui conduisent les véhicules et autres personnels le cas échéant impliqués dans la gestion du parc de véhicules de façon à garantir leurs capacités opérationnelles.
- Superviser, planifier et garantir la qualité des projets de construction et de réhabilitation et l’assistance technique de premier niveau.
- Veiller aux travaux de construction/réhabilitation et à l’installation et l’entretien des équipements d’électricité/énergie.
Approvisionnement :
- Coordonner, en étroite collaboration avec les responsables d’activités du projet et le responsable logistique unité migration, les procédures et méthodes de la chaîne d’approvisionnement, veiller à la mise à jour des informations relatives au stock (dates de péremption, niveau de sécurité, acheminement et délais), de manière à garantir, dans les meilleures conditions, la disponibilité de tous les matériels médicaux ou non et des services s’y apportant.
- Superviser les activités administratives connexes en étroite relation avec la coordinatrice finance et conformément aux procédures MSF pour la mission en matière d’achats et de paiements.
Eau Hygiène Assainissement :
- Mettre en œuvre, en liaison avec le supérieur hiérarchique direct les activités d’assainissement prévues pour le projet, proposer des améliorations si nécessaire, de manière à assurer les meilleures conditions d’hygiène au projet.
Finance/Admin :
En étroite collaboration avec la coordinatrice finance :
- Assurer le respect des réglementations fiscales et sociales, transparence des comptes et cohérence de l’information relative aux procédures de la chaîne d’approvisionnement.
- Assurer le suivi administratif des contrats des collaborateurs, met à jour la base de données existante afin de se conformer aux règlements en matière de travail et aux exigences légales.
Ressources Humaines :
- Planifier et superviser, en étroite collaboration avec le département des ressources humaines, les procédures induites (recrutement, formation/intégration, briefing, évaluation, détection de potentiel, etc.) des collaborateurs et selon les indications du supérieur hiérarchique ainsi que les procédures administratives et logistiques (fin de contrat, hébergement, extension de mission, retour anticipé, etc. ) du personnel du projet de manière à assurer le bon calibrage de l’équipe, à faciliter les arrivées et le respect de la législation.
- En étroite collaboration avec la coordinatrice du projet, définir et mettre à jour la politique de sécurité du projet, met en place ses aspects techniques de manière à assurer la sécurité des personnes.
- Participer aux rapports mensuels conformément aux principes directeurs (SitReps, statistiques logistiques, ressources humaines et financière).
Responsabilités spécifiques au projet :
Suivi du projet :
- Participer à la définition de la stratégie et des besoins du projet, particulièrement en logistique et en ressources humaines, en collaboration avec la coordinatrice du projet, les coordinateurs logistiques, finance et ressources humaines et les référents du siège au cas échéant.
- En lien avec la coordinatrice du projet et selon les besoins, participer aux réflexions opérationnelles sur les éventuelles explos à venir, sur le développement ou la réorientation des activités et sur la stratégie de partenariats logistiques avec les associations locales, notamment sur les non food items (NFI) et l’utilisation de l’enveloppe de soutien aux partenaires.
- Participer aux réunions d’équipe, aux rapports mensuels, identifie les besoins et propose des solutions. En cas d’urgence, assurer une réponse en lien direct avec la coordinatrice du projet et les responsables techniques.
Logistique :
- Assurer le bon usage des locaux MSF et de nos partenaires quand applicable : la gestion des accès, la prise en charge ou la supervision de travaux d’aménagements et le suivi des prestataires intervenants temporairement.
- Gérer efficacement la structure en suivant les dépenses courantes (souscription et suivi des abonnements : électricité, gaz, eau, assurance, entretien).
- Gérer l’ensemble des équipements (ordinateurs, sauvegarde des données, téléphones, imprimantes) : maintenir leur bon état de fonctionnement et d’utilisation, assure l’inventaire et le suivi via les outils dédiés, assurer éventuellement leur réparation avec le support de la DSI et prévoir leur renouvellement de parc si nécessaire, accompagner l’équipe projet dans l’utilisation des équipements mis à leur disposition.
- Assurer le suivi des contrats (location bâtiment, box, véhicules) et de maintenance (sécurité incendie, bureau de contrôle, entretien chaudière, etc.) et rapporter leurs recommandations en cas de besoin de faire des modifications.
- Veiller au bon usage des véhicules : planification des entretiens, remplissage des outils de suivi des véhicules, garantir la présence et le renouvellement des documents officiels, briefer les conducteurs sur l'utilisation des véhicules, organisation du planning des véhicules.
- En étroite collaboration avec la coordinatrice du projet et les responsables techniques (logistique et ressources humaines si des personnes sont impliquées), définir et mettre à jour la politique de sécurité du projet, met en place et garantir l’application des règles de sécurité de manière à assurer la sécurité des personnes au centre et en activités externes (transport, identification, plan de contingence), briefer l’équipe. Faire une veille sur les incidents sécuritaires internes et externes et rapporter à la coordinatrice du projet et les responsables techniques tout incident.
