Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.
Au sein du département Achats et Approvisionnement et sous la responsabilité de la Cheffe de projet Stream - Supply chain TRansformation for Efficiency of Activities in Medical operations - en lien étroit avec les départements médicaux et des systèmes informatiques (DSI), le/la Chargé.e de projet MedOrder a pour principales missions de :
• Élaborer et piloter le plan de déploiement de MedOrder sur l’ensemble des terrains MSF : identification des utilisateurs concernés, priorisation des sites, préparation des conditions de mise en œuvre.
• Définir et mettre à jour les outils de formation et d’accompagnement destinés aux utilisateurs de l’outil MedOrder, en veillant à la qualité pédagogique et à l’adéquation avec les besoins opérationnels.
• Assurer l’accompagnement opérationnel quotidien des utilisateurs, en facilitant leur montée en compétences et en garantissant un usage optimal de l’outil.
• Construire le dossier de cadrage fonctionnel (niveau métier) pour l’évolution et la gestion future de l’outil, en collaboration avec les équipes techniques, et conduire les actions de support adaptées à chaque contexte terrain.
Principales responsabilités
Définir un plan de déploiement de l’outil MedOrder sur l’ensemble des terrains MSF et identifier les utilisateurs :
- Construire un calendrier global de déploiement sur 6 mois intégrant formations, préparation technique et étapes de validation.
- Coordonner les parties prenantes internes (département supply, med, IT et les opérations) pour préparer chaque déploiement.
- Évaluer les prérequis techniques et organisationnels des missions avant le déploiement (connectivité, matériel, équipes disponibles, intégration avec les process de forecast en place).
- Piloter le lancement de l’outil sur chaque site et s’assurer de la bonne adoption initiale.
- Mettre en place un reporting régulier sur l’avancement, les risques, les points de blocage et les actions correctives.
Définir et réviser les outils de formation et d’accompagnement des utilisateurs à l’outil MedOrder :
- Mettre à jour les supports pédagogiques développés par MSF Suisse ou, selon les besoins, en concevoir de nouveaux : guides utilisateurs, modules elearning, tutoriels vidéo, checklists, FAQ, procédures métier.
- Développer des parcours de formation adaptés selon les niveaux (initiation, avancé, prise en main terrain).
- Organiser et animer des sessions de formation individuelles ou collectives (à distance ou en présentiel).
- Évaluer l’efficacité des formations (feedback utilisateurs, quiz, indicateurs de performance) et améliorer les contenus en continu.
- Garantir l’harmonisation des pratiques et la cohérence documentaire entre toutes les missions MSF.
Assurer l’accompagnement quotidien des utilisateurs et définir un dossier de cadrage fonctionnel
pour la gestion future de l’outil :
- Gérer le support applicatif de niveau 1 : répondre aux questions, résoudre les problèmes fonctionnels, orienter vers l’équipe technique si nécessaire.
- Identifier les difficultés d’usage récurrentes et proposer des solutions (mise à jour de la formation, adaptation des process, évolutions de l’outil, mise en place d’un Q/A).
- Assurer un suivi proactif de la satisfaction des utilisateurs et de leur niveau d’adoption.
- Formaliser les besoins métiers dans un dossier de cadrage fonctionnel clair, structuré et priorisé.
- Collaborer avec les équipes IT pour clarifier les exigences, participer aux tests et valider les nouvelles fonctionnalités.
- Documenter les évolutions, les bonnes pratiques et les procédures opérationnelles.
- Maintenir une vision long terme de l’usage de MedOrder pour garantir sa cohérence avec les besoins futurs des missions MSF.
Contribuer au développement de la transversalité et participer aux réunions d’équipes :
- Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements.
- Dans le cadre du partage des bonnes pratiques, développer la collaboration avec les référents MedOrder des autres sections MSF.
- Participer aux réunions d’équipes Stream, et si nécessaire, aux réunions des autres départements avec lesquels le projet interagit.