- Suivre le budget des activités logistiques et les dépenses sur ces lignes.
- Proposer des solutions au responsable logistique de l’unité de migration et la coordinatrice du projet, des améliorations, de manière proactive, selon les besoins et les activités menées par les équipes.
Approvisionnement :
- Réaliser les achats de la mission en appliquant la procédure d’achat MSF, les engagements de dépenses et leur suivi, les délégations de signature et ceci en corrélation avec le budget, en étroite relation avec la coordinatrice finance.
- Gérer et suivre le stock du projet (inventaires, conditions de stockage, réapprovisionnement, sorties de stock etc.) pour livrer les commandes demandées par l’équipe projet.
Finance/Admin :
- Assurer aux équipes les moyens de conduire les activités du projet en achetant directement le matériel et les consommables nécessaires ou en mettant à disposition des avances opérationnelles dans le respect des procédures d’achats internes à MSF.
- Assurer la gestion des moyens de paiement, de la caisse et du compte en banque du projet.
- Assurer la tenue de la comptabilité conformément aux procédures MSF : saisir la comptabilité dans UNIFIELD et assurer la clôture mensuelle, ainsi que la tenue des classeurs comptable à envoyer chaque mois à la coordination.
- En étroite relation avec la coordinatrice finance, veiller au respect des réglementations fiscales et sociales, transparence des comptes et cohérence de l’information relative aux procédures de la chaîne d’approvisionnement.
- En collaboration avec l'équipe projet et la coordinatrice du projet, établir le budget annuel et en faire le suivi mensuel dans WEFIN et participer aux révisés budgétaires trimestriels.
- Générer la demande de trésorerie mensuelle.
Ressources Humaines :
Sous la responsabilité de la coordinatrice du projet et avec le support de la coordinatrice des ressources humaines :
Suivi administratif des ressources humaines
- Planifier, superviser et assurer la mise en œuvre des processus des ressources humaines (recrutement, formation, briefing, intégration, évaluation, débriefing, détection des potentiels, évolution et communication) de manière à garantir la taille et l’adéquation des connaissances requises.
- Accompagner les responsables hiérarchiques du projet lors des actions sus mentionnées afin d’améliorer les compétences, les résultats, la contribution du personnel aux objectifs de la mission, et de stimuler sa participation et son engagement envers MSF.
- Être en support de la coordinatrice du projet et/ou les responsables d’équipe et les superviseurs à mettre au point le planning des congés et les horaires/roulement du personnel, de manière à prévoir les besoins et la disponibilité en personnel pour les activités du projet.
- Garantir la bonne compréhension des procédures et outils de suivi des ressources humaines auprès de l’équipe.
- Assurer le suivi contractuel des salariés du projet en collaboration avec la coordinatrice des ressources humaines, la coordinatrice du projet et les responsables/superviseurs d’équipes.
- Collaborer avec la gestionnaire et la coordinatrice des ressources humaines pour les questions liées à la gestion administrative des salariés.
Suivi et développement des ressources humaines
- Assurer la collecte des besoins en formation des salariées et contribuer au développement et la mise en œuvre de la stratégie développement des ressources humaines.
- En étroite collaboration avec la coordinatrice du projet et la coordinatrice des ressources humaines, chercher les meilleures solutions pour éviter et/ou résoudre d’éventuels conflits sociaux et/ou disciplinaire.
Stratégie des ressources humaines :
- En collaboration avec les responsables d’activités (le cas échéant) et la coordinatrice projet, la coordinatrice des ressources humaines, participer au dimensionnement des équipes et à la stratégie des ressources humaines dans le cadre des mises à plat (MAP) (organigramme, positions etc.).
- Assurer la mise en œuvre de la stratégie des bénévoles et la continuité de l’activité bénévole : identifier les besoins en lien avec les responsables d’activités, réceptionner les demandes de bénévolats, s’assurer de la bonne gestion administrative et de la mise à jour des documents obligatoires, participer à l’induction des bénévoles en lien avec les Responsables d’activités (le cas échéant) et le point focal Asso de la Mission France (s’il y en a un).
Abus, protection et safeguarding :
- Assurer de la bonne compréhension des droits et devoirs pour tout nouveau personnel/bénévole dans le projet.
- Communiquer les principes de safeguarding et la politique d’abus au sein du projet.
- Être un point de vigilance pour la prévention des comportements inappropriés.
- Remonter systématiquement tout incident ou suspicion, conformément aux procédures MSF aux personnes concernées.
- Contribuer à la gestion des cas (en fonction de la procédure appliquée), y compris si adéquat, la mise en œuvre d’enquêtes internes, en coordination avec les référents compétents.
